Fremdwährung buchen: Umrechnung und Kursdifferenzen

Fremdwährungsbelege sind selten und kosten pro Stück viel Zeit, weil drei verschiedene Kurse eine Rolle spielen und jeder für etwas anderes.

Die drei Kurse

Der Umsatzsteuer-Umrechnungskurs. Für die Umsatzsteuer maßgeblich ist der vom Bundesfinanzministerium monatlich veröffentlichte Durchschnittskurs für den Monat, in dem der Umsatz ausgeführt wurde. Auf Antrag kann das Finanzamt die Umrechnung nach dem Tageskurs gestatten, was bei häufigen Fremdwährungsgeschäften sinnvoll sein kann.

Der Kurs bei Zahlung. Der Betrag, der tatsächlich vom Konto abgeht, ergibt sich aus dem Kurs am Zahlungstag zuzüglich etwaiger Entgelte der Bank.

Der Stichtagskurs. Für die Bewertung offener Posten zum Bilanzstichtag gilt nach § 256a HGB der Devisenkassamittelkurs. Bei einer Restlaufzeit von einem Jahr oder weniger sind Anschaffungskostenprinzip und Realisationsprinzip nicht anzuwenden, sodass auch ein unrealisierter Gewinn auszuweisen ist.

Diese drei Kurse sind fast nie gleich, und daraus entstehen die Differenzen.

Die Kursdifferenz bei der Zahlung

Eine Rechnung über 10.000 Fremdwährungseinheiten wird mit dem maßgeblichen Kurs erfasst. Sechs Wochen später wird bezahlt, und der Kurs hat sich bewegt.

Die Differenz zwischen dem erfassten und dem gezahlten Eurobetrag ist ein Kursgewinn oder Kursverlust. Sie wird als solcher gebucht, üblicherweise auf eigenen Konten für Währungsdifferenzen.

Der wichtige Punkt: Diese Differenz berührt die Umsatzsteuer nicht. Die Bemessungsgrundlage steht mit dem maßgeblichen Umrechnungskurs fest und ändert sich nicht dadurch, dass sich der Wechselkurs bewegt hat. Es liegt keine Entgeltminderung nach § 17 UStG vor, sondern ein reines Währungsergebnis.

Das ist der Fehler, der bei manueller Bearbeitung am häufigsten passiert: Die Differenz wird wie ein Skonto behandelt und die Umsatzsteuer mitkorrigiert.

Ein Beispiel mit Zahlen

Der Zusammenhang wird deutlicher, wenn man ihn einmal durchrechnet. Ein Mandant bezieht Waren von einem schwedischen Lieferanten. Die Rechnung lautet über 100.000 SEK, die Lieferung erfolgt im März, gezahlt wird Ende April. Alle Kurse in diesem Beispiel sind angenommen und dienen nur der Veranschaulichung.

Die Krone hat gegenüber dem Euro nachgegeben, es fließen also weniger Euro ab als eingebucht wurden. Die Differenz von 156,64 Euro ist ein Kursgewinn und wird als solcher erfasst.

Entscheidend ist, was sich dadurch nicht ändert: Die Bemessungsgrundlage bleibt bei 8.928,57 Euro, die Erwerbsteuer bei 1.696,43 Euro, die Vorsteuer ebenfalls. Wer stattdessen den gezahlten Betrag als Bemessungsgrundlage ansetzt, meldet 8.771,93 Euro und damit 29,76 Euro zu wenig Steuer und zugleich zu wenig Vorsteuer. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist dann in zwei Positionen falsch, obwohl sich die Zahllast im Ergebnis kaum verändert. Genau das macht den Fehler so langlebig: Er fällt in keiner Summenprüfung auf.

Ein zweiter Punkt betrifft die Bankgebühr. Belastet das Kreditinstitut zusätzlich ein Entgelt für die Auslandsüberweisung, ist das eine eigene Leistung. Es gehört auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs und weder in den Wareneinsatz noch in das Kursergebnis. Wird es dort mitverbucht, stimmt weder die Rohertragsquote noch die Aussage des Kursdifferenzkontos.

Die Bewertung über den Jahreswechsel

Interessanter wird derselbe Fall, wenn die Rechnung zum Bilanzstichtag noch offen ist. Dann greift die Bewertung nach § 256a HGB, und aus einem Vorgang werden drei Zeitpunkte.

Über beide Jahre saldiert bleibt ein Aufwand von 121,20 Euro, und das ist genau die Differenz zwischen dem Einbuchungswert und dem tatsächlich gezahlten Betrag. Die Zwischenbewertung verteilt das Ergebnis lediglich periodengerecht auf zwei Wirtschaftsjahre.

Der typische Fehler liegt im zweiten Jahr. Wird die Stichtagsbewertung nicht fortgeschrieben, sondern die Zahlung erneut gegen den ursprünglichen Einbuchungswert gerechnet, entsteht im Folgejahr ein Aufwand von 121,20 Euro, obwohl bereits 245,74 Euro erfasst waren. Das Kursergebnis ist dann über beide Jahre um 245,74 Euro zu hoch ausgewiesen. Wer mit einer Bewertungsbuchung arbeitet, die zum Jahresbeginn wieder aufgelöst wird, umgeht dieses Risiko, muss die Auflösung aber tatsächlich buchen.

Handels- und Steuerbilanz können bei der Stichtagsbewertung auseinanderfallen, insbesondere bei der Frage, ob ein unrealisierter Kursgewinn auch steuerlich auszuweisen ist. Das ist für den Einzelfall zu prüfen und nicht Gegenstand der laufenden Buchführung, sollte aber bei nennenswerten Fremdwährungsbeständen früh geklärt werden, damit die unterjährige Behandlung nicht im Abschluss vollständig umgestellt werden muss.

Der Stichtag

Offene Fremdwährungsposten sind zum Bilanzstichtag neu zu bewerten. Aus der Bewertung entsteht erneut eine Differenz, diesmal unrealisiert.

Im Folgejahr wird bei Zahlung endgültig abgerechnet, und die Bewertung des Vorjahres wird dabei berücksichtigt. Wer das nicht sauber führt, weist Kursergebnisse doppelt aus oder gar nicht.

Bei kleineren Beständen mit wenigen Fremdwährungsposten ist die Bewertung eine überschaubare Arbeit im Abschluss. Bei laufendem Auslandsgeschäft gehört sie in die unterjährige Buchführung, sonst ist der Zwischenstand ohne Aussagekraft.

Sonderfälle, an denen die Automatik scheitert

Fremdwährung ist im Regelfall beherrschbar. Die folgenden Konstellationen sind es nicht, und sie kommen häufiger vor, als der geringe Anteil solcher Belege vermuten lässt.

Die Rechnung in fremder Währung mit Steuerbetrag in Euro. Rechnet ein inländischer Lieferant in fremder Währung ab, muss der Steuerbetrag in Euro erkennbar sein. Der Beleg enthält dann Beträge in zwei Währungen nebeneinander, und eine Verarbeitung, die alle Zahlen derselben Währung zuordnet, rechnet den bereits in Euro ausgewiesenen Steuerbetrag ein zweites Mal um. Das Ergebnis ist ein Steuerbetrag, der nicht zum Nettobetrag passt, und im schlechteren Fall eine Vorsteuer, die um den Kursfaktor daneben liegt.

Das mehrdeutige Währungszeichen. Das Dollarzeichen steht für mehrere Währungen mit deutlich unterschiedlichen Kursen. Ein Beleg aus Kanada, Australien oder Singapur, der nur dieses Zeichen trägt, ist ohne weitere Merkmale nicht eindeutig. Belastbar ist die Zuordnung erst über die Anschrift des Ausstellers, die Bankverbindung oder eine ausgeschriebene Währungsangabe im Kleingedruckten.

Die Zahlung in Euro trotz Fremdwährungsrechnung. Manche Lieferanten stellen in fremder Währung aus und ziehen den Betrag in Euro ein, umgerechnet zu ihrem eigenen Kurs. Der Beleg trägt dann eine Währung, der Kontoauszug eine andere, und die Differenz ist weder Skonto noch Kursdifferenz im engeren Sinn, sondern die Umrechnungsmarge des Lieferanten. Sie gehört trotzdem ins Kursergebnis, weil sie sonst den Aufwand verfälscht.

Die Teilzahlung. Wird eine Fremdwährungsrechnung in Raten beglichen, gilt für jede Rate ein eigener Zahlungskurs. Die Kursdifferenz entsteht damit anteilig und mehrfach. Ein Verfahren, das nur die letzte Zahlung mit dem Einbuchungswert vergleicht, weist das gesamte Kursergebnis im Monat der Schlusszahlung aus.

Die Gutschrift in fremder Währung. Eine Rückerstattung bezieht sich auf einen früheren Umsatz. Für die Bemessungsgrundlage der Minderung ist der Kurs des ursprünglichen Umsatzes maßgeblich, für den Zahlungseingang der Kurs des Erstattungstags. Wer beide gleichsetzt, verschiebt eine Kursdifferenz in die Umsatzsteuer.

Zahlungen in Kryptowerten. Sie sind keine Fremdwährung im hier beschriebenen Sinn und folgen eigenen Bewertungs- und Dokumentationsregeln. Sie gehören ausgesteuert und einzeln beurteilt, nicht in die Kursautomatik.

Fehlerbilder aus der Praxis

Die meisten Fremdwährungsfehler zeigen sich nicht als Fehlermeldung, sondern als Auffälligkeit an anderer Stelle. Wer die Muster kennt, findet sie in wenigen Minuten.

Das letzte Muster ist das aufschlussreichste. Wechselkurse bewegen sich in beide Richtungen. Ein Konto, auf dem über ein Jahr ausschließlich Verluste stehen, weist nicht auf ungünstige Märkte hin, sondern auf einen systematischen Fehler in der Umrechnung, meist eine vertauschte Kursrichtung oder einen dauerhaft falschen Stichtag der Kursermittlung.

Prüfschritte und Kennzahlen

Fremdwährung lässt sich mit wenigen Kennzahlen überwachen. Der Aufwand liegt bei einigen Minuten je Mandat und Monat.

Der Anteil am Aufkommen. Wie viele Belege und welches Volumen entfallen auf Fremdwährung? Erst dieser Wert entscheidet, ob sich eine eigene Behandlung lohnt. Bei drei Belegen im Jahr ist die manuelle Bearbeitung günstiger als jede Einrichtung.

Das Kursergebnis im Verhältnis zum Volumen. Die Summe aus Kursgewinnen und Kursverlusten, bezogen auf das umgerechnete Fremdwährungsvolumen, liegt bei normaler Kursentwicklung im niedrigen einstelligen Prozentbereich. Deutlich höhere Werte sind ein Anlass zur Prüfung, nicht zur Erklärung.

Die Einseitigkeit des Saldos. Verhältnis von Gewinnen zu Verlusten über zwölf Monate. Ein Verhältnis, das stark von einer ausgewogenen Verteilung abweicht, deutet auf einen Verfahrensfehler.

Der Bestand offener Fremdwährungsposten. Er wird zum Stichtag bewertet und sollte deshalb quartalsweise bekannt sein, nicht erst im Abschluss. Ein Bestand, der erst im Januar auffällt, erzeugt Bewertungsarbeit unter Zeitdruck.

Die Nachweisbarkeit des Kurses. Zu jedem umgerechneten Beleg gehört die Angabe, welcher Kurs verwendet wurde und woher er stammt. Das ist keine Formalie, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Umrechnung nachvollziehbar bleibt, wie es die Ordnungsvorschriften für die Buchführung verlangen. Ein System, das den Kurs anwendet, aber nicht dokumentiert, erzeugt eine Buchung, die sich nicht mehr überprüfen lässt.

Was in einer automatisierten Belegstrecke passieren muss

Fremdwährungsbelege sind für die maschinelle Verarbeitung aus drei Gründen anspruchsvoll:

Die Währung muss erkannt werden. Ein Betrag ohne erkanntes Währungszeichen wird als Euro verarbeitet, und der Fehler ist dann um den Faktor des Kurses groß. Das Währungszeichen steht auf Belegen an unterschiedlichen Stellen, teils nur einmal in der Kopfzeile.

Der richtige Kurs muss gezogen werden. Und zwar der maßgebliche für den Monat der Leistung, nicht der Tageskurs des Verarbeitungstags.

Die Zahlungsdifferenz muss richtig gedeutet werden. Weicht der gezahlte Betrag ab, sind bei Fremdwährung mindestens drei Erklärungen möglich: Kursdifferenz, Skonto oder eine Gebühr der Bank. Ein System, das jede Differenz als Skonto behandelt, verfälscht die Umsatzsteuer.

Praktisch bewährt hat sich, Fremdwährungsbelege als eigene Gruppe zu behandeln und sie nicht ungeprüft durchlaufen zu lassen. Es sind wenige Belege, und der Prüfaufwand ist gering, aber ein Fehler wirkt sich hier stärker aus als bei einem gewöhnlichen Beleg.

Monatskurs oder Tageskurs

Für die Umsatzsteuer ist im Grundsatz der monatlich veröffentlichte Umrechnungskurs anzuwenden. Auf Antrag kann das Finanzamt die Umrechnung nach dem Tageskurs gestatten. Welche der beiden Varianten günstiger ist, hängt weniger vom Kursverlauf ab als von der Organisation des Mandanten.

Für den Monatskurs spricht die Einfachheit. Es gibt je Währung und Monat genau einen Wert, er ist öffentlich, er ist unveränderlich, und die Umrechnung lässt sich jederzeit von jedem nachvollziehen. Für eine Kanzlei, die Belege im Folgemonat verarbeitet, ist das der praktikable Weg, weil der maßgebliche Kurs zum Zeitpunkt der Buchung bereits feststeht.

Für den Tageskurs spricht die Nähe zur Zahlung. Wer in großem Umfang in fremder Währung ein- und verkauft und die Zahlung zeitnah zur Rechnung abwickelt, reduziert damit die Kursdifferenzen und den Abstimmungsaufwand. Der Preis dafür ist, dass je Beleg ein eigener Kurs zu ermitteln, zu dokumentieren und aufzubewahren ist.

Ein Wechsel zwischen beiden Verfahren im laufenden Jahr erzeugt vor allem Erklärungsbedarf. Wer umstellen will, sollte den Zeitpunkt an den Jahreswechsel legen und beide Verfahren nicht parallel führen. Uneinheitlichkeit ist hier teurer als jede der beiden Varianten, weil sich die Umsatzsteuerwerte dann nicht mehr aus einer Regel ableiten lassen und jede Prüfung zur Einzelfallrecherche wird.

Der Sonderfall Kreditkarte

Bei Kartenzahlungen im Ausland rechnet der Kartenherausgeber bereits um. Für die Zahlung maßgeblich ist der Eurobetrag der Abrechnung.

Zu trennen sind dabei zwei Positionen: der umgerechnete Rechnungsbetrag und ein etwaiges Auslandsentgelt. Das Entgelt ist eine eigene Leistung des Kartenherausgebers und gehört nicht in den Aufwand der zugrunde liegenden Leistung, auch wenn es in derselben Zeile erscheint.

Für den Vorsteuerabzug bleibt es dabei, dass je Position der Beleg des leistenden Unternehmers erforderlich ist. Die Kartenabrechnung weist nur die Zahlung nach. Die weiteren Besonderheiten dieses Belegtyps sind unter Kreditkartenabrechnung buchen beschrieben.

Was das für die Auswahl einer Software bedeutet

Fremdwährung ist ein guter Prüfstein, weil sie in Verkaufsgesprächen selten vorkommt und im Bestand trotzdem existiert. Sechs Fragen klären den Stand schneller als jede Funktionsliste.

Woher kommt der Kurs? Wird eine amtliche Quelle verwendet oder ein beliebiger Marktkurs? Für die Umsatzsteuer ist der Monatskurs maßgeblich, sofern nicht auf Antrag der Tageskurs gestattet wurde.

Welcher Monat wird gezogen? Maßgeblich ist der Monat, in dem der Umsatz ausgeführt wurde, nicht der Monat der Verarbeitung. Bei einem Beleg, der im Folgemonat erfasst wird, unterscheiden sich beide, und genau daran zeigt sich, ob die Zuordnung richtig implementiert ist.

Wie wird eine Zahlungsdifferenz gedeutet? Ein System, das jede Unterzahlung als Skonto behandelt, ist bei Fremdwährung nicht nur ungenau, sondern erzeugt falsche Umsatzsteuer. Die Unterscheidung zwischen Kursdifferenz, Skonto und Bankgebühr muss vorhanden sein.

Wird das Auslandsentgelt getrennt? Es ist eine eigene Leistung und gehört nicht in den Aufwand des Grundgeschäfts.

Ist die Stichtagsbewertung auswertbar? Mindestens eine Liste der offenen Fremdwährungsposten je Währung mit Einbuchungskurs sollte auf Knopfdruck vorliegen.

Ist der verwendete Kurs am Beleg dokumentiert? Ohne diesen Nachweis ist die Umrechnung nicht nachvollziehbar, und die Buchung lässt sich in einer Prüfung nicht erklären.

Wer einen Test aufsetzen will, nimmt drei Belege aus dem eigenen Bestand: eine Rechnung in fremder Währung mit Steuerbetrag in Euro, eine Rechnung, die im Folgemonat erfasst wurde, und eine, die in zwei Raten bezahlt wurde. Diese drei Fälle decken den überwiegenden Teil dessen ab, was im Alltag schiefgeht.

Abgrenzung zu verwandten Fragen

Fremdwährung wird regelmäßig mit anderen Themen vermischt, obwohl die Fragen getrennt zu beantworten sind.

Fremdwährung ist nicht gleich Auslandsgeschäft. Ob eine Leistung steuerbar ist, wer die Steuer schuldet und ob eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt, entscheidet sich unabhängig von der Rechnungswährung. Eine Rechnung in Euro aus dem Ausland ist steuerlich anspruchsvoll und währungstechnisch trivial, eine Rechnung in fremder Währung von einem inländischen Lieferanten genau umgekehrt.

Die Kursdifferenz ist keine Entgeltminderung. Sie berührt die Bemessungsgrundlage nicht. Damit unterscheidet sie sich grundlegend vom Skonto, bei dem die Umsatzsteuer sehr wohl zu berichtigen ist. Die Verwechslung dieser beiden Sachverhalte ist der teuerste Fehler in diesem Bereich, weil er die Voranmeldung betrifft und nicht nur das Ergebnis.

Die Zuordnung der Zahlung ist ein eigener Vorgang. Ob eine Zahlung zum richtigen offenen Posten findet, ist eine Frage des Bankabgleichs. Bei Fremdwährung wird sie schwieriger, weil der Betrag auf dem Kontoauszug nie exakt dem eingebuchten Betrag entspricht. Ein Abgleich, der auf Betragsgleichheit besteht, findet bei Fremdwährungsposten grundsätzlich kein Gegenstück und legt sie samt und sonders zur Klärung vor. Eine sinnvolle Toleranz muss hier den Kursbereich abdecken, ohne echte Kürzungen zu verschlucken, und sie sollte deshalb für Fremdwährungsposten anders bemessen sein als für Eurobelege.