Fremdwährung buchen: Umrechnung und Kursdifferenzen

Fremdwährungsbelege sind selten und kosten pro Stück viel Zeit, weil drei verschiedene Kurse eine Rolle spielen und jeder für etwas anderes.

Welche Kurse spielen bei Fremdwährung eine Rolle?

Drei, und sie sind fast nie gleich. Für die Umsatzsteuer gilt der vom Bundesfinanzministerium monatlich veröffentlichte Durchschnittskurs des Monats, in dem der Umsatz ausgeführt wurde, für die Zahlung der Kurs am Zahlungstag und für die Bewertung zum Bilanzstichtag nach § 256a HGB der Devisenkassamittelkurs.

Auf Antrag kann das Finanzamt den Tageskurs gestatten. Bei der Stichtagsbewertung offener Posten mit einer Restlaufzeit von einem Jahr oder weniger sind Anschaffungskostenprinzip und Realisationsprinzip nicht anzuwenden, sodass auch ein unrealisierter Gewinn auszuweisen ist.

Wie wird eine Kursdifferenz bei der Zahlung gebucht?

Als Kursgewinn oder Kursverlust auf eigenen Konten für Währungsdifferenzen. Die Differenz zwischen dem bei Erfassung umgerechneten und dem gezahlten Eurobetrag berührt die Umsatzsteuer nicht: Die Bemessungsgrundlage steht mit dem maßgeblichen Kurs fest, und es handelt sich um ein Währungsergebnis, keine Entgeltminderung nach § 17 UStG.

Der häufigste Fehler bei manueller Bearbeitung ist, die Differenz wie ein Skonto zu behandeln und die Umsatzsteuer mitzukorrigieren. Beispiel: Rechnung über 100.000 SEK, Lieferung im März, Zahlung Ende April, Kurse angenommen.

Es fließen weniger Euro ab als eingebucht wurden, die Differenz von 156,64 Euro ist ein Kursgewinn. Unverändert bleiben Bemessungsgrundlage (8.928,57 Euro), Erwerbsteuer und Vorsteuer (je 1.696,43 Euro). Wer stattdessen den gezahlten Betrag ansetzt, meldet 29,76 Euro zu wenig Steuer und zugleich zu wenig Vorsteuer. Die Voranmeldung ist in zwei Positionen falsch, obwohl sich die Zahllast kaum verändert, und fällt deshalb in keiner Summenprüfung auf.

Ein Entgelt des Kreditinstituts für die Auslandsüberweisung gehört auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs.

Wie werden offene Fremdwährungsposten zum Bilanzstichtag bewertet?

Nach § 256a HGB zum Devisenkassamittelkurs am Abschlussstichtag. Aus einem Vorgang werden dadurch drei Zeitpunkte: Erfassung, Stichtag und Zahlung. Die Zwischenbewertung erzeugt eine unrealisierte Differenz und verteilt das Kursergebnis periodengerecht auf zwei Wirtschaftsjahre.

Über beide Jahre saldiert bleibt ein Aufwand von 121,20 Euro, genau die Differenz zwischen Einbuchungswert und gezahltem Betrag.

Der typische Fehler liegt im zweiten Jahr. Wird die Zahlung erneut gegen den ursprünglichen Einbuchungswert gerechnet, statt die Stichtagsbewertung fortzuschreiben, entsteht im Folgejahr ein Aufwand von 121,20 Euro, obwohl bereits 245,74 Euro erfasst waren. Das Kursergebnis ist über beide Jahre um 245,74 Euro zu hoch. Eine zum Jahresbeginn aufgelöste Bewertungsbuchung umgeht das Risiko.

Handels- und Steuerbilanz können auseinanderfallen, insbesondere bei der Frage, ob ein unrealisierter Kursgewinn auch steuerlich auszuweisen ist. Bei laufendem Auslandsgeschäft gehört die Bewertung in die unterjährige Buchführung, sonst ist der Zwischenstand ohne Aussagekraft.

Welche Sonderfälle scheitern an der Automatik?

Sechs Konstellationen, die häufiger vorkommen, als der geringe Anteil solcher Belege vermuten lässt: zwei Währungen auf einem Beleg, ein mehrdeutiges Währungszeichen, Zahlung in Euro trotz Fremdwährungsrechnung, Teilzahlungen, Gutschriften, Kryptowerte. Der Regelfall ist beherrschbar.

Die Rechnung in fremder Währung mit Steuerbetrag in Euro. Rechnet ein inländischer Lieferant in fremder Währung ab, muss der Steuerbetrag in Euro erkennbar sein. Eine Verarbeitung, die alle Zahlen derselben Währung zuordnet, rechnet ihn ein zweites Mal um.

Das mehrdeutige Währungszeichen. Das Dollarzeichen steht für mehrere Währungen mit sehr unterschiedlichen Kursen. Ein Beleg aus Kanada, Australien oder Singapur wird erst über Anschrift, Bankverbindung oder ausgeschriebene Währungsangabe eindeutig.

Die Zahlung in Euro trotz Fremdwährungsrechnung. Manche Lieferanten stellen in fremder Währung aus und ziehen den Betrag zum eigenen Kurs in Euro ein. Die Differenz ist ihre Umrechnungsmarge und gehört ins Kursergebnis.

Die Teilzahlung. Für jede Rate gilt ein eigener Zahlungskurs, die Kursdifferenz entsteht anteilig und mehrfach. Wer nur die Schlusszahlung mit dem Einbuchungswert vergleicht, weist das gesamte Kursergebnis in deren Monat aus.

Die Gutschrift in fremder Währung. Für die Minderung der Bemessungsgrundlage gilt der Kurs des ursprünglichen Umsatzes, für den Zahlungseingang der des Erstattungstags. Wer beide gleichsetzt, verschiebt eine Kursdifferenz in die Umsatzsteuer.

Zahlungen in Kryptowerten. Keine Fremdwährung im hier beschriebenen Sinn. Sie folgen eigenen Regeln und gehören ausgesteuert, nicht in die Kursautomatik.

Woran erkennt man Fremdwährungsfehler?

Die meisten zeigen sich als Auffälligkeit an anderer Stelle, nicht als Fehlermeldung: eine Zahlung, die weit vom gebuchten Betrag abweicht, ein Steuerbetrag, der nicht zum Nettobetrag passt, ein ungewöhnlich hohes Kursergebnis. Sechs Muster decken den größten Teil ab.

Das letzte Muster ist das aufschlussreichste. Wechselkurse bewegen sich in beide Richtungen. Ein Konto mit ausschließlich Verlusten über ein Jahr weist nicht auf ungünstige Märkte hin, sondern auf einen systematischen Fehler, meist eine vertauschte Kursrichtung oder einen falschen Stichtag der Kursermittlung.

Zur laufenden Überwachung genügt das Kursergebnis im Verhältnis zum umgerechneten Volumen, das bei normaler Kursentwicklung im niedrigen einstelligen Prozentbereich liegt.

Ist der Monatskurs oder der Tageskurs sinnvoller?

Für die Umsatzsteuer ist im Grundsatz der monatlich veröffentlichte Umrechnungskurs anzuwenden, auf Antrag kann das Finanzamt den Tageskurs gestatten. Welche Variante günstiger ist, hängt weniger vom Kursverlauf ab als von der Organisation des Mandanten und davon, wann Belege verarbeitet werden.

Für den Monatskurs spricht die Einfachheit: je Währung und Monat genau ein öffentlicher, unveränderlicher Wert, der bei Verarbeitung im Folgemonat zum Buchungszeitpunkt bereits feststeht.

Für den Tageskurs spricht die Nähe zur Zahlung. Wer in großem Umfang in fremder Währung handelt und zeitnah zahlt, reduziert Kursdifferenzen und Abstimmungsaufwand, muss aber je Beleg einen eigenen Kurs ermitteln und aufbewahren. Ein Wechsel gehört an den Jahreswechsel, und beide Verfahren dürfen nicht parallel laufen, weil sich die Umsatzsteuerwerte sonst nicht mehr aus einer Regel ableiten lassen.

Wie wird eine Kartenzahlung in Fremdwährung behandelt?

Maßgeblich für die Zahlung ist der Eurobetrag, den der Kartenherausgeber abrechnet, denn er hat bereits umgerechnet. Zu trennen sind dabei zwei Positionen: der umgerechnete Rechnungsbetrag und ein etwaiges Auslandsentgelt, das eine eigene Leistung des Kartenherausgebers darstellt.

Das Entgelt gehört nicht in den Aufwand der zugrunde liegenden Leistung, auch wenn es in derselben Zeile erscheint. Für den Vorsteuerabzug ist je Position der Beleg des leistenden Unternehmers erforderlich, die Kartenabrechnung weist nur die Zahlung nach. Weiteres unter Kreditkartenabrechnung buchen.

Was muss eine Software bei Fremdwährung leisten?

Sie muss die Währung erkennen, den maßgeblichen Kurs für den Monat der Leistung ziehen und eine Zahlungsdifferenz richtig deuten. Fremdwährung ist ein guter Prüfstein, weil sie in Verkaufsgesprächen selten vorkommt und im Bestand trotzdem existiert. Vier Fragen klären den Stand.

Woher kommt der Kurs, und welcher Monat wird gezogen? Maßgeblich sind eine amtliche Quelle und der Monat der Leistung, nicht der der Verarbeitung.

Wie wird eine Zahlungsdifferenz gedeutet? Möglich sind Kursdifferenz, Skonto oder Bankgebühr. Wer jede Unterzahlung als Skonto behandelt, erzeugt falsche Umsatzsteuer.

Ist die Stichtagsbewertung auswertbar? Eine Liste der offenen Posten je Währung mit Einbuchungskurs sollte auf Knopfdruck vorliegen.

Ist der verwendete Kurs am Beleg dokumentiert? Ohne die Angabe, welcher Kurs verwendet wurde und woher er stammt, lässt sich die Buchung in einer Prüfung nicht erklären.

Für einen Test genügen drei eigene Belege: einer mit Steuerbetrag in Euro, ein im Folgemonat erfasster und ein in zwei Raten bezahlter.

Womit wird Fremdwährung häufig verwechselt?

Mit dem Auslandsgeschäft, mit der Entgeltminderung und mit der Zahlungszuordnung. Ob eine Leistung steuerbar ist, wer die Steuer schuldet und ob eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt, entscheidet sich unabhängig von der Rechnungswährung. Eine Euro-Rechnung aus dem Ausland ist steuerlich anspruchsvoll und währungstechnisch trivial, bei einem inländischen Lieferanten in fremder Währung ist es umgekehrt.

Die Kursdifferenz ist keine Entgeltminderung und berührt die Bemessungsgrundlage nicht. Darin unterscheidet sie sich vom Skonto, bei dem die Umsatzsteuer sehr wohl zu berichtigen ist. Diese Verwechslung ist der teuerste Fehler im Bereich, weil sie die Voranmeldung betrifft und nicht nur das Ergebnis.

Ob eine Zahlung zum richtigen offenen Posten findet, ist eine Frage des Bankabgleichs. Bei Fremdwährung entspricht der Kontoauszugsbetrag nie exakt dem eingebuchten, ein Abgleich auf Betragsgleichheit legt deshalb alle Fremdwährungsposten zur Klärung vor. Die Toleranz muss den Kursbereich abdecken, ohne echte Kürzungen zu verschlucken.