Bewirtungsbeleg buchen: 70 Prozent und volle Vorsteuer

Der Bewirtungsbeleg ist der Beleg, an dem sich zeigt, ob eine Belegstrecke wirklich funktioniert. Er verlangt zwei getrennte Behandlungen im selben Vorgang, er braucht Angaben, die nicht auf dem Papier stehen, und er wird fast immer unvollständig eingereicht.

Die Aufteilung

Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die verbleibenden 30 Prozent sind nicht abziehbar und erhöhen den Gewinn.

Der Vorsteuerabzug folgt einer anderen Logik. Er richtet sich nach § 15 UStG und wird von der ertragsteuerlichen Beschränkung nicht berührt. Die Vorsteuer ist daher zu 100 Prozent abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Bezug für das Unternehmen erfolgte.

Ein Beispiel mit 119 Euro brutto, davon 19 Euro Umsatzsteuer:

In den DATEV-Standardkontenrahmen sind dafür getrennte Konten vorgesehen, jeweils eines für den abziehbaren und eines für den nicht abziehbaren Anteil, beide mit vollem Vorsteuerabzug. Die Aufteilung ist damit keine Rechenarbeit im Abschluss, sondern eine Frage der richtigen Kontierung im Moment der Buchung.

Die Angaben, die nicht auf der Rechnung stehen

Zusätzlich zur Rechnung verlangt das Gesetz einen schriftlichen Nachweis über:

• Ort der Bewirtung
• Tag der Bewirtung
• Teilnehmer, namentlich, einschließlich des Bewirtenden selbst
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen

Ort und Tag ergeben sich meist aus der Rechnung. Teilnehmer und Anlass nicht, und genau daran scheitert der Abzug in der Praxis.

Beim Anlass genügt keine Floskel. „Geschäftsessen", „Kundengespräch" oder „Besprechung" sind zu unbestimmt. Erforderlich ist ein konkreter Bezug, etwa „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag 2027 mit der Muster GmbH". Bei den Teilnehmern sind alle namentlich zu benennen, eine Zahl genügt nicht.

Bewirtung in der Gaststätte

Findet die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb statt, muss die Rechnung dieses Betriebs beiliegen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Handschriftliche Quittungen oder rein manuell ausgestellte Belege genügen nicht mehr.

Ab einem Bruttobetrag von 250 Euro muss die Rechnung zudem auf den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen ausgestellt sein und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG tragen.

Der Bewirtungsnachweis mit Teilnehmern und Anlass wird üblicherweise auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem beigefügten Formblatt geführt. Der Bewirtende unterschreibt ihn.

Der digitale Fall

Wird der Beleg digital erfasst, gelten dieselben Anforderungen, aber die Umsetzung verschiebt sich. Zwei Punkte werden regelmäßig übersehen:

Der Bewirtungsnachweis muss mit dem Beleg verbunden bleiben. Ein Foto der Rechnung ohne die Angaben zu Teilnehmern und Anlass ist unvollständig, und die Angaben nachträglich in ein separates Dokument zu schreiben, das nicht mit dem Beleg verknüpft ist, erfüllt den Nachweis nicht sauber. In einer digitalen Belegstrecke gehören diese Felder deshalb an den Beleg selbst, nicht in eine Nebenakte.

Die Zeitnähe zählt. Der Nachweis ist zeitnah zu erstellen. Wer im Februar für ein Essen im vergangenen August die Teilnehmer rekonstruiert, hat ein Nachweisproblem, unabhängig davon, ob die Namen stimmen.

Handschriftliches Trinkgeld

Trinkgeld ist der Grund, warum Bewirtungsbelege bei automatischer Erfassung besonders fehleranfällig sind. Es steht meist handschriftlich auf dem Beleg, oft neben oder unter der gedruckten Endsumme, und es teilt steuerlich das Schicksal der Bewirtung, ist also ebenfalls nur zu 70 Prozent abziehbar.

Für die maschinelle Erkennung ist das die schwierigste Konstellation überhaupt: eine handschriftliche Zahl in unmittelbarer Nähe zu einer gedruckten Zahl, die den Gesamtbetrag verändert. Wird das Trinkgeld übersehen, stimmt der gebuchte Betrag nicht mit dem Zahlungsbetrag überein, und die Differenz fällt erst beim Bankabgleich auf.

Wer Belege maschinell auslesen lässt, sollte den Bewirtungsbeleg deshalb als eigenen Fall behandeln und stichprobenartig prüfen, ob der handschriftliche Zusatz erkannt wird. Er ist der zuverlässigste Test für die Qualität einer Texterkennung.

Drei Fälle durchgerechnet

Die Aufteilung wirkt einfach, solange nur ein Nettobetrag im Spiel ist. Sobald Trinkgeld, ein gemischter Teilnehmerkreis oder die Grenze von 250 Euro hinzukommen, lohnt es sich, den Vorgang einmal vollständig zu rechnen.

Fall 1: Restaurantrechnung unterhalb von 250 Euro brutto, mit Trinkgeld.

Die Rechnung lautet über 178,50 Euro brutto, darin 28,50 Euro Umsatzsteuer. Der Bewirtende gibt 10,00 Euro Trinkgeld und zahlt insgesamt 188,50 Euro.

Zwei Punkte fallen dabei regelmäßig unter den Tisch. Das Trinkgeld gehört in die Bemessungsgrundlage der Aufteilung, weil es das Schicksal der Bewirtungsaufwendungen teilt und damit ebenfalls nur zu 70 Prozent abziehbar ist. Aus dem freiwillig gezahlten Trinkgeld ergibt sich dagegen kein zusätzlicher Vorsteuerabzug, weil es in der Rechnung des Bewirtungsbetriebs nicht abgerechnet und nicht mit Steuerausweis in Rechnung gestellt wird. Wer das Trinkgeld in den Bruttobetrag der Rechnung hineinrechnet und daraus Vorsteuer zieht, erzeugt einen Fehler, der in der Summe klein bleibt und trotzdem falsch ist.

Fall 2: Rechnung über 250 Euro brutto.

Die Rechnung lautet über 476,00 Euro brutto, darin 76,00 Euro Umsatzsteuer, das Trinkgeld beträgt 24,00 Euro.

Rechnerisch unterscheidet sich der Fall nicht vom ersten. Der Unterschied liegt allein im Beleg: Ab 250 Euro brutto muss die Rechnung auf den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen ausgestellt sein und sämtliche Pflichtangaben tragen. Fehlt der Name des Bewirtenden, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, und zwar in voller Höhe, während der ertragsteuerliche Abzug bei ausreichendem Nachweis der Aufwendungen bestehen bleiben kann. Die beiden Rechtsfolgen laufen also auseinander, was den Fall in der Prüfung unangenehm macht.

Fall 3: Bewirtung eigener Arbeitnehmer ohne geschäftlichen Anlass.

Eine Betriebsveranstaltung oder ein Arbeitsessen ohne Beteiligung von Geschäftspartnern fällt nicht unter die Abzugsbeschränkung.

Sobald an derselben Bewirtung ein Geschäftspartner teilnimmt, kippt der gesamte Vorgang. Dann unterliegt der komplette Aufwand der Beschränkung auf 70 Prozent, auch der Anteil, der rechnerisch auf die eigenen Mitarbeiter entfällt. Eine Aufteilung nach Köpfen ist nicht vorgesehen. Das ist der Grund, warum die Frage nach dem Teilnehmerkreis nicht nur eine Nachweisfrage ist, sondern über die Höhe des Abzugs entscheidet.

Wo die Abgrenzung tatsächlich verläuft

Vor der Rechnung steht die Einordnung, und sie wird häufig übersprungen, weil der Beleg immer gleich aussieht. Ein Kassenbon aus einem Restaurant kann drei völlig verschiedene Sachverhalte belegen.

Bewirtung aus geschäftlichem Anlass. Bewirtet werden Personen, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen. Nur dieser Fall unterliegt der Beschränkung auf 70 Prozent.

Bewirtung eigener Arbeitnehmer ohne geschäftlichen Anlass. Voll abziehbar. Lohnsteuerliche Folgen können sich daneben ergeben und sind getrennt zu prüfen, sie berühren die Abziehbarkeit als Betriebsausgabe aber nicht.

Verpflegung der eigenen Person auf einer Auswärtstätigkeit. Das ist keine Bewirtung, sondern Verpflegungsmehraufwand, und der wird ausschließlich über Pauschalen abgegolten. Der Restaurantbeleg der eigenen Mahlzeit ist daneben nicht ansetzbar. Die Abgrenzung und die Folgen für gestellte Mahlzeiten stehen in Reisekosten.

Daneben gibt es Aufwendungen, die zwar Speisen und Getränke betreffen, aber nach ihrem Umfang keine Bewirtung darstellen, etwa Kaffee, Tee und Gebäck, die bei einer Besprechung gereicht werden. Sie sind als Aufmerksamkeiten voll abziehbar. Die Grenze verläuft dabei nicht am Betrag allein, sondern an der Frage, ob die Verköstigung im Vordergrund steht oder eine reine Nebenleistung zur eigentlichen Besprechung ist.

Für die Buchhaltung folgt daraus eine Reihenfolge, die vor jeder Kontierung steht: erst der Anlass, dann der Teilnehmerkreis, dann der Betrag. Wer mit dem Betrag beginnt, kontiert die Hälfte der Fälle falsch, obwohl er richtig rechnet.

Was in der Betriebsprüfung tatsächlich beanstandet wird

Bewirtungsaufwendungen gehören zu den Positionen, die in jeder Prüfung angesehen werden, weil sie mit geringem Aufwand zu einer Feststellung führen. Die Beanstandungen sind über die Jahre erstaunlich gleich geblieben.

Der Anlass ist nicht konkret. „Geschäftsessen", „Kundenpflege" oder „Besprechung" beschreiben keinen Anlass, sondern wiederholen den Vorgang. Erforderlich ist ein Bezug, aus dem sich die geschäftliche Veranlassung des konkreten Essens ergibt, etwa eine benannte Verhandlung, ein benanntes Projekt oder ein benannter Auftrag.

Die Teilnehmer sind unvollständig. Eine Angabe wie „drei Vertreter der Muster GmbH" genügt nicht. Alle Teilnehmer sind namentlich zu benennen, einschließlich des Bewirtenden. Das Auslassen der eigenen Person ist der häufigste Formfehler überhaupt, weil sie beim Ausfüllen als selbstverständlich gilt.

Der Nachweis ist erkennbar nachträglich entstanden. Wenn sämtliche Bewirtungsnachweise eines Jahres dieselbe Handschrift, denselben Stift und denselben Formulierungsrhythmus aufweisen, ist die Aussage über die Zeitnähe schwer zu halten. Der Nachweis ist zeitnah zu führen, und das ist keine Formalie, sondern eine Voraussetzung.

Die Rechnung stammt nicht aus einer elektronischen Aufzeichnung. Handschriftliche Quittungen oder frei ausgefüllte Blöcke aus einem Bewirtungsbetrieb erfüllen die Anforderungen nicht.

Der Betrag der Rechnung und der Zahlbetrag weichen ohne Erklärung voneinander ab. Ist das Trinkgeld weder auf der Rechnung vermerkt noch auf dem Kartenbeleg ausgewiesen, ist es nicht nachgewiesen, und die Differenz steht ohne Beleg im Raum.

Die Aufteilung fehlt vollständig. Der Beleg wurde zu 100 Prozent auf ein Aufwandskonto gebucht. Das ist die Feststellung mit dem größten Betrag, weil sie sich über alle Bewirtungsbelege eines Prüfungszeitraums summiert.

Ein Punkt wird dabei nie beanstandet und kostet trotzdem Geld: eine gekürzte Vorsteuer. Wer aus Vorsicht nur 70 Prozent der Vorsteuer zieht, verschenkt bei einem Bewirtungsaufwand von 20.000 Euro netto im Jahr rund 1.140 Euro, jedes Jahr, ohne dass irgendjemand darauf hinweist.

Ein Prüfschema für den einzelnen Beleg

Sechs Fragen, die sich in derselben Reihenfolge an jedem Bewirtungsbeleg abarbeiten lassen und die zusammen alle typischen Fehler abfangen:

1. Liegt eine Bewirtung vor oder eine Aufmerksamkeit? Steht die Verköstigung im Vordergrund oder ist sie Nebenleistung?
2. Ist der Anlass geschäftlich? Nehmen Personen außerhalb des eigenen Betriebs teil? Falls nein, ist der Aufwand voll abziehbar und die weiteren Fragen entfallen bis auf die Belegprüfung.
3. Sind alle fünf Angaben vorhanden? Ort, Tag, Teilnehmer namentlich, konkreter Anlass, Höhe der Aufwendungen.
4. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto? Falls ja: Ist die Rechnung auf den Bewirtenden ausgestellt und trägt sie alle Pflichtangaben?
5. Stimmt der Zahlbetrag mit der Rechnung überein? Falls nein: Ist die Differenz als Trinkgeld nachgewiesen?
6. Ist der Beleg in 70 und 30 Prozent aufgeteilt und die Vorsteuer ungekürzt gebucht?

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Die Fragen eins und zwei entscheiden über die Behandlung dem Grunde nach, die Fragen drei bis fünf über den Nachweis, und erst Frage sechs betrifft die Kontierung. Wer bei Frage sechs beginnt, prüft die Rechenarbeit an einem Sachverhalt, der möglicherweise falsch eingeordnet ist.

Was das für die automatisierte Belegverarbeitung heißt

Der Bewirtungsbeleg ist der Fall, an dem sich die Leistungsfähigkeit einer maschinellen Verarbeitung ablesen lässt, weil er alles vereint, was schwierig ist: eine Aufteilung, eine Angabe außerhalb des Belegs, eine handschriftliche Ergänzung und eine Rechtsfolge, die von einer Grenze abhängt.

Maschinell zuverlässig zu gewinnen sind der Rechnungsbetrag, der Steuerbetrag, das Datum, der Ort und der Name des Bewirtungsbetriebs. Aus diesen Angaben lässt sich ableiten, dass es sich um einen Bewirtungsbeleg handeln könnte, und ob die Grenze von 250 Euro überschritten ist. Auch die Aufteilung selbst ist reine Rechenarbeit und damit vollständig automatisierbar, sobald der Nettobetrag feststeht. Technisch ist sie nichts anderes als eine Splitbuchung mit festem Schlüssel.

Nicht aus dem Beleg zu gewinnen sind Anlass und Teilnehmer, und daran ändert kein Verfahren etwas. Ein System kann diese Angaben nur einfordern, und der einzige Zeitpunkt, zu dem das ohne Reibung gelingt, ist der Moment der Belegerfassung. Wer den Beleg beim Verlassen des Restaurants fotografiert und dabei zwei Felder ausfüllt, hat den Nachweis zeitnah geführt. Wer die Felder im Folgemonat nachträgt, hat ein Nachweisproblem, das keine Software beseitigt.

Daraus ergeben sich drei Anforderungen an eine Belegstrecke, die diesen Fall tragen soll:

• Die Bewirtungsfelder gehören an den Beleg, nicht in ein separates Dokument und nicht in eine Tabelle, die daneben geführt wird. Der Zusammenhang zwischen Nachweis und Rechnung muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
• Die Abfrage muss beim Erfassen erfolgen, nicht bei der Buchung. Sonst wird sie von der Person beantwortet, die nicht dabei war.
• Der Beleg muss ausgesteuert werden, wenn Angaben fehlen. Ein Bewirtungsbeleg ohne Teilnehmer und Anlass darf nicht als fertig kontiert gelten, weil der fehlende Nachweis erst Jahre später auffällt.

Der Zahlungsabgleich ist dabei die wirksamste maschinelle Kontrolle für das Trinkgeld. Weicht der gezahlte Betrag vom Rechnungsbetrag nach oben ab und liegt ein Bewirtungsbeleg vor, ist die Differenz mit hoher Wahrscheinlichkeit Trinkgeld. Dieser Abgleich findet den Fall zuverlässiger als jede Texterkennung, weil er nicht auf die handschriftliche Zahl angewiesen ist, sondern auf zwei Beträge, die beide maschinell vorliegen.

Wiederkehrende Zweifelsfragen

Der Bewirtende ist selbst nicht anwesend. Findet die Bewirtung ohne den Steuerpflichtigen oder einen seiner Mitarbeiter statt, fehlt der Bezug, aus dem sich die geschäftliche Veranlassung ergibt. Der Nachweis wird dann schwierig, weil die Angaben zum Teilnehmerkreis von jemandem stammen, der nicht dabei war.

Die Bewirtung findet in den eigenen Räumen statt. Auch dann gilt die Beschränkung auf 70 Prozent, sofern der Anlass geschäftlich ist. Es fehlt lediglich die Rechnung des Bewirtungsbetriebs, an ihre Stelle treten die Belege über die eingekauften Speisen und Getränke. Die Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe sind unverändert erforderlich.

Mehrere Bewirtungen an einem Tag. Jede Bewirtung ist ein eigener Vorgang mit eigenem Nachweis. Eine Zusammenfassung mehrerer Essen zu einer Position macht den Nachweis unbrauchbar, weil sich Teilnehmer und Anlass nicht mehr zuordnen lassen.

Die Rechnung lautet auf eine andere Person. Zahlt ein Mitarbeiter privat und rechnet später ab, ist die Rechnung ab 250 Euro brutto trotzdem auf den bewirtenden Unternehmer auszustellen. Wird das erst im Nachhinein bemerkt, ist eine Berichtigung durch den Bewirtungsbetrieb erforderlich, und die gelingt Wochen später selten.

Die Bewirtung erfolgt im Ausland. Die ertragsteuerliche Beschränkung gilt unabhängig vom Ort. Für den Vorsteuerabzug gelten dagegen die Regeln des Staates, in dem die Leistung erbracht wurde, weshalb eine ausländische Restaurantrechnung im Regelfall keine deutsche Vorsteuer trägt.

In allen fünf Fällen entscheidet nicht die Buchung, sondern die Frage, welche Unterlage im Zeitpunkt der Bewirtung entstanden ist. Nachträglich lässt sich Rechenarbeit korrigieren, ein fehlender Nachweis nicht.

Was üblicherweise schiefgeht

• Der Anlass ist zu allgemein formuliert und wird in der Prüfung verworfen
• Die Teilnehmer sind nicht namentlich genannt
• Der Bewirtende hat sich selbst nicht als Teilnehmer aufgeführt
• Das Trinkgeld ist nicht nachgewiesen
• Der Beleg wurde vollständig auf ein Konto gebucht, statt in 70 und 30 Prozent geteilt
• Die Vorsteuer wurde ebenfalls gekürzt, obwohl sie voll abziehbar ist

Der letzte Punkt ist der teuerste, weil er nie auffällt. Eine zu niedrig gezogene Vorsteuer beanstandet niemand.