Bewirtungsbeleg buchen: 70 Prozent und volle Vorsteuer

Der Bewirtungsbeleg ist der Beleg, an dem sich zeigt, ob eine Belegstrecke wirklich funktioniert. Er verlangt zwei getrennte Behandlungen im selben Vorgang, er braucht Angaben, die nicht auf dem Papier stehen, und er wird fast immer unvollständig eingereicht.

Wie viel vom Bewirtungsaufwand ist abziehbar?

Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar, die restlichen 30 Prozent erhöhen den Gewinn. Die Vorsteuer bleibt davon unberührt: Sie ist nach § 15 UStG zu 100 Prozent abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Der Vorsteuerabzug folgt also einer anderen Logik als der Betriebsausgabenabzug, und die ertragsteuerliche Beschränkung berührt ihn nicht. Ein Beispiel mit 119 Euro brutto, davon 19 Euro Umsatzsteuer:

In den DATEV-Standardkontenrahmen sind dafür getrennte Konten vorgesehen, eines für den abziehbaren und eines für den nicht abziehbaren Anteil, beide mit vollem Vorsteuerabzug. Die Aufteilung ist damit keine Rechenarbeit im Abschluss, sondern eine Frage der Kontierung im Moment der Buchung.

Welche Angaben muss der Bewirtungsnachweis enthalten?

Zusätzlich zur Rechnung verlangt das Gesetz einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Ort, Tag und Höhe ergeben sich meist aus der Rechnung, Teilnehmer und Anlass nicht. Genau an diesen beiden Angaben scheitert der Abzug in der Praxis.

Beim Anlass genügt keine Floskel. „Geschäftsessen", „Kundengespräch" oder „Besprechung" sind zu unbestimmt. Erforderlich ist ein konkreter Bezug, etwa „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag 2027 mit der Muster GmbH". Bei den Teilnehmern sind alle namentlich zu benennen, einschließlich des Bewirtenden selbst, eine Zahl genügt nicht.

Der Nachweis ist zeitnah zu erstellen. Wer im Februar für ein Essen im vergangenen August die Teilnehmer rekonstruiert, hat ein Nachweisproblem, unabhängig davon, ob die Namen stimmen.

Was gilt für die Rechnung aus der Gaststätte?

Findet die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb statt, muss dessen Rechnung beiliegen, maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet. Handschriftliche Quittungen genügen nicht. Ab 250 Euro brutto muss die Rechnung zusätzlich auf den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen lauten und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG tragen.

Der Bewirtungsnachweis wird üblicherweise auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem Formblatt geführt und vom Bewirtenden unterschrieben. Ein Fall über der Grenze, mit Trinkgeld:

Rechnerisch unterscheidet sich der Fall nicht von einer kleineren Rechnung, der Unterschied liegt allein im Beleg. Fehlt der Name des Bewirtenden, ist der Vorsteuerabzug in voller Höhe gefährdet, während der ertragsteuerliche Abzug bei ausreichendem Nachweis bestehen bleiben kann.

Wie wird Trinkgeld behandelt?

Trinkgeld teilt das Schicksal der Bewirtungsaufwendungen und ist ebenfalls nur zu 70 Prozent abziehbar. Einen zusätzlichen Vorsteuerabzug ergibt es nicht, weil der Bewirtungsbetrieb es nicht abrechnet und keine Steuer dafür ausweist. Nachzuweisen ist es durch Vermerk auf der Rechnung oder durch den Ausweis auf dem Kartenbeleg.

Ein Fall unterhalb von 250 Euro:

Für die maschinelle Erfassung ist Trinkgeld die schwierigste Konstellation überhaupt: eine handschriftliche Zahl neben einer gedruckten, die den Gesamtbetrag verändert. Wird sie übersehen, fällt die Differenz erst beim Bankabgleich auf.

Wann liegt überhaupt eine geschäftliche Bewirtung vor?

Geschäftlich ist eine Bewirtung, wenn Personen bewirtet werden, zu denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen. Nur dieser Fall unterliegt der Beschränkung auf 70 Prozent. Die Bewirtung eigener Arbeitnehmer ohne geschäftlichen Anlass ist voll abziehbar, die eigene Verpflegung auf Auswärtstätigkeit ist gar keine Bewirtung.

Sobald an derselben Bewirtung ein Geschäftspartner teilnimmt, kippt der gesamte Vorgang. Dann unterliegt der komplette Aufwand der Beschränkung, auch der Anteil, der rechnerisch auf die eigenen Mitarbeiter entfällt. Eine Aufteilung nach Köpfen ist nicht vorgesehen. Lohnsteuerliche Folgen sind daneben getrennt zu prüfen.

Die eigene Verpflegung auf Reisen wird ausschließlich über Pauschalen abgegolten, der Restaurantbeleg der eigenen Mahlzeit ist daneben nicht ansetzbar, siehe Reisekosten. Kaffee, Tee und Gebäck bei einer Besprechung sind Aufmerksamkeiten und voll abziehbar, die Grenze verläuft an der Frage, ob die Verköstigung im Vordergrund steht, nicht am Betrag.

Vor jeder Kontierung steht deshalb eine Reihenfolge: erst der Anlass, dann der Teilnehmerkreis, dann der Betrag. Wer mit dem Betrag beginnt, kontiert die Hälfte der Fälle falsch, obwohl er richtig rechnet.

Was wird in der Betriebsprüfung beanstandet?

Beanstandet werden fast immer dieselben sechs Punkte: ein unbestimmter Anlass, eine unvollständige Teilnehmerliste, ein erkennbar nachträglich entstandener Nachweis, eine nicht elektronisch aufgezeichnete Rechnung, ein Zahlbetrag, der ohne Erklärung von der Rechnung abweicht, und eine fehlende Aufteilung in 70 und 30 Prozent.

Zwei davon sind teurer als der Rest. Das Auslassen der eigenen Person in der Teilnehmerliste ist der häufigste Formfehler überhaupt. Die fehlende Aufteilung führt zur Feststellung mit dem größten Betrag, weil sie sich über jeden Bewirtungsbeleg des Prüfungszeitraums summiert.

Ein Punkt wird nie beanstandet und kostet trotzdem Geld: eine gekürzte Vorsteuer. Wer aus Vorsicht nur 70 Prozent der Vorsteuer zieht, verschenkt bei 20.000 Euro Bewirtungsaufwand netto im Jahr rund 1.140 Euro, jedes Jahr, ohne dass jemand darauf hinweist.

Wie prüft man einen einzelnen Bewirtungsbeleg?

Sechs Fragen in fester Reihenfolge fangen alle typischen Fehler ab. Die ersten beiden entscheiden über die Behandlung dem Grunde nach, die Fragen drei bis fünf über den Nachweis, und erst die sechste betrifft die Kontierung. Wer bei Frage sechs beginnt, rechnet sauber an einem möglicherweise falsch eingeordneten Sachverhalt.

1. Liegt eine Bewirtung vor oder nur eine Aufmerksamkeit?
2. Ist der Anlass geschäftlich, nehmen also Personen außerhalb des eigenen Betriebs teil?
3. Sind alle fünf Angaben vorhanden: Ort, Tag, Teilnehmer namentlich, konkreter Anlass, Höhe?
4. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto, und lautet die Rechnung dann auf den Bewirtenden?
5. Stimmt der Zahlbetrag mit der Rechnung überein, und ist eine Differenz als Trinkgeld nachgewiesen?
6. Ist der Beleg in 70 und 30 Prozent aufgeteilt und die Vorsteuer ungekürzt gebucht?

Welche Zweifelsfragen kommen regelmäßig vor?

In fünf Konstellationen entscheidet die Frage, welche Unterlage im Zeitpunkt der Bewirtung entstanden ist, nicht die Buchung. Nachträglich lässt sich Rechenarbeit korrigieren, ein fehlender Nachweis nicht. Die folgenden Fälle tauchen in jeder Kanzlei mehrmals im Jahr auf.

Der Bewirtende ist selbst nicht anwesend. Dann fehlt der Bezug, aus dem sich die geschäftliche Veranlassung ergibt, und die Angaben zum Teilnehmerkreis stammen von jemandem, der nicht dabei war.

Die Bewirtung findet in den eigenen Räumen statt. Die Beschränkung auf 70 Prozent gilt unverändert. An die Stelle der Gaststättenrechnung treten die Belege über die eingekauften Speisen und Getränke.

Mehrere Bewirtungen an einem Tag. Jede ist ein eigener Vorgang mit eigenem Nachweis, sonst lassen sich Teilnehmer und Anlass nicht mehr zuordnen.

Die Rechnung lautet auf eine andere Person. Zahlt ein Mitarbeiter privat, ist die Rechnung ab 250 Euro brutto trotzdem auf den bewirtenden Unternehmer auszustellen. Eine Berichtigung Wochen später gelingt selten.

Die Bewirtung erfolgt im Ausland. Die ertragsteuerliche Beschränkung gilt unabhängig vom Ort. Der Vorsteuerabzug richtet sich nach dem Recht des Leistungsstaats, eine ausländische Restaurantrechnung trägt im Regelfall keine deutsche Vorsteuer.

Was kann eine automatische Belegverarbeitung leisten?

Maschinell zuverlässig zu gewinnen sind Rechnungsbetrag, Steuerbetrag, Datum, Ort und Name des Bewirtungsbetriebs, und damit auch die Antwort auf die 250-Euro-Frage. Die Aufteilung selbst ist reine Rechenarbeit und vollständig automatisierbar. Anlass und Teilnehmer stehen dagegen nicht auf dem Beleg, und daran ändert kein Verfahren etwas.

Technisch ist die Aufteilung eine Splitbuchung mit festem Schlüssel. Die fehlenden Angaben kann ein System nur einfordern, und das gelingt ohne Reibung allein im Moment der Belegerfassung. Daraus ergeben sich drei Anforderungen:

• Die Bewirtungsfelder gehören an den Beleg, nicht in ein separates Dokument. Der Zusammenhang zwischen Nachweis und Rechnung muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
• Die Abfrage muss beim Erfassen erfolgen, nicht bei der Buchung. Sonst wird sie von der Person beantwortet, die nicht dabei war.
• Der Beleg muss ausgesteuert werden, wenn Angaben fehlen. Ein Bewirtungsbeleg ohne Teilnehmer und Anlass darf nicht als fertig kontiert gelten, weil der fehlende Nachweis erst Jahre später auffällt.

Die wirksamste maschinelle Kontrolle für das Trinkgeld ist der Zahlungsabgleich: Weicht der gezahlte Betrag nach oben ab, ist die Differenz mit hoher Wahrscheinlichkeit Trinkgeld. Das ist zuverlässiger als jede Texterkennung, weil es zwei maschinell vorliegende Beträge vergleicht statt eine handschriftliche Zahl zu lesen.