Reisekosten: Pauschalen, Kürzungen, Dreimonatsfrist

Reisekosten sind der Bereich, in dem die meisten kleinen Fehler passieren. Jeder einzelne ist unbedeutend, in der Summe eines Jahres sind sie es nicht.

Die Pauschalen im Inland

Maßgeblich ist die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Für Auslandsreisen gelten eigene, länderspezifische Beträge, die jährlich bekannt gemacht werden.

Der Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich über diese Pauschalen abgerechnet. Ein Nachweis tatsächlicher Kosten führt zu keinem höheren Ansatz, und einzelne Bewirtungsbelege der eigenen Verpflegung sind daneben nicht ansetzbar.

Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Hier steckt der Fehler, der am häufigsten übersehen wird.

Wird eine Mahlzeit gestellt, etwa das Frühstück im Hotel oder ein Essen bei einer Veranstaltung, ist die Pauschale zu kürzen:

Entscheidend ist die Bezugsgröße: Die Kürzung bemisst sich immer an der vollen Pauschale von 28 Euro, auch an Tagen, an denen nur 14 Euro zustehen.

Ein Beispiel: An einem Abreisetag mit gestelltem Frühstück und Mittagessen stehen 14 Euro zu, abzüglich 5,60 und 11,20 Euro. Das ergibt rechnerisch einen negativen Betrag, praktisch bleiben null Euro. Die Pauschale kann bis auf null sinken, sie wird aber nicht negativ.

Das Hotelfrühstück ist damit der häufigste Auslöser einer Kürzung, und es wird am häufigsten übersehen, weil es auf der Rechnung als Nebenposition erscheint und die Reisekostenabrechnung getrennt davon erstellt wird.

Die Dreimonatsfrist

Wird dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte längerfristig aufgesucht, entfällt der Verpflegungsmehraufwand nach drei Monaten. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang, und zwar unabhängig vom Grund. Ob Urlaub, Krankheit oder ein anderes Projekt dazwischenliegt, spielt keine Rolle.

Praktisch relevant ist das bei längeren Projekteinsätzen, auf Baustellen und bei Montagetätigkeiten. Wer die Frist nicht überwacht, setzt Pauschalen an, die nicht mehr zustehen, und das über Monate.

Fahrtkosten

Getrennt vom Verpflegungsmehraufwand zu behandeln:

• Bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, oder die tatsächlichen Kosten bei entsprechendem Nachweis
• Bei öffentlichen Verkehrsmitteln die tatsächlichen Kosten
• Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt dagegen die Entfernungspauschale, nach geltendem Recht 0,30 Euro je Entfernungskilometer und ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro

Der Unterschied zwischen gefahrenem Kilometer und Entfernungskilometer ist kein Detail: Bei Reisekosten zählt die tatsächlich gefahrene Strecke, bei der Entfernungspauschale nur die einfache Entfernung.

Eine dreitägige Dienstreise durchgerechnet

Eine Reise mit Anreise am Montagnachmittag, einem vollen Dienstag und Rückkehr am Mittwochnachmittag. Im Hotel ist an beiden Tagen ein Frühstück enthalten, am Dienstagmittag stellt der Veranstalter ein Mittagessen.

Von 56,00 Euro nominaler Pauschale bleiben 33,60 Euro. Wer die Kürzung übersieht, setzt 22,40 Euro zu viel an, und zwar bei jeder Reise mit Hotelfrühstück. Bei einem Mandanten mit vierzig solcher Reisen im Jahr sind das rund 900 Euro, die in einer Prüfung ohne Diskussion gestrichen werden, weil der Sachverhalt aus der beigefügten Hotelrechnung selbst hervorgeht.

Zwei Varianten desselben Beispiels zeigen die Grenzen des Verfahrens:

Alle drei Mahlzeiten gestellt. An einem vollen Tag mit Frühstück, Mittag- und Abendessen ergibt sich 28,00 Euro abzüglich 5,60, 11,20 und 11,20 Euro, also genau null. Die Pauschale ist vollständig aufgezehrt.

Abreisetag mit Frühstück und Mittagessen. 14,00 Euro abzüglich 5,60 und 11,20 Euro ergibt rechnerisch minus 2,80 Euro. Angesetzt werden null Euro. Die Pauschale sinkt bis auf null und wird nicht negativ, ein Ausgleich mit anderen Tagen findet nicht statt.

Der Grund für dieses Ergebnis liegt in der Bezugsgröße: Die Kürzungsbeträge bemessen sich immer an der vollen Tagespauschale von 28,00 Euro, unabhängig davon, ob am betreffenden Tag 28,00 oder nur 14,00 Euro zustehen.

Die Hotelrechnung als Sonderfall

Die Hotelrechnung ist der Beleg, an dem drei Regelungen gleichzeitig greifen, und sie wird deshalb regelmäßig zur Hälfte richtig behandelt.

Aus diesem einen Beleg folgen drei getrennte Konsequenzen. Erstens ist die Rechnung nach Steuersätzen aufzuteilen, weil die Übernachtung dem ermäßigten und das Frühstück dem Regelsteuersatz unterliegt. Technisch ist das eine Splitbuchung, und sie ist Voraussetzung für den zutreffenden Vorsteuerabzug. Zweitens sind die Übernachtungskosten als Reisenebenkosten abziehbar, während das Frühstück Verpflegung ist und damit einer eigenen Systematik unterliegt. Drittens kürzt genau dieses Frühstück die Verpflegungspauschale um 5,60 Euro je Tag.

Der dritte Punkt ist der, der verloren geht, weil er in einem anderen Vorgang steht. Die Hotelrechnung wird in der Buchhaltung erfasst, die Reisekostenabrechnung entsteht daneben, und niemand führt beide zusammen. Wer den Fall zuverlässig lösen will, verknüpft die Rechnung mit der Reise, statt sie als einzelnen Beleg zu behandeln.

Bei Rechnungen über 250 Euro brutto kommt hinzu, dass sämtliche Pflichtangaben vorliegen müssen, insbesondere die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Eine auf den Namen des Reisenden ausgestellte Rechnung ohne Bezug zum Unternehmen ist für den Vorsteuerabzug nicht ausreichend.

Fahrtkosten durchgerechnet

Für eine Fahrt von 210 Kilometern je Strecke mit dem eigenen Fahrzeug:

Maßgeblich ist die tatsächlich gefahrene Strecke, nicht die einfache Entfernung. Das unterscheidet die Reisekosten von der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, bei der nur die einfache Entfernung zählt. Wer beide verwechselt, halbiert oder verdoppelt den Ansatz.

Umwege aus betrieblichem Anlass, etwa der Abstecher zu einem zweiten Kunden, gehören zur gefahrenen Strecke. Private Umwege nicht. Aus der Kilometerangabe allein ist beides nicht zu unterscheiden, weshalb bei größeren Abweichungen zwischen üblicher Route und abgerechneter Strecke eine Erläuterung sinnvoll ist.

Statt der Pauschale können die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Das erfordert allerdings, die gesamten Fahrzeugkosten eines Jahres zu ermitteln und auf die Gesamtfahrleistung umzulegen. Der Aufwand lohnt sich nur bei hoher Jahresfahrleistung oder bei Fahrzeugen mit überdurchschnittlichen Kosten, und er muss dann für das gesamte Jahr durchgehalten werden.

Die Dreimonatsfrist in der Praxis

Die Frist ist der Punkt, an dem Reisekostenabrechnungen still falsch werden, weil nichts auf dem Beleg darauf hinweist. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter ist ab Anfang Februar an vier Tagen pro Woche auf derselben Baustelle. Ende April endet der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand für diese Tätigkeitsstätte. Wird das nicht bemerkt, laufen die Pauschalen weiter, im schlechtesten Fall bis zum Jahresende, und die Korrektur betrifft dann acht Monate.

Vier Fragen klären den Fall:

1. Handelt es sich um dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte? Ein anderer Einsatzort setzt die Betrachtung neu an.
2. Wird sie an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht? Unterhalb dieser Schwelle greift die Frist nicht.
3. Sind seit Beginn drei Monate vergangen? Danach entfällt der Verpflegungsmehraufwand.
4. Gab es eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen? Dann beginnt die Frist neu, und zwar unabhängig vom Grund der Unterbrechung.

Wichtig ist die Beschränkung der Rechtsfolge: Es entfällt der Verpflegungsmehraufwand, nicht die Reise als solche. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten bleiben weiterhin abziehbar. Diese Unterscheidung wird häufig übersehen, und dann wird eine ganze Abrechnung gestrichen, obwohl nur eine Position betroffen ist.

Überwacht werden kann die Frist nur, wenn Tätigkeitsstätte und Datum je Reise erfasst sind. Aus Belegen allein ergibt sie sich nicht, weil ein Tankbeleg nicht verrät, zu welchem Einsatzort er gehört.

Was Betriebsprüfungen beanstanden

Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten fehlt. Der mit Abstand häufigste Fall, weil der Nachweis aus der Hotelrechnung selbst hervorgeht und die Prüfung damit ohne weitere Ermittlung auskommt.

Die Kürzung wurde von der falschen Bezugsgröße berechnet. 20 und 40 Prozent von 14,00 Euro statt von 28,00 Euro. Der Fehler halbiert die Kürzung und fällt bei der Nachrechnung sofort auf.

Die Dreimonatsfrist wurde nicht überwacht. Betrifft in der Regel längere Projekteinsätze und summiert sich über Monate.

Verpflegung wurde zusätzlich zur Pauschale angesetzt. Ein Restaurantbeleg der eigenen Mahlzeit neben der Tagespauschale ist eine Doppelerfassung. Der Verpflegungsmehraufwand ist abschließend über Pauschalen abgegolten.

Entfernungskilometer statt gefahrener Kilometer oder umgekehrt. Ein Ansatz, der in beide Richtungen falsch sein kann und sich über die Zahl der Reisen multipliziert.

Der berufliche Anlass ist nicht dokumentiert. Datum, Ziel, Zweck und Dauer gehören in die Abrechnung. Fehlt der Zweck, steht die berufliche Veranlassung insgesamt in Frage, und dann ist nicht nur die Pauschale betroffen, sondern die gesamte Reise.

Bewirtung und eigene Verpflegung sind vermischt. Der Aufwand für die Bewirtung eines Geschäftspartners folgt eigenen Regeln und ist getrennt zu erfassen, siehe Bewirtungsbeleg.

Ein Prüfschema je Reise

Sechs Schritte, die sich in dieser Reihenfolge abarbeiten lassen und die alle genannten Beanstandungen abdecken:

1. Anlass und Ziel festhalten. Ohne beruflichen Anlass keine Reisekosten.
2. Abwesenheitszeiten je Kalendertag ermitteln. Daraus ergibt sich die Pauschale je Tag.
3. Gestellte Mahlzeiten erfassen. Aus der Hotelrechnung, aus dem Veranstaltungsprogramm und aus der Auskunft der reisenden Person.
4. Kürzungen von der vollen Tagespauschale rechnen. Nicht von der tatsächlich zustehenden.
5. Dreimonatsfrist prüfen, sofern dieselbe Tätigkeitsstätte wiederholt aufgesucht wird.
6. Belege nach Steuersätzen aufteilen und den Vorsteuerabzug prüfen.

Die Schritte zwei bis fünf sind reine Rechenarbeit, sobald die Ausgangsdaten vorliegen. Schritt eins und die Angabe der gestellten Mahlzeiten in Schritt drei sind es nicht, und genau dort liegt die Grenze jeder Automatisierung.

Auslandsreisen in Grundzügen

Für Reisen ins Ausland gelten eigene, länderspezifische Pauschbeträge, die regelmäßig bekannt gemacht werden. Die Systematik bleibt dabei dieselbe wie im Inland: ein Betrag für volle Abwesenheitstage, ein geringerer für An- und Abreisetage sowie für Tage mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden, und dieselben prozentualen Kürzungen für gestellte Mahlzeiten, bezogen auf den vollen Tagessatz des jeweiligen Landes.

Zwei Punkte sind zusätzlich zu beachten. Maßgeblich ist der Ort, der vor Mitternacht erreicht wird, was bei mehreren Ländern an einem Tag über den anzuwendenden Satz entscheidet. Und für den Vorsteuerabzug gilt das Recht des Staates, in dem die Leistung erbracht wurde, weshalb aus einer ausländischen Hotelrechnung im Regelfall keine deutsche Vorsteuer gezogen werden kann. Eine Vergütung ausländischer Steuer ist ein eigenständiges Verfahren und keine Frage der Reisekostenabrechnung.

Für die Buchhaltung heißt das: Auslandsbelege gehören getrennt behandelt und dürfen nicht in denselben automatischen Ablauf laufen wie Inlandsbelege. Ein Verfahren, das aus jedem ausgewiesenen Steuerbetrag Vorsteuer ableitet, erzeugt bei Auslandsrechnungen systematisch falsche Buchungen.

Die Reisekostenabrechnung als Beleg

Die Abrechnung selbst ist ein Eigenbeleg, und sie trägt einen Teil der Angaben, die auf keiner Rechnung stehen. Damit sie diesen Zweck erfüllt, muss sie fünf Dinge enthalten: den Anlass der Reise mit konkretem Bezug, das Reiseziel, die Abwesenheitszeiten je Kalendertag mit Uhrzeit, die gestellten Mahlzeiten je Tag und die Auflistung der einzelnen Aufwendungen mit Bezug zu den beigefügten Belegen.

Die Uhrzeiten sind der Teil, der am häufigsten fehlt, und sie sind der Teil, aus dem sich die Höhe der Pauschale ergibt. Eine Abrechnung, die nur Reisetage nennt, lässt nicht erkennen, ob am Anreisetag überhaupt eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden vorlag, und macht die Prüfung damit unmöglich. Aus demselben Grund gehört die Angabe der gestellten Mahlzeiten ausdrücklich in die Abrechnung, und zwar auch dann, wenn keine gestellt wurden. Ein leeres Feld ist keine Aussage, ein ausdrückliches Nein schon.

Die Belege selbst bleiben getrennt zu beurteilen. Übernachtung, Fahrkarten, Parkgebühren und Mautbelege sind Reisenebenkosten mit eigenem Vorsteuerabzug. Die Verpflegungspauschale ist dagegen kein Beleg, sondern eine Rechengröße, und aus ihr ergibt sich keine Vorsteuer. Wer versucht, aus der Tagespauschale eine Vorsteuer herauszurechnen, macht aus einer Pauschale einen Umsatz.

Erstattung an Arbeitnehmer

Bei Arbeitnehmern kommt eine zweite Ebene hinzu, die den Fall häufig verkompliziert. Der Arbeitgeber kann die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Maßgeblich ist dabei derselbe Betrag, der auch steuerlich ansetzbar wäre, also die bereits um gestellte Mahlzeiten gekürzte Pauschale.

Daraus folgen drei Konstellationen:

Der Arbeitgeber erstattet genau die gekürzte Pauschale. Der Regelfall. Die Erstattung bleibt steuerfrei, ein Werbungskostenabzug beim Arbeitnehmer entfällt, weil kein Aufwand verbleibt.

Der Arbeitgeber erstattet mehr. Der übersteigende Teil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und in der Lohnabrechnung zu erfassen. Genau dieser Fall entsteht automatisch, wenn die Kürzung für gestellte Mahlzeiten unterbleibt: Aus einem vermeintlich steuerfreien Betrag wird rückwirkend Arbeitslohn, und die Feststellung trifft dann nicht nur die Einkommensteuer, sondern die Lohnsteuer.

Der Arbeitgeber erstattet weniger oder gar nichts. Der nicht erstattete Teil kann beim Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden, sofern die Voraussetzungen im Übrigen vorliegen.

Für die Kanzlei bedeutet das, dass die Reisekostenabrechnung eines Arbeitnehmers zwei Bereiche berührt. Ein Fehler in der Kürzung wirkt sich nicht nur auf den Betriebsausgabenabzug aus, sondern auch auf die Lohnabrechnung, und wird damit in einer Lohnsteuer-Außenprüfung ebenso gefunden wie in einer Betriebsprüfung. Das ist der Grund, warum sich der Aufwand für eine saubere Erfassung an der Quelle an dieser Stelle doppelt rechnet.

Was sich davon automatisieren lässt

Reisekosten sind teilweise automatisierbar, und die Grenze verläuft dort, wo Informationen fehlen, die nicht auf einem Beleg stehen.

Automatisierbar: die Berechnung der Pauschale aus Abreise- und Rückkehrzeit, die Kürzung bei erfassten Mahlzeiten, die Überwachung der Dreimonatsfrist, die Aufteilung einer Hotelrechnung nach Steuersätzen, die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben.

Nicht automatisierbar: ob eine Reise beruflich veranlasst war, ob eine Mahlzeit tatsächlich gestellt wurde, wenn sie nicht auf der Rechnung steht, und der Anlass einer Bewirtung während der Reise.

Die zweite Zeile erklärt, warum Reisekostenabrechnungen selten vollständig automatisch laufen: Die Angaben kommen von der reisenden Person, und sie werden meist zu spät erhoben. Wer das ändern will, setzt an der Erfassung an, nicht an der Berechnung. Werden Abreise, Rückkehr und gestellte Mahlzeiten beim Anlegen der Reise erfasst, ergibt sich der Rest von selbst.

Der Zusammenhang mit der Bewirtung

Ein Punkt, der regelmäßig vermischt wird: Die eigene Verpflegung auf einer Dienstreise wird über die Pauschale abgegolten. Wird auf derselben Reise ein Geschäftspartner bewirtet, ist das ein eigener Vorgang mit eigenen Regeln, also zu 70 Prozent abziehbar und mit den Angaben zu Anlass und Teilnehmern.

Beides in eine Position zu werfen führt dazu, dass entweder die Pauschale zu hoch angesetzt oder die Bewirtung ohne die erforderlichen Angaben gebucht wird. Getrennt erfasst, ist beides unkompliziert.