Reisekosten: Pauschalen, Kürzungen, Dreimonatsfrist

Reisekosten sind der Bereich, in dem die meisten kleinen Fehler passieren. Jeder einzelne ist unbedeutend, in der Summe eines Jahres sind sie es nicht.

Welche Verpflegungspauschalen gelten bei einer Dienstreise?

Im Inland gelten zwei Beträge: 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie an An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise, und 28 Euro bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden. Die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ist maßgeblich.

Der Verpflegungsmehraufwand wird ausschließlich über diese Pauschalen abgerechnet. Ein Nachweis tatsächlicher Kosten führt zu keinem höheren Ansatz, und einzelne Belege der eigenen Verpflegung sind daneben nicht ansetzbar.

Für Auslandsreisen gelten eigene, länderspezifische Pauschbeträge bei gleicher Systematik und denselben prozentualen Kürzungen. Der Ort, der vor Mitternacht erreicht wird, ist maßgeblich. Für den Vorsteuerabzug gilt das Recht des Staates, in dem die Leistung erbracht wurde, weshalb aus einer ausländischen Hotelrechnung im Regelfall keine deutsche Vorsteuer gezogen werden kann.

Wie wird die Pauschale bei gestellten Mahlzeiten gekürzt?

Wird eine Mahlzeit gestellt, etwa das Frühstück im Hotel oder ein Essen bei einer Veranstaltung, ist die Tagespauschale zu kürzen: um 20 Prozent für das Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Die Kürzung bemisst sich immer an der vollen Pauschale von 28 Euro.

Die Bezugsgröße gilt auch an Tagen, an denen nur 14 Euro zustehen. An einem Abreisetag mit gestelltem Frühstück und Mittagessen ergeben 14,00 Euro abzüglich 5,60 und 11,20 Euro rechnerisch minus 2,80 Euro; angesetzt werden null Euro. Die Pauschale sinkt bis auf null, wird aber nicht negativ, und ein Ausgleich mit anderen Tagen findet nicht statt. An einem vollen Tag mit allen drei Mahlzeiten ist sie mit 28,00 Euro abzüglich 5,60, 11,20 und 11,20 Euro genau aufgezehrt.

Wie rechnet sich eine dreitägige Dienstreise mit Hotelfrühstück?

Von 56,00 Euro nominaler Pauschale bleiben nach den Kürzungen 33,60 Euro. Die Reise beginnt am Montagnachmittag, umfasst einen vollen Dienstag und endet am Mittwochnachmittag; im Hotel ist an beiden Tagen ein Frühstück enthalten, am Dienstagmittag stellt der Veranstalter ein Mittagessen.

Wer die Kürzung übersieht, setzt 22,40 Euro zu viel an, und zwar bei jeder Reise mit Hotelfrühstück. Bei einem Mandanten mit vierzig solcher Reisen im Jahr sind das rund 900 Euro, die in einer Prüfung ohne Diskussion gestrichen werden.

Wann entfällt der Verpflegungsmehraufwand nach drei Monaten?

Wird dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht, entfällt der Verpflegungsmehraufwand nach drei Monaten. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang, unabhängig vom Grund. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten bleiben von der Frist unberührt.

Diese Beschränkung der Rechtsfolge wird häufig übersehen, und dann wird eine ganze Abrechnung gestrichen, obwohl nur eine Position betroffen ist. Umgekehrt laufen Pauschalen weiter, weil nichts auf dem Beleg auf die Frist hinweist: Ist ein Mitarbeiter ab Anfang Februar an vier Tagen pro Woche auf derselben Baustelle, endet der Anspruch Ende April. Bleibt das unbemerkt, betrifft die Korrektur acht Monate.

Vier Fragen klären den Fall:

1. Handelt es sich um dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte? Ein anderer Einsatzort setzt die Betrachtung neu an.
2. Wird sie an mindestens drei Tagen pro Woche aufgesucht? Unterhalb dieser Schwelle greift die Frist nicht.
3. Sind seit Beginn drei Monate vergangen? Danach entfällt der Verpflegungsmehraufwand.
4. Gab es eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen? Dann beginnt die Frist neu.

Überwachen lässt sich die Frist nur, wenn Tätigkeitsstätte und Datum je Reise erfasst sind. Aus Belegen allein ergibt sie sich nicht, weil ein Tankbeleg nicht verrät, zu welchem Einsatzort er gehört.

Wie werden Fahrtkosten bei einer Dienstreise angesetzt?

Fahrtkosten sind vom Verpflegungsmehraufwand getrennt zu behandeln. Bei Nutzung eines eigenen Fahrzeugs sind 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer anzusetzen oder die tatsächlichen Kosten bei entsprechendem Nachweis, bei öffentlichen Verkehrsmitteln die tatsächlichen Kosten. Die tatsächlich gefahrene Strecke ist maßgeblich, nicht die einfache Entfernung.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt dagegen die Entfernungspauschale, nach geltendem Recht 0,30 Euro je Entfernungskilometer und ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Wer beide verwechselt, halbiert oder verdoppelt den Ansatz.

Umwege aus betrieblichem Anlass, etwa der Abstecher zu einem zweiten Kunden, gehören zur gefahrenen Strecke, private Umwege nicht. Der Ansatz tatsächlicher Kosten erfordert, die gesamten Fahrzeugkosten eines Jahres auf die Gesamtfahrleistung umzulegen, und muss für das ganze Jahr durchgehalten werden.

Warum ist die Hotelrechnung ein Sonderfall?

Auf der Hotelrechnung greifen drei Regelungen gleichzeitig: Die Übernachtung unterliegt dem ermäßigten Steuersatz, das Frühstück dem Regelsteuersatz, und dasselbe Frühstück kürzt zusätzlich die Verpflegungspauschale um 5,60 Euro je Tag. Deshalb wird der Beleg regelmäßig nur zur Hälfte richtig behandelt.

Die Aufteilung nach Steuersätzen ist technisch eine Splitbuchung und Voraussetzung für den zutreffenden Vorsteuerabzug. Die Kürzung geht dagegen verloren, weil sie in einem anderen Vorgang steht: Die Rechnung wird in der Buchhaltung erfasst, die Reisekostenabrechnung entsteht daneben, und niemand führt beide zusammen. Wer den Fall zuverlässig lösen will, verknüpft die Rechnung mit der Reise, statt sie als einzelnen Beleg zu behandeln.

Bei Rechnungen über 250 Euro brutto müssen sämtliche Pflichtangaben vorliegen, insbesondere die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Eine auf den Namen des Reisenden ausgestellte Rechnung ohne Bezug zum Unternehmen reicht für den Vorsteuerabzug nicht aus.

Was beanstanden Betriebsprüfungen am häufigsten?

Am häufigsten fehlt die Kürzung für gestellte Mahlzeiten, weil sie sich aus der beigefügten Hotelrechnung ohne weitere Ermittlung ergibt. Daneben stehen eine falsche Bezugsgröße bei der Kürzung, eine nicht überwachte Dreimonatsfrist, doppelt erfasste Verpflegung, verwechselte Kilometerarten und ein fehlender beruflicher Anlass.

Falsche Bezugsgröße. 20 und 40 Prozent von 14,00 Euro statt von 28,00 Euro. Der Fehler halbiert die Kürzung und fällt bei der Nachrechnung sofort auf.

Verpflegung zusätzlich zur Pauschale. Ein Restaurantbeleg der eigenen Mahlzeit neben der Tagespauschale ist eine Doppelerfassung.

Fehlende Dokumentation des Anlasses. Datum, Ziel, Zweck und Dauer gehören in die Abrechnung. Fehlt der Zweck, steht die berufliche Veranlassung der gesamten Reise in Frage, nicht nur die Pauschale.

Vermischung mit der Bewirtung. Die eigene Verpflegung ist über die Pauschale abgegolten. Die Bewirtung eines Geschäftspartners ist ein eigener Vorgang, zu 70 Prozent abziehbar und mit Angaben zu Anlass und Teilnehmern, siehe Bewirtungsbeleg.

Was muss in einer Reisekostenabrechnung stehen?

Die Reisekostenabrechnung ist ein Eigenbeleg und muss fünf Angaben enthalten: den Anlass der Reise mit konkretem Bezug, das Reiseziel, die Abwesenheitszeiten je Kalendertag mit Uhrzeit, die gestellten Mahlzeiten je Tag und die einzelnen Aufwendungen mit Bezug zu den beigefügten Belegen.

Die Uhrzeiten fehlen am häufigsten, und aus ihnen ergibt sich die Höhe der Pauschale. Eine Abrechnung, die nur Reisetage nennt, lässt nicht erkennen, ob am Anreisetag überhaupt eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden vorlag. Aus demselben Grund gehört die Angabe der gestellten Mahlzeiten ausdrücklich hinein, und zwar auch dann, wenn keine gestellt wurden. Ein leeres Feld ist keine Aussage, ein ausdrückliches Nein schon.

Übernachtung, Fahrkarten, Parkgebühren und Mautbelege sind Reisenebenkosten mit eigenem Vorsteuerabzug. Die Verpflegungspauschale ist dagegen kein Beleg, sondern eine Rechengröße, aus der sich keine Vorsteuer ergibt.

Wie wirkt sich eine Erstattung durch den Arbeitgeber aus?

Der Arbeitgeber kann die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten, maßgeblich ist die bereits um gestellte Mahlzeiten gekürzte Pauschale. Erstattet er mehr, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn. Erstattet er weniger oder nichts, kann der Arbeitnehmer den nicht erstatteten Teil als Werbungskosten geltend machen.

Der zweite Fall entsteht automatisch, wenn die Kürzung für gestellte Mahlzeiten unterbleibt: Aus einem vermeintlich steuerfreien Betrag wird rückwirkend Arbeitslohn. Ein Fehler in der Kürzung trifft damit nicht nur den Betriebsausgabenabzug, sondern auch die Lohnabrechnung, und wird in einer Lohnsteuer-Außenprüfung ebenso gefunden wie in einer Betriebsprüfung.

Was lässt sich an Reisekosten automatisieren?

Automatisierbar sind die Berechnung der Pauschale aus Abreise- und Rückkehrzeit, die Kürzung bei erfassten Mahlzeiten, die Überwachung der Dreimonatsfrist und die Aufteilung einer Hotelrechnung nach Steuersätzen. Nicht automatisierbar ist, ob eine Reise beruflich veranlasst war und ob eine Mahlzeit tatsächlich gestellt wurde.

Diese Angaben kommen von der reisenden Person und werden meist zu spät erhoben. Wer das ändern will, setzt an der Erfassung an, nicht an der Berechnung. Werden Abreise, Rückkehr und gestellte Mahlzeiten beim Anlegen der Reise erfasst, ergibt sich der Rest von selbst.