BuchhaltungsButler oder Candis: Vorkontierung gegen Freigabe

Beide Namen tauchen auf, wenn ein Unternehmen seine Belegverarbeitung ordnen will. Verwechselt werden sie trotzdem oft. Sie lösen unterschiedliche Abschnitte derselben Strecke.

Zwei Abschnitte, eine Kette

Candis setzt am frühesten Punkt an. Eine Eingangsrechnung kommt an, jemand muss sie prüfen, jemand sie freigeben, jemand sie bezahlen. Das System hält diese Kette fest, damit keine Rechnung zwischen Abteilungen liegen bleibt; ausführlicher steht das unter Candis im Vergleich.

BuchhaltungsButler kommt einen Schritt später. Belege werden erkannt, vorkontiert, mit Bankumsätzen abgeglichen und an die Kanzlei übergeben. Der Schwerpunkt liegt auf der Buchhaltung des Unternehmens. Freigabe ist dort Nebensache.

Candis endet also dort, wo BuchhaltungsButler anfängt.

Gegenüberstellung

Der gemeinsame blinde Fleck

Beide sind aus der Sicht des Unternehmens gebaut. Das ist konsequent und für die Kanzlei folgenreich.

Ein System, das für ein Unternehmen gedacht ist, kennt einen Kontenplan, eine Handvoll Freigebender und einen Ablauf. Eine Kanzlei hat hundert Mandanten mit unterschiedlichen Kontenrahmen, unterschiedlichen Gewohnheiten und unterschiedlichem Belegaufkommen. Diese Vervielfachung verlangt ein anderes Produkt. Mit mehr Rechenleistung ist sie nicht zu haben.

Setzt ein Mandant eines der beiden Systeme ein, bekommt die Kanzlei bessere Daten als aus einem Schuhkarton. Ein Werkzeug für den eigenen Bestand ist das nicht.

Was eine Vorkontierung durch den Mandanten tatsächlich einspart

Die Erwartung lautet meist so: Wenn der Mandant vorkontiert, muss die Kanzlei nur noch prüfen. Teilweise stimmt das. Teilweise nicht. Die Unterscheidung lohnt sich, bevor Aufwand umverteilt wird.

Eingespart wird zuverlässig die Erfassung. Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Netto, Steuer, Brutto: Diese Felder müssen nicht zweimal getippt werden, und ein digital eingereichter Beleg muss weder sortiert noch eingescannt werden. Das ist ein realer Zeitgewinn, und er ist auch der Grund, warum solche Systeme in kleineren Unternehmen gut angenommen werden.

Nicht eingespart wird die Beurteilung. Ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist, ob ein Anteil privat genutzt wird, ob eine Rechnung die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt, ob eine Leistung im laufenden oder im folgenden Jahr wirtschaftlich verursacht ist: Das sind fachliche Entscheidungen und keine Datenfelder. Sie werden durch eine gute Vorerfassung schneller entscheidbar, aber nicht überflüssig.

Und teilweise entsteht sogar neue Arbeit, nämlich dann, wenn eine falsche Zuordnung plausibel aussieht. Ein leeres Feld fällt auf. Ein Aufwandskonto, das auf den ersten Blick passt und auf den zweiten nicht, fällt nicht auf. Deshalb kostet eine unkritisch übernommene Vorkontierung mehr Zeit als gar keine. Daraus folgt keine Absage an die Mitarbeit des Mandanten. Es braucht eine Prüfstrategie: Auffälligkeiten gezielt suchen statt alles gleich intensiv anzusehen, etwa über Abweichungen zum Vormonat, über neue Lieferanten und über ungewöhnliche Steuerschlüssel.

Wer den Nutzen beziffern will, trennt deshalb sauber. Wie viele Minuten je Beleg entfallen auf Erfassung, wie viele auf Beurteilung. Nur der erste Anteil ist der Gegenwert der Anschaffung. Was dabei im Hintergrund abläuft, zeigt Wie KI Belege kontiert.

Der Bankabgleich ist die eigentliche Vollständigkeitskontrolle

Beide Systeme bringen nach den Angaben der Anbieter einen Bankabgleich mit. Gelesen wird das Merkmal meist als Bequemlichkeit. Fachlich ist es das wichtigste Kontrollinstrument der ganzen Strecke.

Der Grund ist einfach. Belegerkennung sagt etwas darüber aus, was angekommen ist, und nichts darüber, was fehlt. Die einzige verlässliche Gegenprobe ist die Bewegung auf dem Konto. Jede Abbuchung ohne zugehörigen Beleg ist ein benennbarer Fehlbestand, jede Zahlung ohne Rechnung eine offene Frage, und jede Rechnung ohne Zahlung entweder ein offener Posten oder ein Hinweis auf eine bereits anders erfasste Zahlung.

Aus dieser Gegenprobe entsteht der Nutzen, der im Alltag am meisten zählt: eine konkrete Liste, eine Aufstellung mit Datum, Betrag und Empfänger, statt der pauschalen Bitte, doch bitte alle Belege einzureichen. Auf eine solche Liste antworten Mandanten, weil sie sie beantworten können.

Bei der Prüfung eines Anbieters lohnen sich drei Fragen. Erstens: Wie werden Sammelzahlungen behandelt, bei denen eine Überweisung mehrere Rechnungen begleicht. Zweitens: Wie werden Teilzahlungen und Skontoabzüge zugeordnet, bei denen der gezahlte Betrag bewusst vom Rechnungsbetrag abweicht. Drittens: Wie werden Kreditkartenabrechnungen behandelt, bei denen eine Sammelbuchung auf dem Konto vielen Einzelbelegen gegenübersteht.

Der letzte Fall ist der aufwendigste. An ihm unterscheiden sich Systeme am deutlichsten. Die Systematik dahinter zeigt Zahlungen zuordnen, die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit liefern die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Wo die Verantwortung dann liegt

Eine Frage bleibt in solchen Konstellationen regelmäßig ungeklärt. Wenn der Mandant vorkontiert, wer verantwortet die Kontierung?

Fachlich bleibt die Verantwortung bei der Kanzlei, die die Buchführung erstellt und freigibt. Was der Mandant vorkontiert, hat den Rang eines Vorschlags. Deshalb gehört eine übernommene Vorkontierung geprüft, bevor sie in die Buchführung wandert, insbesondere bei Steuersätzen und bei Reverse Charge.

Sinnvoll ist eine klare Abgrenzung, wie sie Vorbereitende Buchhaltung beschreibt: Der Mandant liefert die Informationen, die nur er hat, die Kanzlei beurteilt.

Was Kanzleien stattdessen brauchen

Aus Kanzleisicht zählt weniger, welches der beiden Systeme der Mandant nutzt, als wie die eigene Strecke aussieht:

• ein Eingang, der für alle Mandanten gleich funktioniert
• Kontierung gegen den jeweiligen Kontenplan, nach SKR03 oder SKR04
• Rückfragen, die am Beleg hängen statt in E-Mail-Verläufen
• eine Übergabe, bei der der Beleg am Buchungssatz hängen bleibt

Genau darauf ist docunest ausgelegt: automatische Kontierung mit Übergabe als Buchungsstapel an DATEV, dazu Mandantenportal, Dateiaustausch, Freizeichnung, Aufgabenverwaltung und Bescheidprüfung im selben System, abgerechnet pauschal je Kanzlei statt je Mandant.

Wie sich die Kosten vergleichen lassen

BuchhaltungsButler weist nach öffentlich verfügbaren Angaben Pakete aus, wobei die enthaltenen Kontingente nicht in allen Fällen vollständig beziffert sind. Candis nennt keine vollständige öffentliche Preisliste. Ein Vergleich der beiden ist damit ohne konkrete Angebote nicht belastbar, wohl aber die Methode, mit der er geführt werden sollte.

Sinnvoll ist die Umrechnung auf eine einzige Kennzahl: die Kosten je verarbeitetem Beleg im Jahr. In die Summe gehört mehr als der Grundpreis.

• Grundgebühr für zwölf Monate
• mengenabhängige Bestandteile oberhalb des enthaltenen Kontingents
• Zuschläge je zusätzlichem Nutzer oder je zusätzlichem Bankkonto
• einmalige Einrichtung, im ersten Jahr voll gerechnet
• Schulungszeit, bewertet zu Vollkosten der beteiligten Personen

Der Nenner ist das Belegaufkommen eines typischen Jahres. Zum Einordnen stellt man das Ergebnis dem Aufwand gegenüber, den derselbe Beleg heute verursacht. Eine Minute Erfassungszeit bei Vollkosten von 45 Euro je Stunde entspricht etwa 75 Cent. Liegt der errechnete Wert deutlich darunter, trägt sich die Anschaffung allein über die Erfassung. Liegt er darüber, muss der Rest über andere Effekte hereinkommen, etwa über eingehaltene Skontofristen, über vermiedene Doppelzahlungen oder über eine schnellere Auswertung.

Bei paketbasierten Modellen beeinflusst eine weitere Frage den Preis stärker als der Grundbetrag. Was geschieht beim Überschreiten des Kontingents. Wird automatisch in das nächste Paket gewechselt, wird je Beleg nachberechnet, oder wird der Vorgang gesperrt. Ebenso wichtig ist der umgekehrte Fall, denn viele Unternehmen haben ein saisonal schwankendes Belegaufkommen: Lässt sich ein Paket unterjährig auch wieder verkleinern. Die vollständige Rechnung samt Nebenkosten führt Was KI-Buchhaltung kostet vor.

Fragen für den Demotermin

Beide Kategorien lassen sich mit denselben Belegen prüfen, aber mit unterschiedlichen Erwartungen. Man nehme einen Stapel eigener Belege. Einschließlich der unangenehmen Fälle.

Für ein System zur Belegerkennung und Vorkontierung:

• Wie verhält sich die Erkennung bei einem fotografierten Kassenbon mit Knick und Schatten
• Wie wird eine Rechnung mit zwei Steuersätzen behandelt
• Was passiert bei einer Gutschrift, und wird sie als solche erkannt
• Wie wird ein Lieferant behandelt, der zum ersten Mal auftaucht
• Wie und wann wirkt sich eine Korrektur der Anwenderin oder des Anwenders aus
• In welchem Format gehen die Daten an die Kanzlei, und geht der Beleg mit

Für ein System zur Rechnungsfreigabe:

• Wie viele Stufen sind abbildbar, und wie werden Vertretungen bei Abwesenheit geregelt
• Nach wie vielen Tagen ohne Reaktion wird erinnert, und an wen
• Wie wird eine strittige Rechnung behandelt, die zunächst nicht bezahlt werden soll
• Wie wird eine Doppelzahlung verhindert, und woran erkennt das System eine Dublette
• Welche Nachweise über den Freigabeweg lassen sich später exportieren

Eine Frage gilt für beide Kategorien und wird selten gestellt: Was passiert bei Vertragsende. In welchem Format lassen sich Belege und Daten mitnehmen, wie lange bleiben sie verfügbar, und was kostet der Export. Diese Antwort gehört schriftlich vor die Unterschrift. Danach verhandelt es sich schlechter. Den belastbaren Aufbau eines Demotermins zeigt Demo prüfen.

Wenn Mandanten unterschiedliche Systeme einsetzen

Systeme dieser Art haben für die Kanzlei eine Nebenwirkung, die mit ihrer Verbreitung wächst. Der Bestand wird uneinheitlich.

Ein Mandant liefert aufbereitete Daten aus dem einen System, ein zweiter aus einem anderen, ein dritter reicht weiterhin Papier ein, und ein vierter schickt Fotos per Messengerdienst. Jede dieser Quellen hat ein eigenes Format, eine eigene Qualität und eigene Eigenheiten, und jede erzeugt in der Kanzlei einen eigenen Handgriff. Die Kanzlei spart also bei einzelnen Mandaten Zeit und verliert sie an anderer Stelle wieder, weil sie fünf verschiedene Wege pflegen muss statt einen.

Daraus folgt keine Empfehlung gegen solche Systeme, wohl aber eine Empfehlung für eine bewusste Entscheidung. Sinnvoll ist, den eigenen Bestand nach Belegaufkommen zu sortieren und für die größten Mandate eine Vorgabe zu machen, welcher Weg unterstützt wird. Für den langen Rest kleiner Mandate lohnt sich dagegen ein einheitlicher, möglichst niedrigschwelliger Weg, weil dort die Vielfalt teurer ist als die Automatisierung.

Hilfreich ist außerdem eine kurze schriftliche Handreichung für Mandanten, die ein eigenes System einsetzen möchten. Darin steht, welche Formate die Kanzlei verarbeiten kann, in welchem Rhythmus die Übergabe erwartet wird, wie mit nachgereichten Belegen einer bereits übergebenen Periode umgegangen wird und an welcher Stelle Rückfragen beantwortet werden. Zwei Seiten genügen dafür, und sie ersparen jedes Mal dieselbe Abstimmung von vorn. Wer diese Handreichung einmal erstellt, verlagert die Entscheidung außerdem an die richtige Stelle: Der Mandant wählt sein System weiterhin selbst, kennt aber vorher die Bedingungen, unter denen die Zusammenarbeit reibungsfrei bleibt.

Der zweite Punkt betrifft die Übergabe selbst. Kommen Daten aus einem Fremdsystem, sollte geklärt sein, ob der Beleg mitkommt oder nur ein Verweis darauf. Ein Verweis in ein System, das die Kanzlei nicht betreibt und dessen Vertrag sie nicht kennt, trägt über eine Aufbewahrungsfrist von Jahren nicht. Den Aufbau einer durchgehenden Belegstrecke beschreibt ein eigener Beitrag.

Verschwiegenheit und Auftragsverarbeitung

Wenn Mandantenunterlagen über ein System eines Dritten laufen, sind zwei Regelwerke zu beachten, die sich überschneiden, aber nicht deckungsgleich sind.

Das eine ist der Datenschutz. Erforderlich ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, und dieser Vertrag sollte die eingesetzten Unterauftragnehmer namentlich benennen. Diese Liste ist der aussagekräftigere Teil, denn dort steht, wohin Daten tatsächlich fließen, etwa an einen Anbieter für Texterkennung oder an einen Betreiber von Sprachmodellen.

Das andere ist die Verschwiegenheitspflicht des steuerberatenden Berufs nach § 203 StGB in Verbindung mit § 57 StBerG. Für die Einbindung mitwirkender Personen gelten dabei eigene Anforderungen, die über den datenschutzrechtlichen Rahmen hinausgehen und die auch dann greifen, wenn der Vertrag mit dem Dienstleister formal beim Mandanten liegt.

Dieser letzte Punkt trifft die hier beschriebene Konstellation unmittelbar. Setzt der Mandant das System ein und betreibt es auf eigene Rechnung, ist er der Verantwortliche. Bekommt die Kanzlei jedoch einen Zugang und arbeitet darin, ist zu klären, welche Daten anderer Mandanten in diesem Zugang sichtbar sind und wer beim Anbieter darauf zugreifen kann. Eine kurze schriftliche Klärung vor der Einrichtung erspart die Diskussion im Prüfungsfall. Den Zusammenhang entfaltet KI und Berufsrecht.

Wie sich der Nutzen nach der Einführung messen lässt

Der häufigste Fehler nach einer Anschaffung: Niemand rechnet nach. Sechs Monate später ist die Einschätzung eine Gefühlsfrage, und Gefühlsfragen entscheidet, wer am lautesten unzufrieden ist.

Sinnvoll sind wenige Kennzahlen, die vor der Einführung erhoben werden, damit es später einen Vergleichswert gibt.

Die erste ist die Durchlaufzeit. Gemessen wird die Zeitspanne vom Eingang des Belegs bis zu dem Zeitpunkt, an dem er verarbeitet ist. Bei einem Freigabesystem ist das die Zeit bis zur letzten Genehmigung, bei einem Vorkontierungssystem die Zeit bis zur Übergabe an die Kanzlei. Diese Zahl ist deshalb nützlich, weil sie unmittelbar mit Geld zusammenhängt: Verfallene Skontofristen sind der direkteste messbare Verlust einer langsamen Strecke.

Die zweite ist der Anteil unveränderter Vorschläge. Gemessen wird, welcher Anteil der maschinellen Vorschläge ohne jede Korrektur übernommen wurde. Dabei gibt die genaue Definition den Ausschlag: Ein Vorschlag, bei dem nur das Konto stimmt, der Steuerschlüssel aber geändert wurde, ist kein unveränderter Vorschlag. Wer diese Definition nicht vorher festlegt, misst später etwas anderes als geplant, und Vergleichswerte verschiedener Anbieter sind ohne diese Definition ohnehin nicht vergleichbar.

Die dritte ist der Anteil vollständiger Perioden. Gemessen wird, bei wie vielen Mandaten oder Monaten am Stichtag alle Belege vorlagen. Diese Kennzahl ist die unbequemste, weil sie die Zusammenarbeit mit dem Mandanten abbildet und nicht die Software. Genau deshalb ist sie aussagekräftig: Ein System, das die Erfassung beschleunigt, aber nichts an der Vollständigkeit ändert, verschiebt den Engpass, ohne ihn aufzulösen.

Für die Messung selbst gilt eine einfache Regel. Der Vergleichszeitpunkt gehört vorher festgelegt, und er sollte nicht zu früh liegen. Systeme, die aus Korrekturen lernen, liefern in den ersten Wochen schwächere Ergebnisse, weil ihnen die Erfahrung mit den Lieferanten fehlt. Ein Urteil nach vier Wochen misst die Anlaufkurve. Erst nach dem dritten vollständigen Monat misst es das Produkt.

Dazu gehört eine ehrliche Gegenrechnung der Nebenkosten. Wer eine halbe Stelle für die Betreuung des neuen Systems bindet, hat Arbeit umverteilt und nicht eingespart. Richtig sein kann das trotzdem, etwa wenn qualifizierte Zeit für die Beratung frei wird. Benannt werden sollte es. Für die Erhebung selbst gibt es eine Anleitung unter Automatisierungsquote messen.

Verwandte Gegenüberstellungen

Meist bleibt es nicht bei zwei Namen auf der Liste. Diese Paarungen kommen im selben Auswahlverfahren dazu:

• Candis oder Finmatics
• Tabula oder Candis
• Tess oder Candis
• Finmatics oder BuchhaltungsButler
• Tabula oder BuchhaltungsButler
• Tess oder BuchhaltungsButler

Sortiert nach Kategorie und Zielgruppe sind alle Anbieter im Marktvergleich zur KI-Buchhaltung aufgeführt.

Fazit

Candis passt, wenn im Unternehmen die Freigabe hakt: Rechnungen liegen zu lange, Skonto verfällt, niemand weiß, wer genehmigt hat.

Bei BuchhaltungsButler sieht die Ausgangslage anders aus. Dort will ein kleineres Unternehmen seine Buchhaltung selbst in Ordnung bringen und der Kanzlei aufbereitete Daten liefern.

Für die Kanzlei selbst ist keines von beiden die Antwort. Beide verbessern die Datenlage einzelner Mandanten. Hundert Mandate mit unterschiedlichen Kontenrahmen durch dieselbe Strecke zu führen, ist eine andere Aufgabe.