DATEV oder Tabula: Der Vergleich für Kanzleien

Die Frage wird meist als Wettbewerb formuliert, und das ist der Grund, warum sie selten zu einer Entscheidung führt. Die beiden Systeme stehen nicht nebeneinander, sondern übereinander.

Wo die beiden jeweils sitzen

Die DATEV ist das führende System. Dort liegt die Buchführung, dort läuft der Lohn, dort entsteht der Abschluss, dort geht die Deklaration raus. An dieser Stelle steht keines der spezialisierten Werkzeuge zur Wahl, weil keines davon diesen Umfang abdeckt.

Tabula ist ein Vorsystem. Es sitzt vor der Buchführung, verarbeitet die Belege, erzeugt Buchungen und gibt sie an die DATEV weiter. Nach Anbieterangaben deckt es Kreditoren, Debitoren und Bank ab, bindet Bankkonten an, importiert Kreditkartenabrechnungen, erkennt fehlende Belege und schreibt zusätzlich Ausgangsrechnungen samt Mahnwesen.

Die eigentliche Konkurrenz ist deshalb nicht Tabula gegen DATEV, sondern Tabula gegen den DATEV-Automatisierungsservice, also gegen das, was die DATEV an derselben Stelle selbst anbietet.

Was tatsächlich zu vergleichen ist

Wann der DATEV-eigene Weg genügt

Er genügt öfter, als der Markt es darstellt. Drei Konstellationen sprechen dafür, erst einmal dort zu bleiben:

• Der Bestand ist kleinteilig und wiederkehrend. Wenn dieselben zwanzig Lieferanten jeden Monat dieselben Belege schicken, ist die Trefferquote jedes Verfahrens hoch, und der Vorteil eines Spezialsystems schrumpft.
• Die Belege kommen ohnehin über Unternehmen online. Dann existiert die digitale Strecke bereits, und ein zusätzliches System bringt einen weiteren Übergabepunkt mit.
• Es fehlt die Kapazität für eine Parallelbetreuung. Jedes Vorsystem braucht Einrichtung, Regelpflege und einen Verantwortlichen. Ohne den bleibt die Trefferquote dort, wo sie am Anfang war.

Wann ein Vorsystem den Unterschied macht

Ebenso ehrlich die Gegenrichtung. Vier Punkte sprechen für ein spezialisiertes System:

• Belege kommen auf vielen Wegen an. Wenn Mandanten fotografieren, mailen, hochladen und weiterleiten, ist ein flexibler Eingang mehr wert als eine höhere Trefferquote.
• Der Belegeingang ist unregelmäßig und heterogen. Wechselnde Lieferanten, viele Einzelfälle, Bewirtungsbelege, Kreditkartenabrechnungen, Fremdwährung. Genau dort liegen die Fälle, an denen pauschale Automatiken scheitern.
• Die Rückfragen fressen die Zeit. Wenn der eigentliche Aufwand nicht das Buchen ist, sondern die Frage nach dem fehlenden Beleg, entscheidet der Vorgang darum, nicht die Kontierungsqualität.
• Der Bankabgleich ist ein eigener Arbeitsschritt. Wer Zahlungen und Belege getrennt führt und beides manuell zusammenbringt, verliert dort verlässlich Stunden.

Der Rückweg ist das eigentliche Qualitätsmerkmal

Bei jedem Vorsystem entscheidet sich der Nutzen an der Übergabe. Zwei Wege sind üblich.

Über den Buchungsdatenservice wandern die Buchungen ins DATEV-Rechenzentrum, die Belege gehen nach DATEV Unternehmen online, und die Belegverknüpfung wird automatisch gesetzt. Das ist der saubere Weg, weil der Beleg am Buchungssatz hängt und in der Prüfung sofort auffindbar ist.

Über einen EXTF-Buchungsstapel wird eine Datei erzeugt und importiert. Das funktioniert, aber die Belegverknüpfung muss gesondert geregelt werden, sonst hängt der Beleg nicht am Satz.

Wer ein Vorsystem prüft, sollte diese Frage vor der Trefferquote stellen. Eine Kontierung, die stimmt, deren Beleg aber nicht am Buchungssatz hängt, erzeugt in der nächsten Betriebsprüfung mehr Arbeit, als sie vorher gespart hat.

Der Belegeingang entscheidet über alles Weitere

Bevor ein System einen Beleg kontieren kann, muss der Beleg ankommen, und zwar in einer Form, die maschinell lesbar ist. Dieser Schritt liegt vollständig außerhalb der Software und bestimmt trotzdem ihre Ergebnisse.

Die Qualität der Vorlage ist der erste Faktor. Eine als PDF erzeugte Rechnung mit vorhandener Textebene wird zuverlässig ausgelesen. Ein Foto eines zerknitterten Papierbelegs bei schlechtem Licht wird es nicht, unabhängig vom Anbieter. Zwischen diesen beiden Extremen liegt der größte Teil des realen Belegeingangs, und der Unterschied zwischen zwei Systemen ist in diesem Bereich kleiner als der Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten Vorlage. Wer die Ergebnisse verbessern will, hat mit einer klaren Anweisung an die Mandanten häufig mehr Wirkung als mit einem Anbieterwechsel.

Der zweite Faktor ist die Zahl der Wege. In vielen Kanzleien kommen Belege über fünf oder sechs Kanäle: Portal, E-Mail an die Sachbearbeiterin, E-Mail an eine Sammeladresse, Papier per Post, Foto per Nachricht, Weiterleitung aus dem Rechnungseingang des Mandanten. Jeder zusätzliche Kanal erzeugt einen eigenen Ablauf, eine eigene Fehlerquelle und eine eigene Lücke in der Vollständigkeitsprüfung. Eine Bestandsaufnahme der Belegeingangskanäle ist deshalb sinnvollerweise der erste Schritt, und sie zeigt oft schneller als jede Demo, wo die Stunden verschwinden.

Der dritte Faktor ist die Vollständigkeit. Kein Verfahren kann einen Beleg kontieren, der nicht eingereicht wurde. Der Aufwand für fehlende Belege besteht aus Feststellen, Nachfragen, Erinnern und Nachhalten, und dieser Aufwand hängt am Ablauf, nicht an der Kontierungsqualität. Wer misst, wie viel Zeit in diesen vier Schritten steckt, bekommt häufig eine größere Zahl als für das Buchen selbst.

Der vierte Faktor ist die E-Rechnung. Mit ihr verschiebt sich ein Teil des Eingangs von Bilddateien zu strukturierten Daten, bei denen kein Auslesen mehr nötig ist, sondern eine Übernahme. Das entlastet die Erkennung und verlagert die Anforderungen auf Prüfung und Zuordnung. Für eine Systemauswahl heißt das: Die Frage, wie ein Anbieter mit strukturierten Eingangsdaten umgeht, gehört mittlerweile in dieselbe Reihe wie die Frage nach der Erkennungsqualität bei Bilddateien.

Was die Kanzlei selbst dokumentieren muss

Ein Vorsystem verlängert die Kette vom Beleg bis zur Auswertung um einen Schritt, und dieser Schritt gehört beschrieben. Die Verfahrensdokumentation ist keine Formalie für den Ordner, sondern der Nachweis, dass der Weg eines Belegs nachvollziehbar ist.

Vier Punkte sind dabei neu zu erfassen, wenn ein zusätzliches System eingeführt wird. Erstens der Eingang: über welche Wege Belege ankommen und wie sie in das Vorsystem gelangen. Zweitens die Verarbeitung: welche Schritte automatisch ablaufen, welche Prüfungen ein Mensch vornimmt und woran erkennbar ist, dass eine Prüfung stattgefunden hat. Drittens die Übergabe: über welche Schnittstelle die Buchungen in die Finanzbuchhaltung gelangen und wie die Belegverknüpfung hergestellt wird. Viertens die Aufbewahrung: wo der Beleg dauerhaft liegt, wer Zugriff hat und wie er über die gesamte Frist lesbar bleibt.

Die letzte Frage wird bei Vorsystemen am häufigsten übersehen. Ein Beleg, der ausschließlich im Vorsystem liegt, ist nach einer Kündigung des Vertrags nicht mehr erreichbar. Deshalb gehört vor der Einführung geklärt, ob das Vorsystem der Aufbewahrungsort ist oder nur eine Durchgangsstation, und im zweiten Fall, wohin der Beleg danach wandert.

Der Aufwand für diese Dokumentation ist überschaubar, wenn sie mit der Einführung entsteht. Sie nachträglich zu erstellen, wenn eine Prüfung ansteht, ist deutlich mühsamer, weil dann rekonstruiert werden muss, was vor drei Jahren eingerichtet wurde und seitdem mehrfach angepasst worden ist.

Was ein Buchungsstapel enthalten muss, damit er brauchbar ankommt

Weil die Übergabe über den Rückweg entscheidet, lohnt ein genauerer Blick darauf, was dabei eigentlich übertragen wird. Ein Buchungsstapel ist keine Liste von Beträgen, sondern ein Satz von Feldern, von denen jedes einzelne stimmen muss, damit die Buchung ohne Nacharbeit übernommen werden kann.

Zu jedem Satz gehören Umsatz und Soll-Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto, das Belegdatum, das Belegfeld mit der Rechnungsnummer, ein Buchungstext und, sofern einschlägig, ein Steuerschlüssel. Hinzu kommen je nach Bestand Kostenstelle, Fälligkeit und Skontobetrag. Fehlt eines dieser Felder oder ist es falsch belegt, entsteht keine Fehlermeldung, sondern eine Buchung, die formal durchläuft und inhaltlich nachgearbeitet werden muss. Das ist der teurere Fehler, weil er erst bei der Prüfung auffällt.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Automatikkonten und Buchungsschlüssel. Bei einem Automatikkonto ergibt sich der Steuersatz aus dem Konto selbst, und ein zusätzlich gesetzter Schlüssel führt entweder zu einer Ablehnung oder zu einem falschen Steuerausweis. Ein Vorsystem, das diese Logik nicht kennt, erzeugt zuverlässig Sätze, die im Vollsystem korrigiert werden müssen. In der Vorführung ist das schnell geprüft: einen Beleg mit Vorsteuer auf ein Automatikkonto buchen lassen und die erzeugte Zeile ansehen.

Der zweite Punkt ist die Belegverknüpfung. Eine Buchung ohne den zugehörigen Beleg ist im Alltag unauffällig und in der Prüfung ein Problem, weil der Nachweis dann von Hand gesucht werden muss. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen die Nachvollziehbarkeit vom Beleg bis zur Auswertung und zurück. Wer ein Vorsystem einführt, verlängert diese Kette um einen Schritt und muss ihn dokumentieren.

Der Kontenrahmen und der Kreditorenstamm entscheiden mit

Kein Verfahren kontiert gut auf einer schlechten Datengrundlage, und die Datengrundlage stammt aus der Kanzlei, nicht vom Anbieter.

Der Kontenrahmen ist der erste Punkt. Ob ein Mandant nach SKR03 oder SKR04 geführt wird, ist eine Frage der Gewohnheit und der Auswertungslogik, und beide Rahmen sind gleichermaßen tragfähig. Entscheidend ist die Sauberkeit darunter: individuell angelegte Konten ohne erkennbare Systematik, historisch gewachsene Sammelkonten und Konten, die für zwei verschiedene Sachverhalte benutzt werden, sind für jedes automatische Verfahren ein Rätsel. Sie sind es im Übrigen auch für neue Mitarbeiter.

Der zweite Punkt ist der Lieferantenstamm. Die zuverlässigste Kontierung entsteht nicht aus einer Einzelfallbewertung, sondern daraus, dass ein wiederkehrender Lieferant erkannt und einer festen Zuordnung folgt. Wie diese Erkennung des Kreditorenstamms funktioniert und woran sie scheitert, ist ein eigenes Thema. Für die Systemauswahl genügt eine Feststellung: Ein Bestand mit gepflegten Kreditoren erreicht in jedem System bessere Ergebnisse als ein ungepflegter, und der Unterschied zwischen zwei Anbietern ist kleiner als der Unterschied zwischen gepflegt und ungepflegt.

Daraus folgt eine unbequeme Reihenfolge. Wer den Stamm vor der Einführung aufräumt, verbessert die Ergebnisse in jedem System, auch im bestehenden. Wer ihn nicht aufräumt, kauft ein System und behält das Problem.

Was vor dem Vergleich gemessen sein sollte

Drei Zahlen genügen, und sie stehen in jeder Auswertung.

Die Zahl der Belege im Monat, aufgeteilt nach Eingangs- und Ausgangsseite. Sie ist die Bezugsgröße für jede Aussage über Ersparnis und für jedes Angebot.

Der Anteil, der heute ohne Eingriff durchläuft. Wie diese Größe sauber definiert wird, beschreibt der Beitrag zur Automatisierungsquote. Ohne Ausgangswert gibt es später keinen Nachweis, dass sich etwas verbessert hat, sondern nur Eindrücke.

Die Zeit, die in Rückfragen steckt. Zwei Wochen lang mitschreiben, wie oft ein Beleg fehlt, wie oft nachgefragt werden muss und wie lange die Antwort dauert. Diese Zahl überrascht in den meisten Kanzleien, und sie zeigt, ob das Problem in der Kontierung oder in der Kommunikation liegt.

Erst mit diesen drei Zahlen lässt sich ein Angebot bewerten. Ohne sie ist jeder Systemvergleich eine Diskussion über Bildschirmmasken.

Fragen für den Demotermin

Eine Vorführung mit vorbereiteten Belegen zeigt wenig. Wer sie in eine belastbare Prüfung verwandeln will, findet die Systematik dafür im Beitrag zum Prüfen einer Demo. Für dieses Gespräch sind vor allem sieben Punkte relevant.

• Können wir eine eigene Stichprobe einreichen, die wir selbst zusammenstellen, einschließlich der Belege, an denen es heute hakt.
• Wie wird ein Beleg behandelt, der auf mehrere Konten oder Steuersätze aufzuteilen ist.
• Wie wird auf ein Automatikkonto gebucht, und wie wird der Buchungsschlüssel gesetzt.
• Hängt der Beleg nach der Übergabe am Buchungssatz, und über welchen Weg wird die Verknüpfung hergestellt.
• Wie wird gelernt, wenn wir eine Kontierung korrigieren, und wirkt die Korrektur nur beim betroffenen Mandanten oder darüber hinaus.
• Wie viele Arbeitsschritte bleiben nach der Einführung manuell, konkret benannt.
• Was passiert bei einer Kündigung mit den verarbeiteten Belegen und den erzeugten Buchungen, und in welchem Format bekommen wir sie heraus.

Der letzte Punkt wird fast nie gestellt und ist bei einem Vorsystem besonders wichtig, weil es Daten enthält, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Woran Pilotprojekte scheitern

Die häufigsten Fehler bei der Einführung eines Vorsystems haben wenig mit dem Anbieter zu tun.

Es gibt keinen Verantwortlichen. Ein Vorsystem braucht jemanden, der Regeln pflegt, Korrekturen nachhält und die Ergebnisse prüft. Ohne diese Person bleibt die Trefferquote auf dem Anfangsniveau, und nach einem halben Jahr gilt das System als enttäuschend.

Der Pilot wird mit dem einfachsten Mandanten gestartet. Das erzeugt schöne Zahlen und keine Erkenntnis. Sinnvoll ist eine Mischung: ein sauberer Bestand, ein schwieriger und einer mit hohem Volumen.

Die Umstellung wird mitten im Wirtschaftsjahr vorgenommen. Das erschwert jeden Vergleich, weil sich Zahlen aus zwei Verfahren im selben Jahr mischen. Ein Stichtag zum Jahreswechsel oder zumindest zum Quartalsanfang macht die Auswertung sauber.

Der Erfolg wird nicht gemessen. Ohne den Ausgangswert aus der Vorbereitung bleibt am Ende nur der Eindruck der beteiligten Personen, und der ist regelmäßig positiver oder negativer als die tatsächliche Entwicklung.

Die Mitarbeiter werden vor vollendete Tatsachen gestellt. Wer täglich bucht, kennt die Ausnahmen, an denen ein Verfahren scheitert. Diese Fälle gehören in die Prüfung, und die Personen, die sie kennen, gehören an den Tisch, bevor entschieden wird.

Die Prüfregeln werden nicht schriftlich festgelegt. Sobald Vorschläge kontrolliert statt Daten eingegeben werden, verändert sich die Fehlerlogik: Ein plausibel aussehender Vorschlag bekommt weniger Aufmerksamkeit als ein leeres Feld. Dagegen hilft eine kurze, verbindliche Liste der Fälle, die immer geprüft werden, unabhängig davon, wie sicher der Vorschlag wirkt. Übliche Kandidaten sind neue Lieferanten, Beträge über einer festgelegten Grenze, alles mit Auslandsbezug und alles, was steuerlich eine Wertung erfordert. Eine solche Regel passt auf eine halbe Seite und ist der wirksamste Einzelbeitrag zur Qualität nach der Einführung.

Was in beiden Systemen fehlt

Beide decken die Belegstrecke ab, und beide hören dort auf. Nicht enthalten sind die Arbeitsschritte, die in einer Kanzlei drumherum liegen:

• ein Portal, über das der Mandant Unterlagen einreicht und Dokumente erhält
• die digitale Freizeichnung von Auswertungen und Erklärungen
• die Fristen- und Aufgabenverwaltung über den Bestand hinweg
• die Prüfung eingehender Steuerbescheide
• die Erstellung der eigenen Honorarrechnungen nach StBVV

Wer nur die Kontierung löst, hat einen von mehreren Arbeitsschritten automatisiert. Genau an dieser Stelle setzt docunest an: Belege werden nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel an die DATEV übergeben, aber Mandantenportal, Freizeichnung, Aufgabenverwaltung, Bescheidprüfung und Honorarrechnungen liegen im selben System. Für Kanzleien, deren Zeit nicht nur im Buchen verschwindet, ist das der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einer Ablösung des Pendelordners.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, betrachtet üblicherweise auch diese Gegenüberstellungen:

• DATEV oder Finmatics
• Finmatics oder Tabula
• Tabula oder Candis
• Alternativen zu Tabula

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Wer heute mit dem DATEV-Automatisierungsservice arbeitet und dessen Ergebnisse akzeptabel findet, hat keinen zwingenden Grund zu wechseln. Wer an heterogenen Belegen, an Rückfragen und am Bankabgleich Zeit verliert, findet in einem spezialisierten Vorsystem messbare Entlastung.

Vor jeder Entscheidung steht dieselbe Messung: Wie viele Belege laufen im Monat durch, welcher Anteil davon läuft heute ohne Eingriff durch, und wo genau geht die Zeit verloren. Ohne diese drei Zahlen ist jeder Systemvergleich eine Geschmacksfrage.