Finmatics oder Tess: Zwei Wege zur automatischen Buchung

Beide Anbieter automatisieren die Buchhaltung für Kanzleien, unterscheiden sich aber in Herkunft, Bauform und Umgang mit Preisen so deutlich, dass die Wahl selten knapp ausfällt. Sie hängt an der Frage, wie die Kanzlei arbeiten will.

Zwei Herkünfte, zwei Bauformen

Finmatics kommt aus Wien und gehört zur Visma-Gruppe. Das System ist ein Vorsystem im klassischen Sinn: Belege werden in einer eigenen Oberfläche verarbeitet, geprüft und als Buchungsvorschlag an das Zielsystem übergeben. Laut Anbieter liegt ein Schwerpunkt auf aufteilungsbedürftigen Belegen, dazu kommt ein Trainingsbereich für die Kanzlei.

Tess wird von der Countful GmbH aus München entwickelt und tritt als KI-Agent auf, der in bestehenden Buchhaltungsbeständen mitarbeitet. Der Anbieter wirbt damit, dass keine neue Buchungsmaske gelernt wird und Korrekturen ausschließlich in DATEV-Rechnungswesen erfolgen, woraus das System lernt. Der Einstieg erfolgt über die Anbindung der Bankkonten.

Wo sie sich unterscheiden

Die drei Unterschiede, die tatsächlich zählen

Die Systemlandschaft. Finmatics bindet sechs Zielsysteme an, Tess konzentriert sich auf die DATEV. Für eine reine DATEV-Kanzlei ist die Breite kein Vorteil, sondern nicht genutzter Umfang. Für eine Kanzlei mit Mandaten in Österreich, mit BMD im Bestand oder mit größeren Mandanten auf einem ERP-System ist sie das entscheidende Kriterium.

Der Ort der Korrektur. Ein Vorsystem erzeugt einen zusätzlichen Arbeitsplatz mit klarer Prüfstelle vor der Übergabe. Ein Agent spart diesen Arbeitsplatz und verlagert die Kontrolle in den laufenden Bestand. Beides funktioniert, verlangt aber unterschiedliche Disziplin: einmal die Bereitschaft, in zwei Programmen zu arbeiten, einmal klare Regeln dafür, was selbstständig geschehen darf.

Die Preistransparenz. Finmatics nennt Zahlen, Tess nicht. Das ist kein Qualitätsurteil, verändert aber die Vorauswahl. Bei einem Anbieter lässt sich vor dem ersten Gespräch rechnen, beim anderen nicht.

Was die veröffentlichte Preisliste als Maßstab taugt

Die Zahlen von Finmatics eignen sich als Bezugsgröße für beide, weil sie eine Rechnung erlauben, die auch für ein Angebot ohne Preisliste gilt.

Das Basispaket kostet laut Preisliste 750 Euro monatlich bei Jahreszahlung und enthält 3.000 Buchungszeilen, was rechnerisch rund 25 Cent je Zeile ergibt. Bei 1.000 Zeilen sind es 75 Cent, weil die Grundlast unabhängig von der Menge anfällt.

Dazu kommen die Zusatzoptionen für Bankabgleich und Belegtransfer sowie das einmalige Onboarding von 1.990 Euro, das im ersten Jahr rund 166 Euro monatlich entspricht. Wer ein Angebot ohne Preisliste einholt, sollte es auf genau dieselbe Bezugsgröße bringen: Gesamtkosten über zwei Jahre geteilt durch die Zahl der verarbeiteten Belege.

Zwei Schwerpunkte, zwei Arten von Ersparnis

Die beiden Systeme setzen an unterschiedlichen Stellen der Kette an, und das entscheidet, welche Ersparnis überhaupt eintritt.

Wo viele Belege aufzuteilen sind, also Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, mit Kostenstellen oder mit gemischten Sachverhalten, liegt der Aufwand bei der Kontierung. Ein System mit Schwerpunkt auf Splitbuchungen greift dort direkt an.

Wo viele Zahlungen nicht sauber zu Rechnungen passen, also Teilzahlungen, Skontoabzüge, Sammelüberweisungen und Mahngebühren, liegt der Aufwand bei der Klärung. Ein System mit Schwerpunkt auf der Auszifferung greift dort an.

Beide Engpässe kommen vor, selten in gleichem Maß. Welcher überwiegt, lässt sich mit einer Strichliste über einen Monat feststellen, getrennt nach Zeit für Kontierung und Zeit für Klärung offener Posten.

Was das Anlernen unterscheidet

Beide Anbieter werben damit, dass ihr System besser wird. Der Unterschied liegt darin, wer das steuert.

Ein Trainingsbereich erlaubt es, Zuordnungen und Regeln bewusst zu hinterlegen, unabhängig davon, ob gerade ein passender Beleg vorliegt. Das kostet Zeit und macht das Verhalten prüfbar. In Kanzleien, in denen eine erfahrene Person die Buchhaltung mehrerer Mandate verantwortet, trägt sich dieser Aufwand schnell.

Das Lernen aus laufenden Korrekturen verlangt keine zusätzliche Arbeit, ist dafür schwerer zu prüfen, weil nicht sichtbar wird, was gelernt wurde. In Kanzleien mit wechselnden Bearbeitern ist es der geringere Reibungspunkt, weil niemand zusätzliche Pflege übernehmen muss.

Für die Auswahl zählt weniger die Bauform als die Steigung: Wie stark sinkt die Zahl der Korrekturen zwischen dem ersten und dem dritten Monat. Wie sich das messen lässt, behandelt der Beitrag zum Messen der Automatisierungsquote.

Nachvollziehbarkeit und Verantwortung

Je selbstständiger ein System arbeitet, desto genauer gehört geregelt, was nachvollziehbar bleibt.

Drei Fragen gehören in beide Gespräche. Ist erkennbar, welche Buchung maschinell entstanden ist. Lässt sich ein Lauf zurücknehmen, wenn eine systematische Fehlzuordnung auffällt. Und bleibt protokolliert, auf welcher Grundlage eine Zuordnung erfolgte.

Bei einem Vorsystem ist die Antwort meist einfacher, weil der Übergabezeitpunkt eine natürliche Grenze bildet. Bei einem Agenten im Bestand gehört sie ausdrücklich geklärt. Die Verantwortung für die Richtigkeit liegt in beiden Fällen unverändert bei der Kanzlei, und die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit gelten unabhängig davon, wer gebucht hat. Was daraus folgt, behandelt der Beitrag zu den GoBD-Grundsätzen.

Wo beide an dieselbe Grenze stoßen

Beide setzen voraus, dass Belege und Kontoumsätze verfügbar sind.

Wo Mandanten Unterlagen verspätet oder unvollständig liefern, verbessert keines der beiden Systeme den entscheidenden Teil. Der Aufwand für das Einsammeln, Sortieren und Nachfassen bleibt bestehen, und in vielen Kanzleien ist er größer als die Buchung.

Das ist kein Einwand gegen die Anbieter, sondern eine Frage des Zuschnitts. Wer diesen Teil lösen will, sucht zusätzlich ein Portal oder ein System, das Eingang und Verarbeitung verbindet.

Fragen für den Demotermin

Diese Fragen sind bei beiden dieselben und trennen die Antworten schnell.

Welche Sonderfälle laufen heute ohne Eingriff? Konkret: Skonto, Teilzahlung, Sammelzahlung, Fremdwährung, Mahngebühr, Reverse-Charge.

Wie viele Korrekturen sind im ersten und im dritten Monat zu erwarten? Wer keine Bandbreite nennt, hat es bei Bestandskunden nicht gemessen.

Was passiert bei einer Zahlung ohne Beleg und bei einem Beleg ohne Zahlung? Beides ist Alltag.

Welche Angaben braucht das System zum Start, und wer stellt sie bereit? Bankzugänge, Kontenrahmen und Lieferantenzuordnungen kosten Vorlaufzeit.

Wie sieht der Ausstieg aus? Belege, Zuordnungen und Historie müssen exportierbar sein.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, betrachtet üblicherweise auch diese Beiträge:

• Tabula oder Tess
• Finmatics oder Tabula
• Alternativen zu Finmatics
• Alternativen zu Tess

Fazit

Finmatics passt zu Kanzleien mit hohem Belegvolumen, vielen aufteilungsbedürftigen Belegen und gemischter Systemlandschaft, insbesondere mit Bezug nach Österreich. Der veröffentlichte Preis macht die Vorauswahl einfach, das Onboarding und die Zusatzoptionen gehören in die Rechnung.

Tess passt zu reinen DATEV-Kanzleien, in denen niemand eine zweite Oberfläche lernen soll und in denen die Klärung offener Posten den größeren Zeitanteil ausmacht. Für die Vorauswahl ist ein Angebot nötig, weil keine Preisliste vorliegt.

Entschieden wird die Frage nicht an Funktionslisten, sondern an denselben echten Belegen und Zahlungen über mehrere Wochen, bei beiden Anbietern mit demselben Material.