Finmatics oder Tess: Zwei Wege zur automatischen Buchung

Beide automatisieren die Buchhaltung für Kanzleien. In Herkunft, Bauform und Umgang mit Preisen liegen sie so weit auseinander, dass die Wahl selten knapp ausfällt. Sie hängt daran, wie die Kanzlei arbeiten will.

Zwei Herkünfte, zwei Bauformen

Finmatics kommt aus Wien und gehört zur Visma-Gruppe. Ein Vorsystem im klassischen Sinn. Belege werden in einer eigenen Oberfläche verarbeitet, geprüft und als Buchungsvorschlag an das Zielsystem übergeben. Laut Anbieter liegt ein Schwerpunkt auf aufteilungsbedürftigen Belegen. Dazu kommt ein Trainingsbereich für die Kanzlei.

Tess kommt von der Countful GmbH aus München und tritt als KI-Agent auf, der in bestehenden Buchhaltungsbeständen mitarbeitet. Der Anbieter wirbt damit, dass keine neue Buchungsmaske gelernt wird: Korrigiert wird ausschließlich in DATEV-Rechnungswesen, und daraus lernt das System. Eingestiegen wird über die Bankkonten. Wer nur diesen einen Anbieter prüft, findet die Einzelbetrachtung unter Tess im Vergleich.

Wo sie sich unterscheiden

Die drei Unterschiede, die tatsächlich zählen

Der Kreis der Zielsysteme. Sechs bei Finmatics, die DATEV bei Tess. Eine reine DATEV-Kanzlei gewinnt durch die Breite nichts, sie zahlt für ungenutzten Umfang. Steht dagegen ein Mandat in Österreich im Bestand, liegt BMD im Haus oder sitzt ein größerer Mandant auf einem ERP-System, dann fällt die Wahl an dieser Stelle.

Der Ort der Korrektur. Ein Vorsystem erzeugt einen zusätzlichen Arbeitsplatz mit klarer Prüfstelle vor der Übergabe. Ein Agent spart diesen Arbeitsplatz und verlagert die Kontrolle in den laufenden Bestand. Beides funktioniert. Nur verlangt es unterschiedliche Disziplin: hier die Bereitschaft, in zwei Programmen zu arbeiten, dort klare Regeln dafür, was selbstständig geschehen darf.

Die Preistransparenz. Bei Finmatics stehen die Zahlen im Netz, bei Tess nicht. Qualität misst das nicht. Die Vorauswahl verändert es trotzdem: Beim einen lässt sich vor dem ersten Gespräch rechnen, beim anderen erst danach.

Was die veröffentlichte Preisliste als Maßstab taugt

Die Zahlen von Finmatics taugen als Bezugsgröße für beide. Sie erlauben eine Rechnung, die auch auf ein Angebot ohne Preisliste passt.

Das Basispaket kostet laut Preisliste 750 Euro monatlich bei Jahreszahlung und enthält 3.000 Buchungszeilen. Rechnerisch rund 25 Cent je Zeile. Wer nur 1.000 Zeilen füllt, zahlt 75 Cent, denn die Grundlast fällt unabhängig von der Menge an.

Dazu kommen die Zusatzoptionen für Bankabgleich und Belegtransfer. Und das einmalige Onboarding von 1.990 Euro, im ersten Jahr rund 166 Euro monatlich. Wer ein Angebot ohne Preisliste einholt, bringt es auf genau dieselbe Bezugsgröße: Gesamtkosten über zwei Jahre, geteilt durch die Zahl der verarbeiteten Belege.

Zwei Schwerpunkte, zwei Arten von Ersparnis

Die beiden setzen an unterschiedlichen Stellen der Kette an. Davon hängt ab, welche Ersparnis überhaupt eintritt.

Wo viele Belege aufzuteilen sind, also Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, mit Kostenstellen oder mit gemischten Sachverhalten, liegt der Aufwand bei der Kontierung. Ein System mit Schwerpunkt auf Splitbuchungen greift dort direkt an.

Wo viele Zahlungen nicht sauber zu Rechnungen passen, also Teilzahlungen, Skontoabzüge, Sammelüberweisungen und Mahngebühren, liegt der Aufwand bei der Klärung. Ein System mit Schwerpunkt auf der Auszifferung greift dort an.

Beide Engpässe kommen vor. Selten in gleichem Maß. Welcher überwiegt, zeigt eine Strichliste über einen Monat, getrennt nach Zeit für Kontierung und Zeit für Klärung offener Posten.

Was das Anlernen unterscheidet

Beide Anbieter werben damit, dass ihr System besser wird. Gesteuert wird das unterschiedlich.

Ein Trainingsbereich erlaubt es, Zuordnungen und Regeln bewusst zu hinterlegen, unabhängig davon, ob gerade ein passender Beleg vorliegt. Das kostet Zeit und macht das Verhalten prüfbar. In Kanzleien, in denen eine erfahrene Person die Buchhaltung mehrerer Mandate verantwortet, trägt sich dieser Aufwand schnell.

Das Lernen aus laufenden Korrekturen kostet keine zusätzliche Arbeit. Prüfen lässt es sich dafür kaum: Was gelernt wurde, wird nicht sichtbar. Wo die Bearbeiter wechseln, reibt es dennoch weniger. Niemand muss zusätzliche Pflege übernehmen.

Für die Auswahl zählt die Steigung mehr als die Bauform. Also: Wie stark sinkt die Zahl der Korrekturen zwischen dem ersten und dem dritten Monat. Eine Anleitung dazu gibt es beim Messen der Automatisierungsquote.

Nachvollziehbarkeit und Verantwortung

Je selbstständiger ein System arbeitet, desto genauer gehört geregelt, was nachvollziehbar bleibt.

Bei beiden Anbietern gehört nachgefragt, ob eine maschinell entstandene Buchung als solche erkennbar ist. Ob sich ein Lauf zurücknehmen lässt, wenn eine systematische Fehlzuordnung auffällt. Und ob protokolliert bleibt, worauf eine Zuordnung beruhte.

Bei einem Vorsystem fällt die Antwort meist leichter, denn der Übergabezeitpunkt bildet eine natürliche Grenze. Bei einem Agenten im Bestand gehört sie ausdrücklich geklärt. Die Verantwortung für die Richtigkeit liegt so oder so bei der Kanzlei. Und die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit nach den GoBD-Grundsätzen gelten unabhängig davon, wer gebucht hat.

Wo beide an dieselbe Grenze stoßen

Beide setzen voraus, dass Belege und Kontoumsätze verfügbar sind.

Liefern Mandanten verspätet oder unvollständig, hilft keines der beiden Systeme am wichtigsten Punkt. Einsammeln, Sortieren, Nachfassen: Dieser Aufwand bleibt. In vielen Kanzleien ist er größer als die Buchung.

Das ist kein Einwand gegen die Anbieter, sondern eine Frage des Zuschnitts. Wer diesen Teil lösen will, sucht zusätzlich ein Portal oder ein System, das Eingang und Verarbeitung verbindet.

Fragen für den Demotermin

Diese Fragen sind bei beiden dieselben. Die Antworten trennen schnell.

Welche Sonderfälle laufen heute ohne Eingriff? Konkret: Skonto, Teilzahlung, Sammelzahlung, Fremdwährung, Mahngebühr, Reverse-Charge.

Wie viele Korrekturen sind im ersten und im dritten Monat zu erwarten? Wer keine Bandbreite nennt, hat es bei Bestandskunden nicht gemessen.

Was passiert bei einer Zahlung ohne Beleg und bei einem Beleg ohne Zahlung? Beides ist Alltag.

Welche Angaben braucht das System zum Start, und wer stellt sie bereit? Bankzugänge, Kontenrahmen und Lieferantenzuordnungen kosten Vorlaufzeit.

Wie sieht der Ausstieg aus? Belege, Zuordnungen und Historie müssen exportierbar sein, und zwar geklärt zu Beginn des Vertrags statt an seinem Ende.

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Fazit

Finmatics ist die Wahl bei hohem Belegvolumen, vielen aufteilungsbedürftigen Belegen und mehreren Buchführungssystemen nebeneinander, vor allem mit Bezug nach Österreich. Die Vorauswahl gelingt ohne Gespräch. Onboarding und Zusatzoptionen gehören in die Rechnung.

Tess zielt auf reine DATEV-Kanzleien. Niemand soll dort eine zweite Oberfläche lernen, und die Klärung offener Posten frisst den größeren Zeitanteil. Ohne Preisliste braucht die Vorauswahl hier ein Angebot.

Entschieden wird die Frage an denselben echten Belegen und Zahlungen über mehrere Wochen, bei beiden Anbietern mit demselben Material. Funktionslisten helfen dabei nicht.