Finmatics oder Tabula: Zwei KI-Vorsysteme im direkten Vergleich

Wer in Deutschland ein Vorsystem für die Belegverarbeitung sucht, landet fast zwangsläufig bei diesen beiden. Sie sind sich in der Rolle ähnlich und in der Ausrichtung nicht.

Die gemeinsame Rolle

Beide sitzen vor der Buchführung. Belege laufen hinein, Buchungen laufen heraus, und die Buchführung selbst bleibt im führenden System. Beide erzeugen keine Bilanz, keinen Lohn und keine Steuererklärung, und beide treten auch nicht mit diesem Anspruch auf.

Der Rückweg funktioniert bei beiden über die DATEV-Schnittstellen. Der saubere Weg ist der Buchungsdatenservice, weil dabei die Belegverknüpfung automatisch gesetzt wird und der Beleg am Buchungssatz hängt.

Wo sie sich unterscheiden

Die drei Unterschiede, die tatsächlich zählen

Die Breite der Zielsysteme. Finmatics bindet sechs Systeme an, Tabula konzentriert sich auf die DATEV. Für eine reine DATEV-Kanzlei ist das kein Vorteil, sondern nur Ballast, den man nicht nutzt. Für eine Kanzlei mit Mandanten in Österreich, mit BMD im Bestand oder mit größeren Mandanten auf SAP oder Microsoft Business Central ist es der entscheidende Punkt.

Die Tiefe innerhalb der DATEV-Welt. Tabula deckt nach Anbieterangaben mehr als die Eingangsseite ab: Debitoren, Bank, Mahnwesen, Sammelüberweisungen, Rechnungsausgang. Damit rückt es näher an das heran, was ein Mandant unter Buchhaltung versteht, und weiter weg von einem reinen Kontierungswerkzeug.

Die Preistransparenz. Finmatics nennt Zahlen, Tabula nicht. Das ist kein Qualitätsurteil, für die Vorauswahl aber ein realer Unterschied: Bei Finmatics lässt sich vor dem ersten Gespräch ausrechnen, ob sich der Dienst für den eigenen Bestand trägt. Bei Tabula geht das nicht.

Was die Preisfrage praktisch bedeutet

Die veröffentlichte Rechnung von Finmatics eignet sich als Maßstab für beide. Bei 3.000 Buchungszeilen im Monat und dem Basispaket liegt der Preis bei rund 25 Cent je Zeile. Bei 1.000 Zeilen sind es 75 Cent, weil die Grundlast dieselbe bleibt.

Daraus folgt eine Prüfregel, die unabhängig vom Anbieter gilt: Ein Paketpreis mit Setup-Gebühr ist eine Fixkostenentscheidung. Wer sein monatliches Volumen nicht kennt, kann keinen der beiden bewerten. Die Zahl steht in jeder Auswertung, und sie sollte vor jedem Demotermin auf dem Tisch liegen.

Was sich nach der Einführung im Alltag verändert

Ein Vorsystem verändert nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern die Art der Arbeit, und darauf sind Kanzleien selten vorbereitet. Vier Verschiebungen treten regelmäßig auf, unabhängig vom Anbieter.

Aus Eingeben wird Kontrollieren. Das ist schneller, aber es ist eine andere Tätigkeit mit einer anderen Fehlerlogik. Beim Eingeben entsteht ein Fehler durch einen Tippfehler und fällt meist auf. Beim Kontrollieren entsteht er durch Wegsehen und fällt nicht auf, weil ein plausibel aussehender Vorschlag weniger Aufmerksamkeit bekommt als ein leeres Feld. Dagegen hilft nur eine Regel, die schriftlich festgehalten wird: Welche Fälle werden immer geprüft, unabhängig davon, wie sicher der Vorschlag aussieht. Übliche Kandidaten sind neue Lieferanten, Beträge über einer festgelegten Grenze, alles mit Auslandsbezug und alles, was steuerlich eine Wertung erfordert.

Die Arbeit verlagert sich zeitlich nach vorn. Statt am Monatsende einen Stapel abzuarbeiten, laufen Belege fortlaufend ein und wollen fortlaufend geprüft werden. Das ist der eigentliche Vorteil, weil Rückfragen früher gestellt werden und der Monatsabschluss nicht mehr auf Antworten wartet. Es verlangt aber eine andere Tagesorganisation, und wenn diese Umstellung ausbleibt, entsteht lediglich ein zusätzlicher Arbeitsvorrat neben dem alten.

Die Rollen ändern sich. Erfahrene Kräfte verbringen weniger Zeit mit Standardfällen und mehr mit Ausnahmen. Das ist eine fachlich anspruchsvollere Arbeit und für viele eine Aufwertung, für manche aber auch der Verlust einer Tätigkeit, die sie schnell und sicher beherrscht haben. Diese Verschiebung anzusprechen, bevor sie eintritt, erspart einen Teil des Widerstands, der sonst als Kritik am System erscheint.

Die Anforderungen an die Stammdatenpflege steigen. Was früher im Kopf der Sachbearbeiterin lag, muss nun im System hinterlegt sein, damit es wirken kann. Feste Zuordnungen, Kreditorenstamm, Regeln für wiederkehrende Sachverhalte: Diese Pflege ist neue Arbeit, sie zahlt sich aus, und sie fällt weg, wenn niemand dafür zuständig ist.

Wer diese vier Punkte vor der Einführung bespricht, bekommt eine realistische Erwartungshaltung. Wer sie ausspart, hat nach einem halben Jahr eine Diskussion über die Qualität des Anbieters, bei der es eigentlich um die eigene Organisation geht.

Wo die Zeit tatsächlich verschwindet

Für die Frage, ob eines der beiden Systeme das richtige ist, hilft eine nüchterne Aufteilung des Aufwands je Beleg. Er besteht aus fünf Schritten, und ein Kontierungssystem wirkt vollständig nur auf einen davon.

Das Beschaffen: feststellen, dass ein Beleg fehlt, nachfragen, erinnern, nachhalten. Das Erfassen: Daten übernehmen, Konto und Steuerschlüssel setzen. Das Prüfen: den Vorschlag ansehen und verantworten. Das Klären: die Rückfrage, wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist, mit der Wartezeit bis zur Antwort. Das Ablegen: Verknüpfung mit dem Buchungssatz und dauerhafte Auffindbarkeit.

Beide hier verglichenen Systeme setzen am zweiten Schritt an und berühren den dritten und fünften. Der erste und der vierte Schritt hängen am Ablauf zwischen Kanzlei und Mandant und verändern sich durch die Wahl des Kontierungssystems kaum. In vielen Beständen sind aber genau diese beiden die größten Posten.

Die Messung dafür ist einfach und dauert zwei Wochen: bei jedem bearbeiteten Beleg eine Strichliste über die fünf Schritte führen, grob geschätzte Minuten genügen. Das Ergebnis ist genauer als jede Hochrechnung aus Durchschnittswerten und beantwortet die Vorfrage, die vor der Anbieterfrage steht. Liegt der Schwerpunkt beim Erfassen, ist ein spezialisiertes Kontierungssystem der richtige Hebel, und dann lohnt der Vergleich der beiden im Detail. Liegt er beim Beschaffen und Klären, wirkt jedes Kontierungssystem nur auf den kleineren Teil, und die Entscheidung sollte über den gesamten Ablauf getroffen werden statt über die Trefferquote.

Wie man zwei Vorsysteme überhaupt vergleichbar macht

Zwei Vorführungen an zwei Terminen ergeben keinen Vergleich, sondern zwei Eindrücke. Wer eine Entscheidung treffen will, die auch in einem Jahr noch trägt, braucht ein Verfahren, das beide Systeme unter identischen Bedingungen zeigt. Der Aufwand dafür liegt bei etwa zwei Tagen und ist gut investiert.

Die Stichprobe wird einmal zusammengestellt und beiden Anbietern identisch vorgelegt. Sinnvoll sind ungefähr hundert Belege aus dem eigenen Bestand, bewusst gemischt: wiederkehrende Eingangsrechnungen bekannter Lieferanten, Einzelfälle unbekannter Lieferanten, Belege mit gemischten Steuersätzen, ein paar schlecht fotografierte Papierbelege, Kreditkartenabrechnungen, Gutschriften, Storni. Musterbelege des Anbieters zeigen nichts, weil sie den Normalfall abbilden, den beide Systeme beherrschen.

Die Messgrößen werden vorher festgelegt. Anteil der Belege, die ohne Eingriff korrekt kontiert wurden. Anteil der Belege, die zwar kontiert wurden, aber falsch. Anteil derjenigen, die zur Klärung zurückgegeben wurden. Zeit je Beleg für die Nachbearbeitung. Die zweite Größe ist die wichtigste, und sie wird am häufigsten übersehen: Ein System, das viel zurückgibt, ist unbequem, ein System, das viel falsch durchlaufen lässt, ist teuer.

Die Bewertung macht dieselbe Person für beide Systeme. Zwei Bewertende erzeugen zwei Maßstäbe, insbesondere bei der Frage, was noch als richtig gilt.

Der Ausgangswert wird mitgemessen. Wie das eigene Verfahren heute abschneidet, gehört in dieselbe Tabelle. Ohne diesen Wert wird gegen ein Gefühl verglichen. Die saubere Definition dieser Größe beschreibt der Beitrag zur Automatisierungsquote, eine systematische Vorlage für den Termin selbst der Beitrag zum Prüfen einer Demo.

Was hinter einer Trefferquote steckt

Jeder Anbieter nennt eine Zahl, und die Zahlen sind meist hoch. Sie sind trotzdem nicht vergleichbar, weil sie unterschiedliche Dinge messen. Vier Rückfragen entzaubern jede Prozentangabe.

Bezogen worauf. Auf alle Belege, auf alle eingelesenen Felder oder auf die Belege, die das System selbst als sicher eingestuft hat. Die dritte Variante ist rechnerisch immer die höchste und praktisch die aussagenärmste, weil die unsicheren Fälle aus der Rechnung fallen und genau sie die Arbeit machen.

Ab welchem Zeitpunkt. Nach der Einrichtung, nach drei Monaten Anlernen oder im eingeschwungenen Zustand. Die Kurve steigt in den ersten Monaten deutlich, und eine Zahl ohne Zeitangabe kann jeden Punkt dieser Kurve meinen.

In welchem Bestand. Ein Mandant mit dreißig wiederkehrenden Lieferanten erreicht in jedem System hohe Werte. Ein Bestand mit vielen Einzelfällen erreicht sie in keinem. Die Zahl beschreibt deshalb den Bestand mindestens ebenso sehr wie das System.

Was als Treffer gilt. Nur das Sachkonto oder auch Steuerschlüssel, Kostenstelle und Belegfeld. Eine Kontierung mit richtigem Konto und falschem Steuerschlüssel ist kein Treffer, sondern eine Nacharbeit, die zusätzlich das Risiko einer fehlerhaften Voranmeldung trägt.

Aus denselben Gründen ist ein System, das seine Unsicherheit offen anzeigt, im Alltag wertvoller als eines, das jede Buchung selbstbewusst durchreicht. Welche Fälle grundsätzlich schwierig bleiben, ordnet der Beitrag zu den Grenzen der KI-Buchhaltung ein, und diese Grenzen gelten für jeden Anbieter in diesem Markt.

Die Übergabe im Detail

Weil beide Systeme ihre Ergebnisse abgeben und nicht selbst fortführen, entscheidet die Qualität der Übergabe über den Nutzen. Übertragen wird dabei kein Betrag, sondern ein Satz von Feldern, und jedes davon kann stimmen oder nicht.

Zu jedem Buchungssatz gehören Umsatz und Soll-Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld mit der Rechnungsnummer, Buchungstext und, soweit einschlägig, ein Steuerschlüssel. Je nach Bestand kommen Kostenstelle, Fälligkeit und Skontobetrag hinzu. Ein falsch belegtes Feld erzeugt selten eine Fehlermeldung und häufig eine Buchung, die formal durchläuft und inhaltlich nachgearbeitet werden muss. Dieser Fehler ist der teure, weil er erst bei der Prüfung auffällt.

Der klassische Stolperstein sind Automatikkonten und Buchungsschlüssel. Bei einem Automatikkonto ergibt sich der Steuersatz aus dem Konto, und ein zusätzlich gesetzter Schlüssel führt entweder zur Ablehnung oder zu einem falschen Steuerausweis. In der Vorführung lässt sich das in zwei Minuten prüfen: einen Vorsteuerbeleg auf ein Automatikkonto buchen lassen und die erzeugte Zeile ansehen.

Der zweite Punkt ist die Belegverknüpfung. Eine Buchung ohne den zugehörigen Beleg fällt im Alltag nicht auf und in der Prüfung sofort. Wer ein Vorsystem einsetzt, verlängert die Kette vom Beleg bis zur Auswertung um einen Schritt, und dieser Schritt gehört in die Verfahrensdokumentation. Die Frage, ob der Beleg nach der Übergabe am Buchungssatz hängt, gehört deshalb vor jede Frage nach der Trefferquote.

Was Vertrag und Betrieb regeln müssen

Bei einem Anbieter mit veröffentlichter Preisliste und einem ohne unterscheiden sich die Verhandlungen, die Punkte selbst nicht.

Die Zähleinheit. Kontingente werden in Buchungszeilen gemessen, nicht in Belegen. Ein Beleg, der auf drei Konten aufzuteilen ist, erzeugt drei Zeilen. Ausgerechnet die Fälle mit dem größten Nutzen verbrauchen damit das meiste Kontingent. Für die Kalkulation ist die Zahl der Buchungszeilen aus der Auswertung der richtige Ausgangswert, nicht die geschätzte Zahl der Belege.

Über- und Unterschreitung. Was passiert bei einem Monat über dem Kontingent, und verfallen nicht genutzte Zeilen. Bei saisonalen Beständen macht diese Regelung mehrere hundert Euro im Jahr aus.

Laufzeit im Verhältnis zur Einrichtung. Eine einmalige Einrichtungsgebühr amortisiert sich nicht in einem Quartal. Laufzeit und Kündigungsfrist gehören in dieselbe Betrachtung wie der Monatspreis.

Der Datenexport bei Beendigung. In welchem Format und Umfang werden Belege und erzeugte Buchungen herausgegeben. Ein Vorsystem enthält aufbewahrungspflichtige Daten, und die Frist läuft nach der Kündigung weiter.

Die Auftragsverarbeitung. Belegdaten sind Mandantendaten, die Verantwortung bleibt bei der Kanzlei. Vertrag, Serverstandorte und Löschregeln gehören in die Prüfung und nicht in den letzten Termin vor dem Start.

Die Zuständigkeit im Haus. Jedes Vorsystem braucht eine Person, die Regeln pflegt, Korrekturen nachhält und die Ergebnisse stichprobenweise prüft. Ohne sie bleibt die Trefferquote auf dem Anfangsniveau, und nach einem halben Jahr gilt der Anbieter als enttäuschend, obwohl niemand mit ihm gearbeitet hat.

Typische Fehler bei der Auswahl

Die Systeme werden nach Funktionsumfang sortiert. Mehr Funktionen sind kein Vorteil, wenn sie nicht genutzt werden. Für eine reine DATEV-Kanzlei ist eine breite Systemanbindung kein Gewinn, und für eine Kanzlei ohne Rechnungsausgang im Mandat ist eine Ausgangsrechnungsfunktion kein Argument. Der Vergleich sollte an der eigenen Anforderungsliste hängen, nicht an der längeren Tabelle.

Der Pilot startet mit dem einfachsten Mandanten. Das erzeugt gute Zahlen und keine Erkenntnis. Sinnvoll ist eine Mischung aus einem sauberen Bestand, einem schwierigen und einem mit hohem Volumen.

Die eigene Vorarbeit wird ausgeblendet. Kontenrahmen, Kreditorenstamm und feste Zuordnungen bestimmen das Ergebnis stärker als die Wahl zwischen zwei Anbietern. Der Unterschied zwischen gepflegtem und ungepflegtem Stamm ist regelmäßig größer als der Unterschied zwischen den beiden Systemen.

Der Preis wird ohne Zusatzoptionen verglichen. Funktionen, die für den produktiven Betrieb erforderlich sind, gehören in den Vergleichspreis und nicht in eine Fußnote.

Es wird nichts gemessen. Ohne den Ausgangswert vor der Einführung bleibt am Ende der Eindruck der Beteiligten, und der ist regelmäßig positiver oder negativer als die tatsächliche Entwicklung. Zwei Zahlen genügen: Belege je Monat und Anteil ohne Eingriff. Beide stehen in der Auswertung und kosten einen halben Tag.

Was beide nicht tun

Beide lösen die Belegstrecke und hören dort auf. Nicht enthalten sind:

• das Portal, über das der Mandant Unterlagen einreicht und Dokumente zurückerhält
• die digitale Freizeichnung von Auswertungen und Erklärungen
• die Fristen- und Aufgabenverwaltung über den Bestand hinweg
• die Prüfung eingehender Steuerbescheide
• die eigenen Honorarrechnungen nach StBVV

Für Kanzleien, deren Engpass die Kontierung ist, spielt das keine Rolle. Für Kanzleien, deren Zeit in der Kommunikation mit dem Mandanten verschwindet, in Rückfragen, in nachgeforderten Belegen und im Versand von Unterlagen, löst ein reines Kontierungssystem den kleineren Teil des Problems.

docunest deckt beides in einem System ab: die automatische Kontierung nach SKR03 oder SKR04 mit Übergabe als Buchungsstapel und daneben Mandantenportal, Freizeichnung, Dateiaustausch, Aufgabenverwaltung, Bescheidprüfung und Honorarrechnungen. Wer ohnehin zwei Systeme einführen müsste, eines für den Mandantenkontakt und eines für die Kontierung, sollte diese Variante in den Vergleich aufnehmen.

Für wen was

Finmatics passt zu Kanzleien mit hohem Belegvolumen, vielen aufteilungsbedürftigen Belegen und gemischter Systemlandschaft, insbesondere mit Bezug nach Österreich. Der veröffentlichte Preis macht die Vorauswahl einfach.

Tabula passt zu reinen DATEV-Kanzleien in Deutschland, die nicht nur die Eingangsseite automatisieren wollen, sondern auch Debitoren, Bank und Zahlungsverkehr in einem Ablauf halten möchten.

Keines von beiden passt, wenn die eigentliche Belastung außerhalb der Buchhaltung liegt. Dann ist die Kontierung nur ein Teilstück, und die Entscheidung sollte über den gesamten Arbeitsablauf getroffen werden statt über die Trefferquote beim Buchen.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, betrachtet üblicherweise auch diese Gegenüberstellungen:

• DATEV oder Finmatics
• DATEV oder Tabula
• Candis oder Finmatics

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.