Finmatics oder Tabula: Zwei KI-Vorsysteme im direkten Vergleich

Wer in Deutschland ein Vorsystem für die Belegverarbeitung sucht, landet fast zwangsläufig bei diesen beiden. In der Rolle ähneln sie sich. In der Ausrichtung nicht.

Die gemeinsame Rolle

Beide sitzen vor der Buchführung. Belege laufen hinein, Buchungen laufen heraus. Die Buchführung selbst bleibt im führenden System. Keine Bilanz, kein Lohn, keine Steuererklärung. Mit diesem Anspruch tritt auch keines der beiden auf.

Der Rückweg läuft über die DATEV-Schnittstellen. Sauber ist der Buchungsdatenservice: Die Belegverknüpfung wird automatisch gesetzt, der Beleg hängt am Buchungssatz.

Wo sie sich unterscheiden

Die drei Unterschiede, die tatsächlich zählen

Die Breite der Zielsysteme. Finmatics bindet sechs Systeme an, Tabula konzentriert sich auf die DATEV. Für eine reine DATEV-Kanzlei ist das kein Vorteil. Nur Ballast. Mandanten in Österreich, BMD im Bestand, größere Mandanten auf SAP oder Microsoft Business Central: Dann trägt genau diese Breite die Entscheidung. Einzeln gegenübergestellt sind die beiden unter Finmatics und Tabula.

Die Tiefe innerhalb der DATEV-Welt. Tabula deckt nach Anbieterangaben mehr ab als die Eingangsseite: Debitoren, Bank, Mahnwesen, Sammelüberweisungen, Rechnungsausgang. Das rückt es näher an das, was ein Mandant unter Buchhaltung versteht. Und weiter weg vom reinen Kontierungswerkzeug.

Die Preistransparenz. Finmatics nennt Zahlen, Tabula nicht. Über Qualität sagt das nichts. Für die Vorauswahl macht es trotzdem einen Unterschied: Bei Finmatics lässt sich vor dem ersten Gespräch ausrechnen, ob sich der Dienst für den eigenen Bestand trägt. Bei Tabula geht das nicht.

Was die Preisfrage praktisch bedeutet

Die veröffentlichte Rechnung von Finmatics taugt als Maßstab für beide. Basispaket, 3.000 Buchungszeilen im Monat: rund 25 Cent je Zeile. Bei 1.000 Zeilen sind es 75 Cent. Die Grundlast bleibt ja dieselbe.

Daraus folgt eine Prüfregel für jeden Anbieter dieser Art. Ein Paketpreis mit Setup-Gebühr ist eine Fixkostenentscheidung. Wer sein monatliches Volumen nicht kennt, kann keinen der beiden bewerten. Die Zahl steht in jeder Auswertung. Sie gehört vor den Demotermin, nicht danach.

Was sich nach der Einführung im Alltag verändert

Ein Vorsystem verkürzt die Bearbeitungszeit und ändert dabei die Art der Arbeit. Darauf sind Kanzleien selten vorbereitet. Die folgenden Verschiebungen treten regelmäßig auf, unabhängig vom Anbieter.

Aus Eingeben wird Kontrollieren. Das geht schneller. Es ist aber eine andere Tätigkeit mit einer anderen Fehlerlogik. Beim Eingeben entsteht der Fehler durch einen Tippfehler und fällt meist auf. Beim Kontrollieren entsteht er durch Wegsehen. Ein plausibel aussehender Vorschlag bekommt weniger Aufmerksamkeit als ein leeres Feld, und deshalb fällt er nicht auf. Dagegen hilft eine schriftlich festgehaltene Regel: Welche Fälle werden immer geprüft, egal wie sicher der Vorschlag aussieht. Übliche Kandidaten sind neue Lieferanten, Beträge über einer festgelegten Grenze, alles mit Auslandsbezug und alles, was steuerlich eine Wertung erfordert.

Die Arbeit verlagert sich zeitlich nach vorn. Statt am Monatsende einen Stapel abzuarbeiten, laufen Belege fortlaufend ein und wollen fortlaufend geprüft werden. Darin liegt der eigentliche Vorteil: Rückfragen werden früher gestellt, der Monatsabschluss wartet nicht mehr auf Antworten. Es verlangt eine andere Tagesorganisation. Bleibt die aus, entsteht nur ein zusätzlicher Arbeitsvorrat neben dem alten.

Die Rollen ändern sich. Erfahrene Kräfte verbringen weniger Zeit mit Standardfällen und mehr mit Ausnahmen. Fachlich ist das anspruchsvoller, für viele eine Aufwertung. Für manche ist es der Verlust einer Tätigkeit, die sie schnell und sicher beherrscht haben. Wer die Verschiebung anspricht, bevor sie eintritt, erspart sich einen Teil des Widerstands, der sonst als Kritik am System erscheint.

Die Anforderungen an die Stammdatenpflege steigen. Was früher im Kopf der Sachbearbeiterin lag, muss im System hinterlegt sein, damit es wirken kann. Feste Zuordnungen, Kreditorenstamm, Regeln für wiederkehrende Sachverhalte. Diese Pflege ist neue Arbeit. Sie zahlt sich aus, und sie fällt weg, wenn niemand dafür zuständig ist.

Wer das vor der Einführung bespricht, bekommt eine realistische Erwartungshaltung. Wer es ausspart, führt nach einem halben Jahr eine Diskussion über die Qualität des Anbieters. Gemeint ist dann die eigene Organisation.

Wo die Zeit tatsächlich verschwindet

Für die Frage, ob eines der beiden Systeme das richtige ist, hilft eine nüchterne Aufteilung des Aufwands je Beleg. Fünf Schritte. Vollständig wirkt ein Kontierungssystem nur auf einen davon.

Das Beschaffen: feststellen, dass ein Beleg fehlt, nachfragen, erinnern, nachhalten. Das Erfassen: Daten übernehmen, Konto und Steuerschlüssel setzen. Das Prüfen: den Vorschlag ansehen und verantworten. Das Klären: die Rückfrage, wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist, mit der Wartezeit bis zur Antwort. Das Ablegen: Verknüpfung mit dem Buchungssatz und dauerhafte Auffindbarkeit.

Beide Systeme setzen am Erfassen an und berühren Prüfen und Ablegen. Beschaffen und Klären hängen am Ablauf zwischen Kanzlei und Mandant. Dort ändert die Wahl des Kontierungssystems wenig. In vielen Beständen sind genau diese beiden die größten Posten.

Die Messung dauert zwei Wochen. Bei jedem bearbeiteten Beleg eine Strichliste über die fünf Schritte, grob geschätzte Minuten genügen. Das Ergebnis ist genauer als jede Hochrechnung aus Durchschnittswerten. Liegt der Schwerpunkt beim Erfassen, ist ein spezialisiertes Kontierungssystem der richtige Hebel, und der Detailvergleich der beiden lohnt sich. Liegt er beim Beschaffen und Klären, wirkt jedes Kontierungssystem nur auf den kleineren Teil. Dann entscheidet der gesamte Ablauf, nicht die Trefferquote.

Wie man zwei Vorsysteme überhaupt vergleichbar macht

Zwei Vorführungen an zwei Terminen ergeben zwei Eindrücke. Einen Vergleich ergeben sie nicht. Wer eine Entscheidung treffen will, die auch in einem Jahr noch trägt, braucht ein Verfahren, das beide Systeme unter identischen Bedingungen zeigt. Zwei Tage Aufwand, gut angelegt.

Die Stichprobe wird einmal zusammengestellt und beiden Anbietern identisch vorgelegt. Sinnvoll sind ungefähr hundert Belege aus dem eigenen Bestand, bewusst gemischt: wiederkehrende Eingangsrechnungen bekannter Lieferanten, Einzelfälle unbekannter Lieferanten, Belege mit gemischten Steuersätzen, ein paar schlecht fotografierte Papierbelege, Kreditkartenabrechnungen, Gutschriften, Storni. Musterbelege des Anbieters zeigen nichts. Sie bilden den Normalfall ab, und den beherrschen beide.

Die Messgrößen werden vorher festgelegt. Anteil der Belege, die ohne Eingriff korrekt kontiert wurden. Anteil der Belege, die zwar kontiert wurden, aber falsch. Anteil derjenigen, die zur Klärung zurückgegeben wurden. Zeit je Beleg für die Nachbearbeitung. Die zweite Größe ist die wichtigste und wird am häufigsten übersehen. Ein System, das viel zurückgibt, ist unbequem. Eines, das viel falsch durchlaufen lässt, ist teuer.

Die Bewertung macht dieselbe Person für beide Systeme. Zwei Bewertende erzeugen zwei Maßstäbe, insbesondere bei der Frage, was noch als richtig gilt.

Der Ausgangswert wird mitgemessen. Wie das eigene Verfahren heute abschneidet, gehört in dieselbe Tabelle. Sonst vergleicht man gegen ein Gefühl. Sauber definiert ist diese Größe im Beitrag zur Automatisierungsquote, und für den Termin selbst gibt es eine Vorlage zum Prüfen einer Demo.

Was hinter einer Trefferquote steckt

Jeder Anbieter nennt eine Zahl. Die Zahlen sind meist hoch. Vergleichbar sind sie trotzdem nicht, weil sie unterschiedliche Dinge messen. Vier Rückfragen entzaubern jede Prozentangabe.

Bezogen worauf. Auf alle Belege, auf alle eingelesenen Felder oder auf die Belege, die das System selbst als sicher eingestuft hat. Die dritte Variante ist rechnerisch immer die höchste. Und praktisch die aussagenärmste: Die unsicheren Fälle fallen aus der Rechnung, und genau sie machen die Arbeit.

Ab welchem Zeitpunkt. Nach der Einrichtung, nach drei Monaten Anlernen oder im eingeschwungenen Zustand. Die Kurve steigt in den ersten Monaten deutlich. Eine Zahl ohne Zeitangabe kann jeden Punkt darauf meinen.

In welchem Bestand. Ein Mandant mit dreißig wiederkehrenden Lieferanten erreicht in jedem System hohe Werte. Ein Bestand mit vielen Einzelfällen erreicht sie in keinem. Die Zahl beschreibt den Bestand also mindestens ebenso sehr wie das System.

Was als Treffer gilt. Nur das Sachkonto oder auch Steuerschlüssel, Kostenstelle und Belegfeld. Eine Kontierung mit richtigem Konto und falschem Steuerschlüssel ist kein Treffer. Sie ist Nacharbeit, die zusätzlich das Risiko einer fehlerhaften Voranmeldung trägt.

Deshalb ist ein System, das seine Unsicherheit offen anzeigt, im Alltag wertvoller als eines, das jede Buchung selbstbewusst durchreicht. Welche Fälle schwierig bleiben, steht bei den Grenzen der KI-Buchhaltung, und sie gelten für jeden Anbieter in diesem Markt.

Die Übergabe im Detail

Beide Systeme geben ihre Ergebnisse ab und führen sie nicht selbst fort. Über den Nutzen entscheidet deshalb die Übergabe. Übertragen wird ein ganzer Satz von Feldern. Jedes davon kann stimmen oder nicht.

Zu jedem Buchungssatz gehören Umsatz und Soll-Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld mit der Rechnungsnummer, Buchungstext und, soweit einschlägig, ein Steuerschlüssel. Je nach Bestand kommen Kostenstelle, Fälligkeit und Skontobetrag hinzu. Ein falsch belegtes Feld erzeugt selten eine Fehlermeldung. Häufiger erzeugt es eine Buchung, die formal durchläuft und inhaltlich nachgearbeitet werden muss. Das ist der teure Fehler. Er fällt erst bei der Prüfung auf.

Der klassische Stolperstein sind Automatikkonten und Buchungsschlüssel. Bei einem Automatikkonto ergibt sich der Steuersatz aus dem Konto. Ein zusätzlich gesetzter Schlüssel führt dann zur Ablehnung oder zu einem falschen Steuerausweis. In der Vorführung dauert die Probe zwei Minuten: einen Vorsteuerbeleg auf ein Automatikkonto buchen lassen und die erzeugte Zeile ansehen.

Der zweite Punkt ist die Belegverknüpfung. Eine Buchung ohne den zugehörigen Beleg fällt im Alltag nicht auf und in der Prüfung sofort. Wer ein Vorsystem einsetzt, verlängert die Kette vom Beleg bis zur Auswertung um einen Schritt. Dieser Schritt gehört in die Verfahrensdokumentation. Und die Frage, ob der Beleg nach der Übergabe am Buchungssatz hängt, gehört vor jede Frage nach der Trefferquote.

Was Vertrag und Betrieb regeln müssen

Ob ein Anbieter seine Preisliste veröffentlicht oder nicht, ändert den Ton der Verhandlung. Die Punkte selbst bleiben dieselben.

Die Zähleinheit. Kontingente werden in Buchungszeilen gemessen, nicht in Belegen. Ein Beleg, der auf drei Konten aufzuteilen ist, erzeugt drei Zeilen. Ausgerechnet die Fälle mit dem größten Nutzen verbrauchen also das meiste Kontingent. Ausgangswert für die Kalkulation ist deshalb die Zahl der Buchungszeilen aus der Auswertung, nicht die geschätzte Zahl der Belege.

Über- und Unterschreitung. Was passiert bei einem Monat über dem Kontingent, und verfallen nicht genutzte Zeilen. Bei saisonalen Beständen macht diese Regelung mehrere hundert Euro im Jahr aus.

Laufzeit im Verhältnis zur Einrichtung. Eine einmalige Einrichtungsgebühr amortisiert sich nicht in einem Quartal. Laufzeit und Kündigungsfrist gehören in dieselbe Betrachtung wie der Monatspreis.

Der Datenexport bei Beendigung. In welchem Format und Umfang werden Belege und erzeugte Buchungen herausgegeben. Ein Vorsystem enthält aufbewahrungspflichtige Daten, und die Frist läuft nach der Kündigung weiter. Wer das erst beim Ausstieg aufruft, verhandelt ohne Hebel.

Die Auftragsverarbeitung. Belegdaten sind Mandantendaten. Die Verantwortung bleibt bei der Kanzlei. Vertrag, Serverstandorte und Löschregeln gehören in die Prüfung und nicht in den letzten Termin vor dem Start.

Die Zuständigkeit im Haus. Jedes Vorsystem braucht eine Person, die Regeln pflegt, Korrekturen nachhält und die Ergebnisse stichprobenweise prüft. Ohne sie bleibt die Trefferquote auf dem Anfangsniveau. Nach einem halben Jahr gilt dann der Anbieter als enttäuschend, obwohl niemand mit ihm gearbeitet hat.

Typische Fehler bei der Auswahl

Die Systeme werden nach Funktionsumfang sortiert. Mehr Funktionen sind kein Vorteil, wenn sie nicht genutzt werden. Für eine reine DATEV-Kanzlei ist eine breite Systemanbindung kein Gewinn. Für eine Kanzlei ohne Rechnungsausgang im Mandat ist eine Ausgangsrechnungsfunktion kein Argument. Der Vergleich hängt an der eigenen Anforderungsliste, nicht an der längeren Tabelle.

Der Pilot startet mit dem einfachsten Mandanten. Das erzeugt gute Zahlen und keine Erkenntnis. Sinnvoll ist eine Mischung aus einem sauberen Bestand, einem schwierigen und einem mit hohem Volumen.

Die eigene Vorarbeit wird ausgeblendet. Kontenrahmen, Kreditorenstamm und feste Zuordnungen bestimmen das Ergebnis stärker als die Wahl zwischen zwei Anbietern. Gepflegter gegen ungepflegten Stamm: Dieser Abstand ist regelmäßig größer als der zwischen den beiden Systemen.

Der Preis wird ohne Zusatzoptionen verglichen. Funktionen, die für den produktiven Betrieb erforderlich sind, gehören in den Vergleichspreis und nicht in eine Fußnote.

Es wird nichts gemessen. Ohne den Ausgangswert vor der Einführung bleibt am Ende der Eindruck der Beteiligten, und der ist regelmäßig positiver oder negativer als die tatsächliche Entwicklung. Zwei Zahlen genügen. Belege je Monat, Anteil ohne Eingriff. Beide stehen in der Auswertung und kosten einen halben Tag.

Was beide nicht tun

Beide lösen die Belegstrecke und hören dort auf. Nicht enthalten sind:

• das Portal, über das der Mandant Unterlagen einreicht und Dokumente zurückerhält
• die digitale Freizeichnung von Auswertungen und Erklärungen
• die Fristen- und Aufgabenverwaltung über den Bestand hinweg
• die Prüfung eingehender Steuerbescheide
• die eigenen Honorarrechnungen nach StBVV

Für Kanzleien, deren Engpass die Kontierung ist, spielt das keine Rolle. Anders bei Kanzleien, deren Zeit in Rückfragen, nachgeforderten Belegen und im Versand von Unterlagen verschwindet. Dort löst ein reines Kontierungssystem den kleineren Teil des Problems.

docunest deckt beides in einem System ab: die automatische Kontierung nach SKR03 oder SKR04 mit Übergabe als Buchungsstapel, daneben Mandantenportal, Freizeichnung, Dateiaustausch, Aufgabenverwaltung, Bescheidprüfung und Honorarrechnungen. Wer ohnehin zwei Systeme einführen müsste, eines für den Mandantenkontakt und eines für die Kontierung, nimmt diese Variante in den Vergleich auf.

Für wen was

Finmatics passt bei hohem Belegvolumen, vielen aufteilungsbedürftigen Belegen und mehreren Buchführungssystemen im Bestand, besonders mit Bezug nach Österreich. Die Vorauswahl ist dank veröffentlichtem Preis schnell erledigt.

Tabula passt zu reinen DATEV-Kanzleien in Deutschland, die neben der Eingangsseite auch Debitoren, Bank und Zahlungsverkehr in einem Ablauf halten möchten.

Keines von beiden passt, wenn die eigentliche Belastung außerhalb der Buchhaltung liegt. Die Kontierung ist dann nur ein Teilstück. Entschieden wird über den gesamten Arbeitsablauf, nicht über die Trefferquote beim Buchen.

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Dieselbe Auswahlsituation führt erfahrungsgemäß auch zu diesen Seiten:

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