Die besten Tess-Alternativen für Steuerkanzleien

Tess ist ein vergleichsweise junger Anbieter im Markt der automatisierten Buchhaltung und tritt mit einem anderen Versprechen an als die etablierten Vorsysteme. Wer Alternativen sucht, landet deshalb schnell bei einer Frage der Bauform.

Das Wichtigste in Kürze

Vorweg: Die Bauform entscheidet, wo korrigiert wird und wie erkennbar bleibt, was maschinell entstanden ist. Der Einstieg über die Bankanbindung setzt voraus, dass Mandanten Zugänge bereitstellen. Und in Beständen mit vielen Teilzahlungen zählt die Qualität der Auszifferung mehr als die Trefferquote bei der Belegerkennung.

Was Tess abdeckt

Hinter Tess steht die Countful GmbH aus München. Das Produkt wird als KI-Agent beschrieben, der in bestehenden Buchhaltungsbeständen mitarbeitet, statt als Werkzeug, das die Kanzlei bedient. Eine Einzelbetrachtung des Anbieters gibt es unter Tess im Vergleich.

Auf der Kanzleiseite nennt der Anbieter vier Schwerpunkte: die Verarbeitung von Belegen unterschiedlicher Herkunft, darunter abfotografierte Kassenzettel, Kreditkartenabrechnungen und Zahlungsavise; das automatische Ausziffern offener Posten samt Skonto, Währungsdifferenzen und Mahngebühren; die Behandlung der Verrechnungskonten 1370 und 1590; sowie das Nachhalten fehlender Belege inklusive Ablehnung von Dubletten.

Bemerkenswert ist die Aussage zur Arbeitsweise: Die Kanzlei soll weiterhin ausschließlich in DATEV-Rechnungswesen korrigieren, das System lernt aus diesen Korrekturen. Gestartet wird laut Anbieter mit der Anbindung der Bankkonten. Für die Mandantenseite beschreibt der Anbieter zusätzlich Funktionen zur Liquidität, etwa Hinweise auf Skontofristen und drohende Mahngebühren, sowie das Bezahlen von Lieferantenbelegen.

Zur Datenverarbeitung nennt der Anbieter Hosting auf Microsoft Azure in Europa, Rechenzentren nach ISO 27001 und ISO 27018, ausschließliche Verarbeitung in Deutschland und Europa sowie die Anonymisierung personenbezogener Daten vor dem Training. Preise werden nicht öffentlich ausgewiesen.

Die drei Gründe, aus denen gesucht wird

Die Preisfrage bleibt offen. Ohne veröffentlichte Zahlen ist keine Vorauswahl möglich. Jedes Gespräch beginnt mit einer Bedarfsaufnahme. Wer drei Anbieter vergleicht, braucht drei Angebote und muss sie selbst vergleichbar machen.

Der Einstieg über die Bank passt nicht zu jedem Mandat. Wo Bankzugänge nicht bereitgestellt werden oder wo Bargeschäfte und Kassenführung den Alltag bestimmen, greift ein Ansatz, der von der Zahlung her denkt, weniger weit.

Das Problem liegt vor der Buchung. Wo Belege verspätet, unvollständig oder gar nicht eintreffen, ist die Buchung nicht der Engpass. Dann führt die Suche in ein anderes Lager.

Zwei Bauformen, die leicht verwechselt werden

Die Unterscheidung ist wichtiger als jede Funktionsliste, weil sie bestimmt, wo die Kanzlei am Ende arbeitet.

Ein Vorsystem ist eine eigene Oberfläche. Belege werden dort verarbeitet, geprüft und als Buchungsstapel an das Zielsystem übergeben. Die Kanzlei arbeitet in zwei Programmen, hat dafür aber einen klar abgegrenzten Prüfschritt vor der Übergabe.

Ein Agent schreibt in den Bestand, in dem ohnehin gearbeitet wird. Keine zweite Oberfläche. Dafür braucht es eine Festlegung darüber, was der Agent selbstständig tun darf und woran erkennbar bleibt, welche Buchung von wem stammt.

Beide Bauformen können zum selben Ergebnis führen. Die Frage ist, welche Arbeitsweise zur Kanzlei passt und wie die Nachvollziehbarkeit geregelt ist.

Finmatics

Finmatics ist das bekannteste klassische Vorsystem im deutschsprachigen Raum, kommt aus Wien und gehört zur Visma-Gruppe. Der Schwerpunkt liegt laut Anbieter auf aufteilungsbedürftigen Belegen, dazu kommt ein Trainingsbereich, in dem die Kanzlei die Erkennung nachschärft.

Der auffälligste Unterschied liegt bei den Zielsystemen: Neben der DATEV werden laut Anbieter BMD, Agenda, RZL, SAP und Microsoft Business Central angebunden. Preise sind öffentlich, die Pakete beginnen bei 750 Euro monatlich bei Jahreszahlung für 3.000 Buchungszeilen, dazu kommen Zusatzoptionen und einmalig 1.990 Euro Onboarding. Wer die ganze Gruppe durchgehen will, findet sie unter Alternativen zu Finmatics.

Tabula

Tabula ist auf DATEV-Kanzleien in Deutschland fokussiert und deckt nach Anbieterangaben neben Kreditoren auch Debitoren, Bank, Mahnwesen, Sammelüberweisungen und den Rechnungsausgang ab.

Damit liegt die Überschneidung mit einem Agenten-Ansatz höher als bei einem reinen Kreditorenwerkzeug, insbesondere beim Zahlungsverkehr. Preise werden ebenfalls nicht öffentlich ausgewiesen. Auch hier braucht der Vergleich ein Angebot. Für die Nachbarschaft dieses Anbieters gibt es eine eigene Seite: Alternativen zu Tabula.

Der DATEV-Automatisierungsservice

Die Lösung im eigenen Haus bleibt der Maßstab. Gegen sie muss sich jede Alternative beweisen. Der Automatisierungsservice Rechnungen liefert Belegerkennung mit Buchungsvorschlägen, ohne zusätzliche Schnittstelle und ohne Datenübergabe an einen weiteren Anbieter.

Die Grenzen liegen bei den Sonderfällen und dort, wo der Mandantenkontakt betroffen ist. Für Kanzleien, die noch gar nichts automatisiert haben, ist es der günstigste erste Schritt, weil die Lizenz häufig bereits vorhanden ist.

Candis und BuchhaltungsButler

Beide Anbieter setzen beim Mandanten an, nicht in der Kanzlei. Candis organisiert den Rechnungseingang im Unternehmen mit mehrstufigen Freigaben und Zahlungsläufen, BuchhaltungsButler bietet Vorkontierung mit Bankanbindung für Unternehmen und kleinere Mandate.

Für Kanzleien sind sie dort interessant, wo Mandanten die vorbereitende Buchhaltung selbst übernehmen sollen. Als Ersatz für ein System, das in der Kanzlei arbeitet, taugen sie nicht. Beide sind Tess einzeln gegenübergestellt: Tess oder Candis und Tess oder BuchhaltungsButler.

docunest

docunest verbindet den Belegeingang mit der Verarbeitung: Der Beleg, den der Mandant im Portal hochlädt, ist derselbe, der nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel an DATEV übergeben wird. Dazu kommen Dateiaustausch, Freizeichnung, Personalfragebögen und eine Aufgabensteuerung.

Die Preise sind öffentlich und pauschal: 49 Euro monatlich für das Basispaket, die Belegverarbeitung kostet 99 Euro monatlich zusätzlich und enthält 300 Buchungssätze, jeder weitere 0,40 Euro, ohne Einrichtungsgebühr. Wer ausschließlich die Buchung automatisieren will und den Eingang bereits gelöst hat, zahlt hier für Bausteine, die er nicht braucht.

Was das automatische Ausziffern wirklich leisten muss

Der Abgleich offener Posten trennt die Systeme am deutlichsten. In Demos wird er meist mit Standardfällen gezeigt.

Aussagekräftig sind die unbequemen Fälle. Eine Teilzahlung auf eine Rechnung, die den Posten offen lässt, aber den Betrag reduziert. Ein Skontoabzug, der die Differenz auf das richtige Konto bucht statt sie als Differenz stehen zu lassen. Eine Sammelzahlung, die mehrere Rechnungen betrifft und korrekt aufgeteilt werden muss. Eine Währungsdifferenz bei Fremdwährungsrechnungen. Und eine Mahngebühr, die im Zahlbetrag enthalten ist und nicht der ursprünglichen Rechnung zugeordnet werden darf.

Ein System, das diese Fälle beherrscht, spart tatsächlich Zeit. Eines, das nur exakte Beträge zuordnet, erledigt den Teil der Arbeit, der ohnehin schnell ging.

Nachvollziehbarkeit bei selbstständig arbeitenden Systemen

Je selbstständiger ein System arbeitet, desto wichtiger wird die Frage, was es getan hat und warum.

Zu klären ist zuerst die Kennzeichnung: Ist erkennbar, welche Buchung maschinell entstanden ist und welche von einer Person stammt. Dann die Umkehrbarkeit: Lässt sich ein Lauf zurücknehmen, wenn eine systematische Fehlzuordnung auffällt, oder muss jede Buchung einzeln korrigiert werden. Und die Protokollierung: Bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage eine Zuordnung erfolgte.

Es geht dabei um mehr als Bequemlichkeit. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen Nachvollziehbarkeit, unabhängig davon, ob eine Person oder ein Programm gebucht hat. Die Anforderungen im Einzelnen stehen unter GoBD-Grundsätze.

Die Lernphase und was sie kostet

Jedes System, das aus Korrekturen lernt, startet mit der niedrigsten Trefferquote, die es je haben wird.

In den ersten Wochen ist der Aufwand höher als vorher, weil jede Korrektur zusätzlich zur eigentlichen Arbeit anfällt. Wer in dieser Phase bewertet, bewertet zum ungünstigsten Zeitpunkt und entscheidet regelmäßig gegen das System, das später besser gewesen wäre.

Wichtiger als der Ausgangswert ist die Steigung: Wie stark sinkt die Zahl der Korrekturen zwischen dem ersten und dem dritten Monat. Ermitteln lässt sich das nur an echten Beständen. Dafür ist es der einzige Wert, der zwischen Anbietern wirklich vergleichbar ist. Messen der Automatisierungsquote beschreibt das Verfahren.

Preismodelle ohne veröffentlichte Preise vergleichen

Wo zwei von drei Anbietern keine Preisliste führen, braucht der Vergleich eine eigene Systematik.

Der erste Schritt ist eine identische Anfrage an alle Kandidaten: Zahl der Mandate, geschätztes Belegvolumen im Monat, gewünschter Funktionsumfang, Starttermin. Unterschiedliche Anfragen erzeugen unvergleichbare Angebote.

Der zweite Schritt ist die Umrechnung auf einen Preis je verarbeitetem Beleg über zwei Jahre, einmalige Kosten eingerechnet. Maßstab bleibt die manuelle Erfassung: eine Minute je einfachem Beleg, Vollkosten von 45 Euro je Stunde, macht rund 75 Cent. Ein System, das nach Abzug aller Nacharbeit darunter bleibt, trägt sich.

Der dritte Schritt betrifft die Mengenregelung: Was passiert bei Überschreitung des Kontingents, was bei dauerhafter Unterschreitung, und wie verhält sich der Preis bei doppelter Mandatszahl.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Alle Anbieter verwenden dieselben Begriffe, weshalb aus Funktionslisten kaum etwas folgt. Diese Fragen bringen mehr.

Wo arbeitet die Kanzlei nach der Einführung? In einer zweiten Oberfläche oder im gewohnten Bestand.

Wie verhält sich das System bei schwierigen Belegen und Zahlungen? Standardfälle beherrschen alle.

Was passiert, wenn ein Beleg fehlt? Wer nachfasst, entscheidet über den Zeitgewinn.

Wie ist erkennbar, was maschinell entstanden ist? Ohne Kennzeichnung wird die Prüfung aufwendiger statt einfacher.

Was kostet es bei doppelter Mandatszahl? Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich.

Die Datenfrage, die vor jedem Funktionsvergleich steht

Vor jedem Vergleich von Trefferquoten steht das, was sich nachträglich nicht mehr korrigieren lässt.

Wo liegen die Daten? Belege einer Steuerkanzlei fallen unter die Verschwiegenheitspflicht. Ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung, ein Hosting in Deutschland die sicherere Variante.

Werden Inhalte zum Training verwendet, und in welcher Form? Eine Anonymisierung vor dem Training ist ein Unterschied zur unveränderten Verwendung, und beides gehört schriftlich in den Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie kommt man wieder heraus? Belege, Zuordnungen und Historie müssen exportierbar sein. Beim Ausstieg ist es für diese Frage zu spät, dann verhandelt die Kanzlei ohne Hebel.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative, weil die Anbieter unterschiedliche Ausschnitte und unterschiedliche Bauformen abdecken.

Wer die klassische Trennung zwischen Vorsystem und Zielsystem bevorzugt, weil sie einen klaren Prüfschritt erzwingt, vergleicht Finmatics, Tabula und den Automatisierungsservice der DATEV. Soll dagegen niemand im Team eine zweite Oberfläche lernen, rückt die Agenten-Bauform nach vorn. Dann sind die Fragen zu Kennzeichnung und Umkehrbarkeit zu klären.

Wer feststellt, dass der Belegeingang und das Nachfassen mehr Zeit kosten als das Buchen selbst, wechselt besser das Lager statt das Werkzeug.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Wechsel angestoßen wird, lohnt eine nüchterne Aufteilung der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Mandats über einen Monat: die Zeit für das Beschaffen und Sortieren der Unterlagen, die Zeit für die Kontierung und die Zeit für das Klären offener Posten.

Der dritte Block wird regelmäßig unterschätzt. In Beständen mit vielen Teilzahlungen, Skontoabzügen und Sammelüberweisungen ist er größer als die Kontierung selbst. Dann hängt der Nutzen an der Qualität der Auszifferung. Die Trefferquote bei der Belegerkennung tritt dahinter zurück.

Diese Messung kostet einen Monat mit einer einfachen Strichliste und beantwortet die Frage, worauf beim Vergleich überhaupt zu achten ist.