Die besten Tabula-Alternativen für Steuerkanzleien

Wer nach Alternativen zu Tabula sucht, hat sich in der Regel bereits mit der automatischen Belegkontierung beschäftigt und stößt an eine konkrete Grenze. Welche Alternative passt, hängt vollständig davon ab, welche Grenze es ist.

Das Wichtigste in Kürze

Drei Punkte vorweg: Der Markt zerfällt in Kontierungswerkzeuge, Portale und Systeme, die beides verbinden, und die meisten Fehlentscheidungen entstehen durch Verwechslung dieser Lager. Preismodelle verhalten sich bei Wachstum gegenläufig. Und ein belastbarer Test braucht eigene Belege statt einer vorbereiteten Demo.

Was Tabula abdeckt

Tabula ist ein Werkzeug für die automatisierte Belegverarbeitung in Steuerkanzleien. Belege werden eingelesen, per Texterkennung ausgewertet, kontiert und als Buchungsvorschlag an das Zielsystem übergeben, in der Regel die DATEV.

Der Zuschnitt ist damit klar umrissen: Es geht um den Weg vom Beleg zur Buchung. Was davor liegt, also wie der Beleg überhaupt in die Kanzlei kommt, und was daneben liegt, also die übrige Zusammenarbeit mit dem Mandanten, gehört nicht zum Kern des Produkts.

Für Kanzleien, deren Belegeingang bereits geordnet ist und die genau diesen einen Schritt automatisieren wollen, ist das ein passender Zuschnitt. Die Suche nach Alternativen entsteht meist dort, wo dieser Zuschnitt zu eng oder zu weit ist.

Die drei Gründe, aus denen gesucht wird

Der Funktionsumfang endet an der Buchhaltung. Die Kanzlei stellt fest, dass die Kontierung zwar schneller geworden ist, der Aufwand für das Einsammeln der Belege, das Nachfassen bei Mandanten und die Freigabeprozesse aber unverändert bleibt. In vielen Kanzleien ist dieser Teil der größere.

Die Preisstruktur passt nicht. Modelle, die pro Beleg oder pro Mandat abrechnen, verhalten sich bei wachsendem Bestand anders als Pauschalen. Welches Modell günstiger ist, hängt vom Verhältnis zwischen Mandatszahl und Belegmenge ab und kippt bei Wachstum häufig.

Ein anderes Zielsystem wird gebraucht. Kanzleien mit Mandaten in Österreich oder mit Systemen jenseits der DATEV brauchen Anbindungen, die nicht jedes Werkzeug bietet.

Der Markt zerfällt in drei Lager

Bevor einzelne Namen sinnvoll werden, hilft die Einordnung. Anbieter in diesem Umfeld lassen sich drei Gruppen zuordnen, und die meisten Fehlentscheidungen entstehen dadurch, dass zwei Gruppen verwechselt werden.

Kontierungswerkzeuge verarbeiten Belege und erzeugen Buchungen. Sie setzen voraus, dass die Belege bereits vorliegen. Tabula gehört hierher.

Portale und Kollaborationsplattformen transportieren Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant, kontieren aber nicht. Sie lösen das Eingangsproblem und lassen die Buchhaltung unberührt.

Verbindende Systeme decken beides ab: den Weg des Belegs vom Mandanten in die Kanzlei und seine Kontierung bis zur Übergabe.

Wer ein Kontierungswerkzeug durch ein Portal ersetzt, tauscht ein Problem gegen ein anderes. Diese Unterscheidung ist wichtiger als jede Funktionsliste.

Finmatics

Finmatics ist die naheliegendste Alternative im selben Lager. Der Anbieter aus Wien verarbeitet Belege mit KI-Unterstützung, erzeugt Buchungsvorschläge und bietet neben der DATEV Anbindungen an weitere Systeme, unter anderem BMD, Agenda und RZL. Laut Anbieter liegt ein Schwerpunkt auf hohen Belegmengen und auf einem Trainingsbereich, in dem die Kanzlei die Erkennung selbst nachschärfen kann.

Für Kanzleien mit Österreich-Bezug oder mit einem anderen Zielsystem als der DATEV ist das der relevanteste Unterschied. Für reine DATEV-Kanzleien liegt der Vergleich näher an einer Abwägung von Trefferquote und Preis, und die lässt sich nur an eigenen Belegen entscheiden. Eine ausführliche Gegenüberstellung beider Anbieter steht unter Finmatics und Tabula im Vergleich.

Candis

Candis kommt aus einer anderen Richtung. Der Schwerpunkt liegt auf dem Rechnungseingang in Unternehmen, also auf Erfassung, Freigabeprozessen und Zahlung, mit anschließender Übergabe an die Buchhaltung.

Damit ist Candis weniger eine Kanzleilösung als eine Lösung für den Mandanten, die der Kanzlei zugutekommt. Wo Mandanten viele Eingangsrechnungen mit mehrstufigen Freigaben haben, ist das der passendere Zuschnitt. Wo die Kanzlei die Belege ohnehin selbst verarbeitet, löst es das falsche Problem. Die Unterschiede im Detail behandelt die Gegenüberstellung von Tabula und Candis.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler richtet sich stärker an Unternehmen und kleinere Mandate, die ihre laufende Buchhaltung selbst vorbereiten, und bietet dafür Vorkontierung mit Bankanbindung. Laut Anbieter lernt das System aus wenigen Korrekturen.

Für Kanzleien ist das dort interessant, wo Mandanten die vorbereitende Buchhaltung übernehmen sollen. Als Werkzeug für die Kanzlei selbst ist der Zuschnitt ein anderer als bei Tabula.

GetMyInvoices

GetMyInvoices löst ausschließlich das Eingangsproblem: Rechnungen werden automatisch aus Online-Portalen, Postfächern und Lieferantenkonten eingesammelt und weitergereicht. Kontiert wird nicht.

Als Ersatz für Tabula taugt es damit nicht, als Ergänzung häufig sehr gut. Wenn ein erheblicher Teil der Belege in Portalen von Telekommunikationsanbietern, Energieversorgern und Onlinehändlern liegt, ist das Einsammeln der eigentliche Engpass. Wie sich dieser Teil organisieren lässt, behandelt der Beitrag zum automatischen Einsammeln von Rechnungen.

Der DATEV-Automatisierungsservice

Nicht zu vergessen ist die Lösung, die viele Kanzleien bereits lizenziert haben. Die DATEV bietet mit dem Automatisierungsservice Rechnungen eine eigene Belegerkennung mit Buchungsvorschlägen an.

Der Vorteil liegt in der fehlenden Schnittstelle: Es gibt keinen zusätzlichen Anbieter, keinen weiteren Vertrag und keine Datenübergabe nach außen. Die Grenzen liegen dort, wo Sonderfälle beginnen und wo der Mandantenkontakt betroffen ist. Für Kanzleien, die noch gar nichts automatisiert haben, ist es der Ausgangspunkt, gegen den jede Alternative sich beweisen muss.

docunest

docunest gehört in das dritte Lager. Das Mandantenportal, über das der Mandant Belege liefert, und die Kontierung nach SKR03 oder SKR04 sind Teile desselben Systems: Der Beleg, den der Mandant hochlädt, ist derselbe, der als Buchungsstapel in der DATEV landet.

Der praktische Unterschied betrifft weniger die Kontierung als den Aufwand darum herum. Fehlende Belege lassen sich benennen, weil der Stand aus den Daten ablesbar ist, und Erinnerungen laufen ohne persönliches Zutun. Dazu kommen Dateiaustausch, digitale Freizeichnung mit fortgeschrittener Signatur, Personalfragebögen mit DATEV-Lohnexport und eine Aufgabensteuerung für die wiederkehrende Mandantenarbeit.

Die Abgrenzung ist damit klar: Wer nur den Kontierungsschritt sucht, findet ihn auch bei spezialisierten Werkzeugen. Wer feststellt, dass der Aufwand vor der Buchung größer ist als die Buchung selbst, sucht ein System, das beides abdeckt. Preise beginnen bei 49 Euro im Monat für drei Nutzer, ohne Staffelung nach Mandantenzahl.

Milia und kanzlei.land: das Portal-Lager

Beide Anbieter tauchen in Suchergebnissen zu Tabula regelmäßig auf, gehören aber in das zweite Lager. Sie organisieren die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant: Dokumente austauschen, Anfragen stellen, Unterlagen freigeben.

Was sie nicht tun, ist kontieren. Ein Beleg, der über ein solches Portal eintrifft, liegt anschließend digital vor, ist aber nicht gebucht. Wer Tabula durch ein Portal ersetzt, hat den Eingang verbessert und die Buchhaltung unverändert gelassen.

Sinnvoll ist die Kombination: Portal für den Eingang, Kontierungswerkzeug für die Verarbeitung. Der Preis dafür sind zwei Systeme, zwei Verträge und die Übergabe dazwischen, die in der Praxis erfahrungsgemäß die Stelle ist, an der Belege liegenbleiben. Eine Gegenüberstellung beider Portale steht unter kanzlei.land und milia im Vergleich.

Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich

Der Preisvergleich wird meist mit dem aktuellen Bestand gerechnet und ist genau deshalb häufig irreführend.

Drei Modelle sind verbreitet. Die Abrechnung je Beleg ist bei kleinen Mandaten günstig und wird bei belegstarken Mandaten schnell teuer, etwa im Handel oder in der Gastronomie. Die Abrechnung je Mandat verhält sich umgekehrt: gleichmäßig kalkulierbar, aber bei vielen kleinen Mandaten mit wenigen Belegen unwirtschaftlich. Eine Pauschale ist unabhängig von beidem und lohnt sich, sobald der Bestand wächst.

Die Rechnung, die tatsächlich zählt, ist deshalb nicht der heutige Monatspreis, sondern die Frage: Was kostet dieselbe Lösung bei doppelter Mandatszahl oder bei einem neuen belegstarken Mandat? Bei einigen Modellen verdoppelt sich der Betrag, bei anderen nicht. Eine ausführliche Aufstellung der Preismodelle in diesem Markt behandelt der Beitrag zu den Kosten der KI-Buchhaltung.

Was der Wechsel tatsächlich kostet

Neben dem Lizenzpreis fällt Aufwand an, der in Vergleichen selten auftaucht und über die Wirtschaftlichkeit im ersten Jahr entscheidet.

Der größte Posten ist die Einrichtung je Mandat: Kontenrahmen, Zuordnungen der wichtigsten Lieferanten, Zugänge, gegebenenfalls Bankanbindung. Wer zwanzig Mandate umstellt, plant dafür realistisch mehrere Tage.

Der zweite Posten ist die Lernphase. Jedes System startet mit der niedrigsten Trefferquote, die es je haben wird, weil es weder Lieferanten noch Gewohnheiten kennt. In den ersten Wochen ist der Aufwand höher als vorher, nicht niedriger. Wer das nicht einplant, bewertet die Lösung zum ungünstigsten Zeitpunkt.

Der dritte Posten ist die Gewöhnung im Team. Eine Umstellung, die parallel zur Abgabefrist läuft, erzeugt Widerstand, der dem Werkzeug angelastet wird.

Was ein Wechsel für die Mandanten bedeutet

Übersehen wird regelmäßig, dass ein Werkzeugwechsel in der Kanzlei bei den Mandanten ankommt, sobald diese selbst Belege einreichen.

Wo Mandanten eine App oder ein Portal des bisherigen Anbieters nutzen, bedeutet der Wechsel für sie eine neue Anmeldung, eine neue Oberfläche und neue Gewohnheiten. Erfahrungsgemäß führt das bei einem Teil der Mandate zu einem Rückfall in alte Wege, also zu Belegen per E-Mail und in Papierform. Der Effekt hält einige Monate an und schwächt genau die Zahlen, an denen die neue Lösung gemessen wird.

Zwei Dinge mildern das. Erstens ein Stichtag je Mandantengruppe statt einer allgemeinen Ankündigung, sodass die Umstellung begleitet werden kann. Zweitens eine Übergangszeit, in der beide Wege funktionieren, aber mit klarem Enddatum.

Für Kanzleien mit vielen aktiv mitarbeitenden Mandanten ist dieser Aufwand ein ernstzunehmendes Argument gegen einen Wechsel aus rein preislichen Gründen. Wer dagegen ohnehin Belege überwiegend selbst verarbeitet, spürt davon wenig.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Funktionslisten sind bei diesen Produkten wenig aussagekräftig, weil alle Anbieter dieselben Begriffe verwenden. Nützlicher sind fünf Fragen, die sich überprüfen lassen:

Wie verhält sich das System bei schwierigen Belegen? Ein Bewirtungsbeleg mit handschriftlichem Trinkgeld, eine Rechnung mit zwei Steuersätzen, eine Anzahlung mit späterer Schlussrechnung, eine Fremdwährungsrechnung. Standardbelege beherrschen alle.

Wie lernt es? Fließen Korrekturen zurück, sodass derselbe Lieferant beim nächsten Mal richtig zugeordnet wird, oder wiederholt sich der Fehler?

Was passiert mit dem Beleg nach der Buchung? Bleibt er auffindbar und mit der Buchung verknüpft, oder liegt er anschließend an anderer Stelle?

Wie kommen die Belege überhaupt herein? Diese Frage entscheidet häufig mehr über die Ersparnis als die Kontierungsquote.

Was kostet es bei doppelter Mandatszahl? Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich.

Die Frage nach dem Zielsystem

Ein Punkt, der Kandidaten schneller ausscheidet als jede Funktionsbewertung: Wohin gehen die fertigen Buchungen?

Für den deutschen Kanzleimarkt heißt die Antwort meist DATEV, und dann ist die Anschlussfrage, wie die Übergabe technisch erfolgt. Ein Buchungsstapel im EXTF-Format ist der verbreitete Weg und funktioniert überall. Der Unterschied liegt darin, was mit dem Beleg geschieht: Bleibt er mit der Buchung verknüpft, oder muss er separat abgelegt werden? Wie dieser Weg aufgebaut ist, behandelt der Beitrag zum Buchungsstapel im EXTF-Format.

Für Kanzleien mit Mandaten in Österreich kommen BMD und RZL hinzu, im deutschsprachigen Raum außerdem Agenda. Hier wird die Auswahl schnell klein, denn nicht jeder Anbieter unterstützt mehr als ein Zielsystem.

Wer Mandate mit eigener Warenwirtschaft oder mit einem ERP-System betreut, prüft zusätzlich, ob eine Anbindung in diese Richtung besteht. Andernfalls entsteht ein manueller Zwischenschritt, der die Ersparnis aufzehrt.

Wie ein belastbarer Test aussieht

Die Empfehlung ist bei allen Anbietern dieselbe und wird selten befolgt: Nicht die vorbereitete Demo ansehen, sondern eigene Belege einreichen.

Fünf bis zehn Belege aus verschiedenen Mandaten genügen, wenn sie bewusst die schwierigen Fälle enthalten. Wichtig ist, bei allen Kandidaten dieselben Belege zu verwenden, denn nur dann ist das Ergebnis vergleichbar. Welche Fragen dabei zu stellen sind, behandelt der Beitrag zum Prüfen einer Demo.

Ebenso wichtig ist die Dauer. Eine Trefferquote in der ersten Woche sagt wenig aus, weil das System weder Lieferanten noch Gewohnheiten des Mandats kennt. Aussagekräftig wird sie nach einigen Monaten, und gemessen wird die Entwicklung, nicht der Ausgangswert. Warum das so ist, erklärt der Beitrag zum Messen der Automatisierungsquote.

Die Datenfrage, die vor jedem Funktionsvergleich steht

Bevor Trefferquoten verglichen werden, gehören drei Punkte geklärt, die sich nachträglich nicht mehr korrigieren lassen.

Wo liegen die Daten? Belege einer Steuerkanzlei fallen unter die Verschwiegenheitspflicht. Ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung, ein Hosting in Deutschland die sicherere Variante, insbesondere wenn Modelle amerikanischer Anbieter im Hintergrund arbeiten.

Werden Inhalte zum Training verwendet? Die Antwort gehört schriftlich in den Auftragsverarbeitungsvertrag und nicht in eine mündliche Zusage. Die berufsrechtlichen Anforderungen behandelt der Beitrag zum Berufsrecht nach § 203 StGB.

Wie kommt man wieder heraus? Ein Anbieterwechsel setzt voraus, dass Belege, Zuordnungen und Historie exportierbar sind. Wer das erst beim Ausstieg prüft, hat keine Verhandlungsposition mehr.

Diese drei Punkte sind bei einem Wechsel wichtiger als jede Funktionsliste, weil sie die einzigen sind, die sich später nicht durch Nacharbeit heilen lassen.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative zu Tabula, weil die Anbieter unterschiedliche Ausschnitte abdecken.

Wer beim reinen Kontierungsschritt bleiben will, vergleicht mit Finmatics und dem DATEV-Automatisierungsservice und entscheidet an eigenen Belegen. Wer feststellt, dass das Einsammeln der Belege der eigentliche Aufwand ist, sollte nicht das Kontierungswerkzeug tauschen, sondern den Eingang lösen. Und wer beides zusammen braucht, sucht im dritten Lager.

Die teuerste Fehlentscheidung ist dabei nicht die Wahl des falschen Anbieters, sondern der Wechsel zu einem Werkzeug aus demselben Lager in der Erwartung, dass sich ein Problem löst, das dieses Lager gar nicht bearbeitet.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Wechsel angestoßen wird, lohnt eine nüchterne Aufteilung der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Mandats über einen Monat. Drei Blöcke sind zu trennen: die Zeit für das Beschaffen und Sortieren der Unterlagen, die Zeit für die eigentliche Kontierung und die Zeit für Rückfragen und Klärung.

In vielen Kanzleien liegt der erste Block über dem zweiten. Wo das der Fall ist, verbessert ein anderes Kontierungswerkzeug den kleineren Anteil, und die Enttäuschung nach dem Wechsel ist vorprogrammiert, obwohl das neue Werkzeug objektiv besser arbeitet.

Diese Messung kostet einen Monat mit einer einfachen Strichliste und beantwortet die Frage, ob überhaupt im richtigen Lager gesucht wird. Sie ist der günstigste Schritt der gesamten Auswahl und wird am häufigsten übersprungen.

Fällt die Messung zugunsten des zweiten Blocks aus, ist ein spezialisiertes Kontierungswerkzeug richtig, und die Auswahl entscheidet sich an Trefferquote und Preis. Überwiegt der erste Block, ist die Frage nach dem Belegeingang die wichtigere, und sie führt zu anderen Kandidaten als die Ausgangsfrage nach einer Tabula-Alternative.