Die besten Tabula-Alternativen für Steuerkanzleien

Wer nach Alternativen zu Tabula sucht, kennt die automatische Belegkontierung meist schon und ist an eine Grenze gestoßen. Welche Alternative passt, hängt allein davon ab, welche Grenze das ist.

Das Wichtigste in Kürze

Vorweg: Der Markt zerfällt in Kontierungswerkzeuge, Portale und Systeme, die beides verbinden. Wer die Lager verwechselt, kauft am Problem vorbei. Preismodelle verhalten sich bei Wachstum gegenläufig. Und ein belastbarer Test braucht eigene Belege, keine vorbereitete Demo.

Was Tabula abdeckt

Tabula ist ein Werkzeug für die automatisierte Belegverarbeitung in Steuerkanzleien. Belege werden eingelesen, per Texterkennung ausgewertet, kontiert und als Buchungsvorschlag an das Zielsystem übergeben, in der Regel die DATEV.

Der Zuschnitt ist damit klar umrissen: der Weg vom Beleg zur Buchung. Was davor liegt, also wie der Beleg überhaupt in die Kanzlei kommt, und was daneben liegt, also die übrige Zusammenarbeit mit dem Mandanten, gehört nicht zum Kern.

Für Kanzleien mit geordnetem Belegeingang, die genau diesen einen Schritt automatisieren wollen, passt das. Gesucht wird meist dann, wenn der Zuschnitt zu eng oder zu weit ausfällt.

Woran es meistens hakt

Der Funktionsumfang endet an der Buchhaltung. Die Kontierung ist schneller geworden. Das Einsammeln der Belege, das Nachfassen bei Mandanten und die Freigaben kosten unverändert Zeit. In vielen Kanzleien ist dieser Teil der größere.

Die Preisstruktur passt nicht. Modelle, die pro Beleg oder pro Mandat abrechnen, verhalten sich bei wachsendem Bestand anders als Pauschalen. Welches günstiger ist, hängt am Verhältnis zwischen Mandatszahl und Belegmenge. Bei Wachstum kippt es häufig.

Ein anderes Zielsystem wird gebraucht. Kanzleien mit Mandaten in Österreich oder mit Systemen jenseits der DATEV brauchen Anbindungen, die nicht jedes Werkzeug bietet.

Der Markt zerfällt in drei Lager

Erst die Einordnung, dann die Namen. Anbieter in diesem Umfeld fallen in drei Gruppen, und die teuersten Irrtümer entstehen, wenn zwei davon durcheinandergehen.

Kontierungswerkzeuge verarbeiten Belege und erzeugen Buchungen. Sie setzen voraus, dass die Belege bereits vorliegen. Tabula gehört hierher, nachzulesen im Einzelprofil Tabula im Vergleich.

Portale und Kollaborationsplattformen transportieren Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant, kontieren aber nicht. Sie lösen das Eingangsproblem und lassen die Buchhaltung unberührt.

Verbindende Systeme decken beides ab: den Weg des Belegs vom Mandanten in die Kanzlei und seine Kontierung bis zur Übergabe.

Wer ein Kontierungswerkzeug durch ein Portal ersetzt, tauscht ein Problem gegen ein anderes. Diese Unterscheidung ist wichtiger als jede Funktionsliste.

Finmatics

Finmatics ist die naheliegendste Alternative im selben Lager. Der Anbieter aus Wien verarbeitet Belege mit KI-Unterstützung, erzeugt Buchungsvorschläge und bietet neben der DATEV Anbindungen an weitere Systeme, unter anderem BMD, Agenda und RZL. Laut Anbieter liegt ein Schwerpunkt auf hohen Belegmengen und auf einem Trainingsbereich, in dem die Kanzlei die Erkennung selbst nachschärfen kann.

Für Kanzleien mit Österreich-Bezug oder einem anderen Zielsystem als der DATEV zählt genau das. Reine DATEV-Kanzleien wägen dagegen Trefferquote gegen Preis ab, und das entscheidet sich nur an eigenen Belegen. Punkt für Punkt gegenübergestellt werden beide unter Finmatics und Tabula im Vergleich.

Candis

Candis kommt aus einer anderen Richtung. Der Schwerpunkt liegt auf dem Rechnungseingang in Unternehmen, also auf Erfassung, Freigabeprozessen und Zahlung, mit anschließender Übergabe an die Buchhaltung.

Candis ist damit weniger eine Kanzleilösung als eine Lösung für den Mandanten, die der Kanzlei zugutekommt. Wo Mandanten viele Eingangsrechnungen mit mehrstufigen Freigaben haben, passt der Zuschnitt. Wo die Kanzlei die Belege ohnehin selbst verarbeitet, löst er das falsche Problem. Im Einzelnen: Tabula und Candis.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler richtet sich stärker an Unternehmen und kleinere Mandate, die ihre laufende Buchhaltung selbst vorbereiten, und bietet dafür Vorkontierung mit Bankanbindung. Laut Anbieter lernt das System aus wenigen Korrekturen.

Für Kanzleien ist das dort interessant, wo Mandanten die vorbereitende Buchhaltung übernehmen sollen. Als Werkzeug für die Kanzlei selbst zielt es woandershin als Tabula, nachgezeichnet in Tabula und BuchhaltungsButler.

GetMyInvoices

GetMyInvoices löst ausschließlich das Eingangsproblem: Rechnungen werden automatisch aus Online-Portalen, Postfächern und Lieferantenkonten eingesammelt und weitergereicht. Kontiert wird nicht.

Als Ersatz für Tabula taugt es nicht. Als Ergänzung oft sehr gut. Liegt ein erheblicher Teil der Belege in Portalen von Telekommunikationsanbietern, Energieversorgern und Onlinehändlern, ist das Einsammeln der Engpass. Wege dafür sammelt der Beitrag zum automatischen Einsammeln von Rechnungen.

Der DATEV-Automatisierungsservice

Nicht zu vergessen ist die Lösung, die viele Kanzleien bereits lizenziert haben. Die DATEV bietet mit dem Automatisierungsservice Rechnungen eine eigene Belegerkennung mit Buchungsvorschlägen an.

Der Vorteil ist die fehlende Schnittstelle. Kein zusätzlicher Anbieter, kein weiterer Vertrag, keine Datenübergabe nach außen. Die Grenzen liegen dort, wo Sonderfälle beginnen und wo der Mandantenkontakt betroffen ist. Für Kanzleien, die noch gar nichts automatisiert haben, ist das der Ausgangspunkt, gegen den sich jede Alternative beweisen muss.

docunest

Ein Vertreter des dritten Lagers. Das Mandantenportal, über das der Mandant Belege liefert, und die Kontierung nach SKR03 oder SKR04 sind Teile desselben Systems: Der Beleg, den der Mandant hochlädt, ist derselbe, der als Buchungsstapel in der DATEV landet.

Der Gewinn liegt weniger in der Kontierung als im Aufwand darum herum. Welcher Beleg fehlt, steht in den Daten, und das Nachfassen läuft ohne Zutun eines Menschen. Dazu kommen Dateiaustausch, digitale Freizeichnung mit fortgeschrittener Signatur, Personalfragebögen mit DATEV-Lohnexport und eine Aufgabensteuerung für die wiederkehrende Mandantenarbeit.

Die Abgrenzung ist damit klar. Wer nur den Kontierungsschritt sucht, findet ihn auch bei spezialisierten Werkzeugen. Wer feststellt, dass der Aufwand vor der Buchung größer ist als die Buchung selbst, braucht ein System, das beides abdeckt. Preise beginnen bei 49 Euro im Monat für drei Nutzer, ohne Staffelung nach Mandantenzahl.

Milia und kanzlei.land: das Portal-Lager

Beide Anbieter tauchen in Suchergebnissen zu Tabula regelmäßig auf, gehören aber in das zweite Lager. Sie organisieren die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant: Dokumente austauschen, Anfragen stellen, Unterlagen freigeben.

Was sie nicht tun, ist kontieren. Ein Beleg, der über ein solches Portal eintrifft, liegt anschließend digital vor, ist aber nicht gebucht. Wer Tabula durch ein Portal ersetzt, hat den Eingang verbessert und die Buchhaltung unverändert gelassen.

Sinnvoll ist die Kombination: Portal für den Eingang, Kontierungswerkzeug für die Verarbeitung. Der Preis dafür sind zwei Systeme, zwei Verträge und die Übergabe dazwischen. Genau dort bleiben Belege erfahrungsgemäß liegen. Beide Portale stehen sich gegenüber unter kanzlei.land und milia im Vergleich.

Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich

Fast jeder Preisvergleich rechnet mit dem Bestand von heute. Das ist der Fehler.

Drei Modelle sind verbreitet. Die Abrechnung je Beleg ist bei kleinen Mandaten günstig und wird bei belegstarken Mandaten schnell teuer, etwa im Handel oder in der Gastronomie. Die Abrechnung je Mandat verhält sich umgekehrt: gleichmäßig kalkulierbar, aber bei vielen kleinen Mandaten mit wenigen Belegen unwirtschaftlich. Eine Pauschale ist unabhängig von beidem und lohnt sich, sobald der Bestand wächst.

Die Rechnung, die zählt, richtet sich auf später: Was kostet dieselbe Lösung bei doppelter Mandatszahl oder bei einem neuen belegstarken Mandat? Manche Modelle verdoppeln den Betrag. Andere nicht. Die Modelle dieses Marktes stellt der Beitrag zu den Kosten der KI-Buchhaltung im Einzelnen auf.

Was der Wechsel tatsächlich kostet

Neben dem Lizenzpreis fällt Aufwand an, der in Vergleichen selten auftaucht und über die Wirtschaftlichkeit im ersten Jahr entscheidet.

Der größte Posten ist die Einrichtung je Mandat: Kontenrahmen, Zuordnungen der wichtigsten Lieferanten, Zugänge, gegebenenfalls Bankanbindung. Wer zwanzig Mandate umstellt, plant dafür realistisch mehrere Tage.

Dann die Lernphase. Jedes System startet mit der niedrigsten Trefferquote, die es je haben wird, weil es weder Lieferanten noch Gewohnheiten kennt. In den ersten Wochen steigt der Aufwand also erst einmal. Wer das nicht einplant, bewertet die Lösung zum ungünstigsten Zeitpunkt.

Dazu die Gewöhnung im Team. Eine Umstellung parallel zur Abgabefrist erzeugt Widerstand, und der wird dem Werkzeug angelastet.

Was ein Wechsel für die Mandanten bedeutet

Reichen Mandanten selbst Belege ein, spüren sie jeden Werkzeugwechsel der Kanzlei mit. Das steht in keiner Kalkulation.

Wer bisher eine App oder ein Portal des alten Anbieters genutzt hat, muss sich neu anmelden, neu zurechtfinden, neu gewöhnen. Ein Teil der Mandate fällt dabei zurück in E-Mail und Papier. Das dauert Monate, und es drückt ausgerechnet die Zahlen, an denen die neue Lösung gemessen wird.

Dagegen hilft ein Stichtag je Mandantengruppe statt einer allgemeinen Ankündigung, weil sich die Umstellung so begleiten lässt. Und eine Übergangszeit mit beiden Wegen, die ein festes Ende hat.

Für Kanzleien mit vielen aktiv mitarbeitenden Mandanten ist dieser Aufwand ein ernstzunehmendes Argument gegen einen Wechsel aus rein preislichen Gründen. Wer dagegen ohnehin Belege überwiegend selbst verarbeitet, spürt davon wenig.

Worauf es beim Vergleich wirklich ankommt

Jeder Anbieter schreibt dieselben Begriffe auf seine Funktionsliste. Damit ist sie als Unterscheidungsmerkmal erledigt. Diese Fragen lassen sich dagegen überprüfen:

Wie verhält sich das System bei schwierigen Belegen? Ein Bewirtungsbeleg mit handschriftlichem Trinkgeld, eine Rechnung mit zwei Steuersätzen, eine Anzahlung mit späterer Schlussrechnung, eine Fremdwährungsrechnung. Standardbelege beherrschen alle.

Wie lernt es? Fließen Korrekturen zurück, sodass derselbe Lieferant beim nächsten Mal richtig zugeordnet wird, oder wiederholt sich der Fehler?

Was passiert mit dem Beleg nach der Buchung? Bleibt er auffindbar und mit der Buchung verknüpft, oder liegt er anschließend an anderer Stelle?

Wie kommen die Belege überhaupt herein? Diese Frage entscheidet häufig mehr über die Ersparnis als die Kontierungsquote.

Was kostet es bei doppelter Mandatszahl? Preismodelle verhalten sich bei Wachstum unterschiedlich.

Die Frage nach dem Zielsystem

Ein Punkt, der Kandidaten schneller ausscheidet als jede Funktionsbewertung: Wohin gehen die fertigen Buchungen?

Im deutschen Kanzleimarkt heißt die Antwort meist DATEV. Dann folgt die Frage, wie die Übergabe technisch läuft. Ein Buchungsstapel im EXTF-Format ist der verbreitete Weg und funktioniert überall, aufgebaut wie im Beitrag zum Buchungsstapel im EXTF-Format beschrieben. Der Unterschied steckt im Beleg: Bleibt er mit der Buchung verknüpft, oder muss er separat abgelegt werden?

Für Kanzleien mit Mandaten in Österreich kommen BMD und RZL hinzu, im deutschsprachigen Raum außerdem Agenda. Hier wird die Auswahl schnell klein, denn nicht jeder Anbieter unterstützt mehr als ein Zielsystem.

Wer Mandate mit eigener Warenwirtschaft oder mit einem ERP-System betreut, prüft zusätzlich, ob eine Anbindung in diese Richtung besteht. Andernfalls entsteht ein manueller Zwischenschritt, der die Ersparnis aufzehrt.

Wie ein belastbarer Test aussieht

Die Empfehlung ist bei allen Anbietern dieselbe und wird selten befolgt: eigene Belege einreichen statt die vorbereitete Demo anzusehen.

Fünf bis zehn Belege aus verschiedenen Mandaten genügen, wenn die schwierigen Fälle dabei sind. Bei jedem Kandidaten dieselben. Sonst ist nichts vergleichbar. Welche Fragen dazugehören, steht im Beitrag zum Prüfen einer Demo.

Auch die Dauer spielt hinein. Eine Trefferquote in der ersten Woche sagt wenig, weil das System weder Lieferanten noch Gewohnheiten des Mandats kennt. Aussagekräftig wird sie nach einigen Monaten, und gemessen wird die Entwicklung, nicht der Ausgangswert. Die Gründe dafür stehen im Beitrag zum Messen der Automatisierungsquote.

Die Datenfrage, die vor jedem Funktionsvergleich steht

Vor dem Vergleich von Trefferquoten steht Klärungsbedarf, der sich später nicht mehr heilen lässt.

Wo liegen die Daten? Belege einer Steuerkanzlei fallen unter die Verschwiegenheitspflicht. Ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung, ein Hosting in Deutschland die sicherere Variante, insbesondere wenn Modelle amerikanischer Anbieter im Hintergrund arbeiten.

Werden Inhalte zum Training verwendet? Die Antwort gehört schriftlich in den Auftragsverarbeitungsvertrag und nicht in eine mündliche Zusage. Die berufsrechtlichen Anforderungen behandelt der Beitrag zum Berufsrecht nach § 203 StGB.

Wie kommt man wieder heraus? Ein Anbieterwechsel setzt voraus, dass Belege, Zuordnungen und Historie exportierbar sind. Diese Zusage holt man sich vor der Unterschrift. Danach verhandelt es sich schlecht.

Bei einem Wechsel wiegen diese Punkte schwerer als jede Funktionsliste. Nacharbeit heilt sie nicht.

Die Einordnung zum Schluss

Es gibt keine allgemein beste Alternative zu Tabula, weil die Anbieter unterschiedliche Ausschnitte abdecken.

Wer beim reinen Kontierungsschritt bleiben will, vergleicht mit Finmatics und dem DATEV-Automatisierungsservice und entscheidet an eigenen Belegen. Wer feststellt, dass das Einsammeln der Belege der eigentliche Aufwand ist, löst den Eingang, statt das Kontierungswerkzeug zu tauschen. Und wer beides zusammen braucht, sucht im dritten Lager.

Teuer wird es weniger durch den falschen Anbieter. Teuer wird der Wechsel innerhalb desselben Lagers, unternommen in der Erwartung, dass er ein Problem löst, das dieses Lager gar nicht bearbeitet.

Eine Gegenprobe vor der Entscheidung

Bevor ein Wechsel angestoßen wird, lohnt eine nüchterne Aufteilung der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Mandats über einen Monat. Zu trennen sind: die Zeit für das Beschaffen und Sortieren der Unterlagen, die Zeit für die eigentliche Kontierung und die Zeit für Rückfragen und Klärung.

In vielen Kanzleien liegt der erste Block über dem zweiten. Dann verbessert ein anderes Kontierungswerkzeug den kleineren Anteil, und die Enttäuschung nach dem Wechsel ist vorprogrammiert, obwohl das neue Werkzeug objektiv besser arbeitet.

Eine Strichliste, ein Monat. Danach steht fest, ob überhaupt im richtigen Lager gesucht wird. Kein Schritt der Auswahl ist billiger, und keiner wird öfter übersprungen.

Fällt die Messung zugunsten des zweiten Blocks aus, ist ein spezialisiertes Kontierungswerkzeug richtig, und die Auswahl entscheidet sich an Trefferquote und Preis. Überwiegt der erste Block, ist die Frage nach dem Belegeingang die wichtigere, und sie führt zu anderen Kandidaten als die Ausgangsfrage nach einer Tabula-Alternative.