Kreditkartenabrechnung buchen: Der aufwendigste Beleg im Bestand

Wenn eine Kanzlei ausrechnet, welcher Belegtyp die meiste Zeit je Stück kostet, steht die Kreditkartenabrechnung fast immer oben. Sie vereint alle Schwierigkeiten in einem Dokument.

Was die Abrechnung ist und was nicht

Die Abrechnung des Kartenherausgebers listet Zahlungen auf: Datum, Händler, Betrag, gelegentlich eine Währungsangabe. Sie ist damit ein Zahlungsnachweis.

Sie ist kein Beleg für den Vorsteuerabzug. Ihr fehlt alles, was § 14 UStG verlangt: der Steuersatz, der Steuerbetrag, die Leistungsbeschreibung, die Steuernummer des Leistenden. Für den Abzug wird je Position die Rechnung des jeweiligen Unternehmens benötigt, bei kleinen Beträgen genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.

Damit ist die Grundstruktur vorgegeben: Die Abrechnung liefert die Liste, die Einzelbelege liefern die Berechtigung, und beides muss zusammenfinden.

Warum der Beleg der aufwendigste ist

Fünf Schwierigkeiten treffen aufeinander:

Viele Positionen, viele Konten. Eine Abrechnung mit fünfzehn Umsätzen kann zehn verschiedene Aufwandskonten betreffen. Das ist eine Splitbuchung im Reinformat.

Gemischte Steuersätze. Bewirtung, Übernachtung, Software, Treibstoff, öffentliche Verkehrsmittel. Regelsteuersatz, ermäßigter Satz und steuerfreie Positionen in einem Dokument.

Umsätze ohne Vorsteuerabzug. Ausländische Anbieter ohne deutschen Steuerausweis, Leistungen mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers, private Positionen.

Anschaffungen im Grenzbereich. Ein Gerät für 640 Euro netto auf einer Kartenabrechnung ist möglicherweise ein Anlagenzugang und kein laufender Aufwand. Siehe GWG.

Fremdwährung. Der Betrag auf der Rechnung des Händlers weicht vom abgerechneten Eurobetrag ab, weil Umrechnung und Auslandsentgelt dazwischenliegen.

Fehlende Einzelbelege. Der Karteninhaber hat den Beleg nicht aufbewahrt, und niemand merkt es, bis die Abrechnung gebucht wird.

Die saubere Abbildung

Bewährt hat sich ein eigenes Kreditkartenkonto als Geldkonto. Der Ablauf:

1. Jeder Einzelumsatz wird auf sein Aufwandskonto gebucht, gegen das Kreditkartenkonto
2. Die Belastung des Bankkontos gleicht das Kreditkartenkonto aus
3. Der Saldo zeigt jederzeit, was noch offen ist

Der Vorteil gegenüber einer Sammelbuchung: Jede Position hat ihr eigenes Konto, ihren eigenen Steuersatz und ihren eigenen Beleg. Der Vorsteuerabzug ist positionsgenau begründet, und in einer Prüfung ist nachvollziehbar, welche Rechnung zu welchem Umsatz gehört.

Die häufige Alternative, den Gesamtbetrag auf ein Verrechnungskonto zu buchen und im Jahresabschluss aufzulösen, funktioniert bis zum Jahresabschluss. Dann sitzt jemand vor zwölf Abrechnungen mit fehlenden Belegen und rekonstruiert, was im März gekauft wurde.

Die Fremdwährungsposition im Detail

Ein Umsatz im Ausland erzeugt auf der Abrechnung häufig drei Angaben: den Betrag in Fremdwährung, den umgerechneten Eurobetrag und ein Auslandsentgelt.

Zu trennen sind dabei zwei Leistungen. Der umgerechnete Eurobetrag betrifft die zugrunde liegende Leistung des Händlers. Das Auslandsentgelt ist eine eigene Leistung des Kartenherausgebers und gehört nicht in den Aufwand der Reise oder der Anschaffung, sondern auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs.

Wer beides zusammen bucht, verfälscht den Aufwand der jeweiligen Position und erschwert die Prüfung, weil der gebuchte Betrag nicht mehr mit dem Beleg des Händlers übereinstimmt.

Für den Vorsteuerabzug gilt unverändert: Maßgeblich ist der Beleg des leistenden Unternehmers, nicht die Abrechnung. Bei ausländischen Anbietern ohne deutschen Steuerausweis besteht in der Regel kein Vorsteuerabzug, und bei elektronischen Leistungen ausländischer Anbieter kann zusätzlich die Steuerschuldnerschaft des Empfängers greifen. Siehe Fremdwährung buchen.

Eine Abrechnung, durchgerechnet

Wie viel in einem einzigen Dokument steckt, zeigt ein vollständig ausgerechnetes Beispiel. Die folgende Abrechnung über 875,17 Euro enthält elf Positionen. Die Beträge sind ein Rechenbeispiel.

Aus dieser einen Tabelle lassen sich vier Punkte ablesen, die den Aufwand erklären.

Ein Dokument, sechs Konten. Eine Sammelbuchung des Gesamtbetrags wäre in Sekunden erledigt und würde die gesamte Information vernichten, die in den ersten drei Spalten steckt.

Vier steuerliche Konstellationen. Regelsteuersatz, ermäßigter Satz, Steuerschuldnerschaft des Empfängers und Positionen ohne Steuerausweis stehen nebeneinander. Die Position mit der Steuerschuldnerschaft des Empfängers erzeugt zusätzlich eine Steuerschuld von 11,21 Euro, der bei voller Abzugsberechtigung ein Vorsteuerbetrag in gleicher Höhe gegenübersteht. Wird sie wie ein gewöhnlicher Aufwand behandelt, fehlt die Steuer in der Voranmeldung.

Die Hotelrechnung ist selbst schon ein Split. Übernachtung und Frühstück unterliegen unterschiedlichen Steuersätzen und stehen als eine Kartenzahlung auf der Abrechnung. Die Aufteilung ergibt sich erst aus der Hotelrechnung, nicht aus der Karteninformation.

Eine unbelegte Position kostet 14,21 Euro. Der Onlinekauf über 89,00 Euro hätte bei Regelsteuersatz einen Vorsteuerabzug in dieser Höhe getragen. Bei zwölf Abrechnungen im Jahr und einer bis zwei unbelegten Positionen je Abrechnung summiert sich das auf einen dreistelligen Betrag, der nicht auffällt, weil er nie irgendwo als Verlust erscheint.

Die Bewirtungsposition verdient einen eigenen Hinweis. Der Betriebsausgabenabzug ist der Höhe nach begrenzt, der Vorsteuerabzug ist es nicht. Wer beides gleich behandelt und die Vorsteuer anteilig kürzt, verschenkt den Rest. Die Einzelheiten stehen unter Bewirtungsbeleg richtig buchen.

Die Kartenorganisation beim Mandanten

Der wirksamste Hebel liegt nicht in der Buchhaltung, sondern in der Ausgabe der Karten. Drei Maßnahmen reduzieren den Aufwand dauerhaft:

Eine Karte je Kostenträger. Wer je Fahrzeug, je Abteilung oder je Projekt eine eigene Karte ausgibt, bekommt die Kostenstellenzuordnung frei Haus, weil sie an der Kartennummer hängt. Siehe Kostenstellen automatisieren.

Private Nutzung ausschließen. Eine Firmenkarte, mit der gelegentlich privat gezahlt wird, erzeugt bei jeder Abrechnung eine Klärung. Eine klare Regel ist billiger als jede nachträgliche Aufteilung.

Belege beim Kauf erfassen. Wer den Beleg im Moment der Zahlung fotografiert, hat ihn. Wer ihn sammelt, hat ihn in etwa der Hälfte der Fälle. Die Differenz ist der Vorsteuerabzug.

Diese drei Punkte gehören in das Gespräch mit dem Mandanten, bevor über Software gesprochen wird. Sie wirken sofort und kosten nichts.

Wenn mehrere Karten im Umlauf sind

Ab drei Karten ändert sich die Aufgabe. Aus einem Beleg werden mehrere parallele Abrechnungen mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen, und die Frage, wer welchen Beleg schuldet, ist nicht mehr aus dem Kopf zu beantworten.

Drei Punkte gehören dann geregelt.

Ein Konto je Karte oder ein Konto für alle. Ein eigenes Kreditkartenkonto je Karte macht die Abstimmung eindeutig und die Kontenzahl größer. Ein gemeinsames Konto ist übersichtlicher und lässt bei einer Differenz offen, welche Karte sie verursacht hat. Bei mehr als einer Handvoll Karten überwiegt der Vorteil der Trennung deutlich.

Die Zuständigkeit für die Belege. Sie liegt beim Karteninhaber und nicht in der Buchhaltung des Mandanten. Eine Liste offener Positionen, die an die Buchhaltung geht, erzeugt dort Nachfragearbeit. Dieselbe Liste, aufgeteilt je Inhaber und direkt an ihn gerichtet, erzeugt Belege.

Der Zeitpunkt der Anforderung. Wöchentlich statt monatlich. Der Unterschied ist größer, als er wirkt, weil die Erinnerung an einen Kauf in den ersten Tagen deutlich besser ist als nach vier Wochen.

Die Auswertung je Karteninhaber ist dabei kein Kontrollinstrument, sondern eine Arbeitsgrundlage. Sie zeigt, wo eine Absprache genügt und wo eine andere Lösung nötig ist, etwa eine Karte mit engerem Verwendungszweck oder ein Verzicht auf die Karte zugunsten der Auslagenerstattung.

Die Positionen ohne Beleg

Der wichtigste Punkt im ganzen Verfahren, und der, an dem am meisten Geld verloren geht.

Ein Umsatz ohne Rechnung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Bei einer Abrechnung über 2.000 Euro mit einem Drittel unbelegter Positionen sind das rund 100 Euro Vorsteuer, jeden Monat.

Der Umgang damit entscheidet über das Ergebnis:

Richtig: Die Position bleibt als offener Punkt sichtbar und wird beim Karteninhaber angefordert, solange er sich erinnert. Viele Belege lassen sich beim Händler nachfordern, wenn man weiß, um welchen Kauf es geht.

Falsch: Sammelbuchung, Klärung später. Später weiß niemand mehr, wofür die 89 Euro bei einem Onlinehändler waren, und die Vorsteuer ist verloren.

Deshalb gehört die Liste der unbelegten Kartenumsätze in den laufenden Monat, nicht in die Abschlussarbeiten.

Sonderfälle jenseits der gewöhnlichen Position

Neben den Einkäufen enthält fast jede Abrechnung Positionen, die keine Leistung eines Händlers abbilden. Sie sind einzeln unauffällig und in der Summe der Grund, warum das Kreditkartenkonto nicht aufgeht.

Das Kartenentgelt und die Jahresgebühr. Leistungen des Kartenherausgebers, die regelmäßig ohne Umsatzsteuerausweis abgerechnet werden. Sie gehören auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs und nicht in den Aufwand, der zufällig in derselben Abrechnung steht.

Zinsen aus der Teilzahlungsfunktion. Wird die Abrechnung nicht vollständig ausgeglichen, entstehen Zinsen. Das ist Finanzierungsaufwand und weder Wareneinkauf noch Reisekosten. Bei Karten mit dauerhaft genutzter Teilzahlung lohnt der Hinweis an den Mandanten, weil die effektiven Kosten dieser Finanzierung meist deutlich über denen einer Kontokorrentlinie liegen.

Die Rückbelastung. Eine reklamierte Zahlung wird rückgängig gemacht und erscheint als Gutschrift, teils Monate später und teils in anderer Höhe als die ursprüngliche Belastung. Sie gehört auf dieselbe Position wie die ursprüngliche Buchung, nicht auf ein Ertragskonto. Wird sie als Ertrag gebucht, ist der Aufwand zu hoch und der Ertrag erfunden.

Die Vorautorisierung. Hotels und Autovermieter reservieren einen Betrag, der vom späteren Endbetrag abweicht. Auf der Abrechnung erscheint nur der endgültige Umsatz, in Zwischenständen aber beide. Ein Abgleich, der auf Betragsgleichheit zwischen Beleg und Kartenumsatz besteht, findet hier zeitweise kein Gegenstück.

Das Trinkgeld auf der Kartenzahlung. Der Restaurantbeleg weist die Speisen aus, über die Karte wird ein höherer Betrag gezogen. Die Differenz ist Trinkgeld und steht auf keinem gedruckten Beleg, häufig nur handschriftlich. Wird sie übersehen, weicht der gebuchte Betrag von der Zahlung ab, und die Abweichung wird als Zuordnungsfehler gesucht statt als das, was sie ist.

Das Abonnement mit automatischer Verlängerung. Der Umsatz wiederholt sich monatlich, der Beleg landet in einem Postfach, das niemand liest. Diese Positionen sind der Standardfall für hinterlegte Erwartungen: bekannter Händler, bekannter Betrag, bekannter Rhythmus. Zur Beschaffung der zugehörigen Belege siehe Belegeingang und seine Kanäle.

Die private Position. Sie kommt vor, auch wenn sie ausgeschlossen ist. Sie gehört nicht auf ein Aufwandskonto und auch nicht in eine Klärungsschleife, sondern auf das Verrechnungskonto des Karteninhabers. Je klarer diese Behandlung geregelt ist, desto seltener wird die Frage überhaupt gestellt.

Kennzahlen und Prüfschritte

Kartenumsätze lassen sich gut messen, und die Kennzahlen sind zugleich das beste Argument im Gespräch mit dem Mandanten, weil sie in Euro enden.

Die Belegquote je Abrechnung. Anteil der Positionen mit vorliegendem Einzelbeleg. Sie ist die zentrale Größe, und sie sollte je Karteninhaber ausgewiesen werden, nicht nur insgesamt. Eine Quote von 95 Prozent bei einem Inhaber und 60 Prozent bei einem anderen erfordert zwei völlig verschiedene Gespräche.

Die verlorene Vorsteuer in Euro. Summe der Vorsteuer, die auf unbelegte Positionen entfällt, hochgerechnet auf zwölf Monate. Diese Zahl bewegt Mandanten zuverlässiger als jeder Hinweis auf Ordnungsmäßigkeit.

Der Saldo des Kreditkartenkontos. Er muss nach Verbuchung aller Positionen und der Bankbelastung aufgehen. Ein dauerhaft ungeklärter Saldo bedeutet, dass Positionen fehlen oder doppelt erfasst wurden.

Die Zahl der wiederkehrenden Händler ohne hinterlegte Zuordnung. Jeder Händler, der zum dritten Mal auftaucht und noch immer von Hand kontiert wird, ist ein vermeidbarer Vorgang.

Die Zeit zwischen Kartenumsatz und Belegeingang. Sie misst, ob die Belegerfassung beim Kauf funktioniert. Steigt sie über wenige Tage, sinkt die Belegquote mit Verzögerung nach, und zwar ohne dass sich sonst etwas geändert hätte.

Als Prüfschritt im Monatsablauf genügt eine Reihenfolge: erst die Positionen mit Beleg zuordnen, dann die Positionen ohne Beleg als Liste an den Karteninhaber geben, dann den Saldo des Kreditkartenkontos gegen die Bankbelastung stellen. Wer die Reihenfolge umdreht und mit dem Saldo beginnt, sucht Differenzen, deren Ursache noch gar nicht bearbeitet wurde.

Was für die Automatisierung nötig ist

Vier Fähigkeiten trennen Systeme, die diesen Fall wirklich abnehmen, von solchen, die ihn nur weiterreichen:

1. Die Abrechnung positionsweise lesen, nicht nur den Gesamtbetrag. Ohne Positionen ist keine Zuordnung möglich.
2. Positionen mit vorhandenen Einzelbelegen zusammenführen, über Betrag, Datum und Händlername. Die Belege liegen oft längst im System, nur ohne Verbindung zur Zahlung.
3. Die Zuordnung je Händler lernen. Derselbe Anbieter taucht Monat für Monat auf. Ist einmal geklärt, wohin er gehört, ist der Fall dauerhaft erledigt.
4. Offene Positionen sichtbar machen und anfordern, am besten direkt beim Karteninhaber und mit Bezug auf die konkrete Position.

Der vierte Punkt ist der, der den Unterschied macht. Ein System, das die Abrechnung sauber zerlegt, aber die fehlenden Belege nur in einer Liste ablegt, hat die Arbeit sortiert und nicht abgenommen. Erst wenn aus der Lücke eine Anforderung wird, die der Mandant an derselben Stelle beantwortet, schließt sich der Vorgang.

Abgrenzung zu verwandten Vorgängen

Die Kartenabrechnung wird regelmäßig mit anderen Sammeldokumenten in einen Topf geworfen, obwohl sich die Behandlung unterscheidet.

Kartenabrechnung und Kontoauszug. Beide weisen Zahlungen nach und sind beide keine Belege im Sinne des Vorsteuerabzugs. Der Unterschied liegt in der Ebene: Der Kontoauszug enthält die eine Belastung des Kartenherausgebers, die Abrechnung die vielen Einzelumsätze dahinter. Wer nur den Kontoauszug verarbeitet, sieht einen Betrag, wo elf Vorgänge stehen. Zur Zuordnung von Zahlungen allgemein siehe Bankabgleich.

Kartenabrechnung und Reisekostenabrechnung. Sie überschneiden sich, sind aber nicht dasselbe. Die Kartenabrechnung erfasst, was über die Firmenkarte bezahlt wurde. Die Reisekostenabrechnung erfasst, was der Reise zuzurechnen ist, einschließlich der Verpflegungspauschalen und der vom Mitarbeiter verauslagten Beträge. Werden beide unabgestimmt verarbeitet, entstehen Doppelerfassungen: Der Mitarbeiter reicht die Hotelrechnung ein, die über die Firmenkarte längst bezahlt wurde, und bekommt sie erstattet.

Kartenabrechnung und Abrechnung eines Zahlungsdienstleisters. Die eine betrifft die Ausgabenseite, die andere die Einnahmenseite. Bei der Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters wird ein Nettobetrag überwiesen, in dem Erlöse und einbehaltene Gebühren stecken. Die Verfahren ähneln sich, die Konten und die steuerliche Behandlung nicht.

Firmenkarte und Tankkarte. Die Tankkarte ist der einfachere Fall, weil der Kartenherausgeber selbst abrechnet und eine ordnungsgemäße Rechnung über die bezogenen Leistungen ausstellt. Es fehlen also keine Einzelbelege. Wer diesen Unterschied kennt, kann ihn nutzen: Für wiederkehrende Ausgabenarten mit einem festen Anbieter ist eine solche Karte der Firmenkreditkarte in der Belegsituation überlegen.

Firmenkarte und Auslage des Mitarbeiters. Zahlt der Mitarbeiter privat und lässt sich erstatten, gehört der Beleg trotzdem in die Buchführung, und die Erstattung ist eine Zahlung an den Mitarbeiter. Die Karte verschiebt lediglich, wer in Vorleistung geht. Am Beleg und am Vorsteuerabzug ändert sie nichts.

Der Test für eine Demo

Wer ein System bewertet, sollte nicht die saubere Lieferantenrechnung vorlegen, sondern eine echte Kreditkartenabrechnung aus dem eigenen Bestand: mit gemischten Steuersätzen, mindestens einer Fremdwährungsposition, einem ausländischen Anbieter und zwei Positionen ohne Beleg.

Was ein System mit diesem einen Dokument macht, sagt mehr über den Alltagsnutzen aus als jede Angabe zur Trefferquote.

Drei Beobachtungen genügen für die Bewertung. Erstens: Wird die Abrechnung überhaupt in Positionen zerlegt, oder erscheint sie als ein Betrag? Zweitens: Werden die beiden Positionen ohne Beleg als solche benannt, oder verschwinden sie in einer Buchung? Drittens: Was passiert im zweiten Monat mit denselben Händlern, ist die Zuordnung dann hinterlegt oder wird sie erneut vorgeschlagen?

Die dritte Frage lässt sich in einer Vorführung selten beantworten und ist die wichtigste, weil sie über den dauerhaften Aufwand entscheidet. Wer sie stellen will, sollte zwei aufeinanderfolgende Abrechnungen desselben Mandanten mitbringen statt einer. Der Unterschied zwischen dem ersten und dem zweiten Durchlauf ist genau das, was ein System im Jahr einspart oder eben nicht.