Kreditkartenabrechnung buchen: Der aufwendigste Beleg im Bestand

Wenn eine Kanzlei ausrechnet, welcher Belegtyp die meiste Zeit je Stück kostet, steht die Kreditkartenabrechnung fast immer oben.

Ist die Kreditkartenabrechnung ein Beleg für den Vorsteuerabzug?

Nein. Die Abrechnung listet Zahlungen auf und ist damit ein Zahlungsnachweis. Ihr fehlt alles, was § 14 UStG verlangt: Steuersatz, Steuerbetrag, Leistungsbeschreibung, Steuernummer des Leistenden. Für den Vorsteuerabzug wird je Position die Rechnung des Händlers benötigt.

Bei kleinen Beträgen genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Damit ist die Grundstruktur vorgegeben: Die Abrechnung liefert die Liste, die Einzelbelege die Berechtigung, und beides muss zusammenfinden.

Warum ist sie der aufwendigste Beleg im Bestand?

Weil sechs Schwierigkeiten in einem Dokument zusammentreffen: viele Positionen auf vielen Konten, gemischte Steuersätze, Umsätze ohne Vorsteuerabzug, Anschaffungen im Grenzbereich zum Anlagevermögen, Fremdwährung und fehlende Einzelbelege. Eine Abrechnung über 875,17 Euro mit elf Positionen zeigt das; die Beträge sind ein Rechenbeispiel.

Ein Dokument, sechs Konten: eine Splitbuchung im Reinformat. Eine Sammelbuchung des Gesamtbetrags würde die Information der ersten drei Spalten vernichten. Die Position mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers erzeugt zusätzlich eine Steuerschuld von 11,21 Euro, der bei voller Abzugsberechtigung ein Vorsteuerbetrag in gleicher Höhe gegenübersteht; wird sie wie gewöhnlicher Aufwand behandelt, fehlt die Steuer in der Voranmeldung.

Die Hotelrechnung ist selbst schon ein Split, dessen Aufteilung sich erst aus der Rechnung ergibt. Bei der Bewirtung ist der Betriebsausgabenabzug begrenzt, der Vorsteuerabzug nicht: Wer beides gleich behandelt, verschenkt den Rest. Und ein Gerät für 640 Euro netto ist möglicherweise ein Anlagenzugang, siehe GWG.

Wie wird die Abrechnung richtig gebucht?

Über ein eigenes Kreditkartenkonto als Geldkonto. Jeder Einzelumsatz wird auf sein Aufwandskonto gegen dieses Konto gebucht, die Belastung des Bankkontos gleicht es aus, und der Saldo zeigt jederzeit, welche Umsätze noch ohne Beleg sind.

Jede Position hat so ihr eigenes Konto, ihren Steuersatz und ihren Beleg. Der Vorsteuerabzug ist positionsgenau begründet, und in einer Prüfung ist nachvollziehbar, welche Rechnung zu welchem Umsatz gehört. Die Alternative, den Gesamtbetrag auf ein Verrechnungskonto zu buchen, funktioniert bis zum Jahresabschluss. Dann rekonstruiert jemand vor zwölf Abrechnungen, was im März gekauft wurde.

Wie werden Fremdwährungspositionen behandelt?

Getrennt nach zwei Leistungen. Ein Auslandsumsatz erzeugt auf der Abrechnung meist drei Angaben: Fremdwährungsbetrag, umgerechneten Eurobetrag und Auslandsentgelt. Der Eurobetrag betrifft die Leistung des Händlers, das Auslandsentgelt ist eine eigene Leistung des Kartenherausgebers und gehört auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs.

Wer beides zusammen bucht, verfälscht den Aufwand, weil der gebuchte Betrag nicht mehr zum Beleg des Händlers passt. Für den Vorsteuerabzug bleibt der Beleg des leistenden Unternehmers maßgeblich: Bei ausländischen Anbietern ohne deutschen Steuerausweis besteht in der Regel kein Abzug, bei elektronischen Leistungen kann die Steuerschuldnerschaft des Empfängers greifen, siehe Fremdwährung buchen.

Was tun mit Positionen ohne Beleg?

Sie bleiben als offener Punkt sichtbar und werden beim Karteninhaber angefordert, solange er sich erinnert. Viele Belege lassen sich beim Händler nachfordern, wenn man weiß, um welchen Kauf es geht. Falsch ist die Sammelbuchung mit Klärung später: Dann weiß niemand mehr, wofür die 89 Euro waren, und die Vorsteuer ist verloren.

Der unbelegte Onlinekauf aus dem Beispiel hätte bei Regelsteuersatz 14,21 Euro Vorsteuer getragen. Bei einer Abrechnung über 2.000 Euro mit einem Drittel unbelegter Positionen sind es rund 100 Euro, jeden Monat, und der Betrag fällt nicht auf, weil er nie als Verlust erscheint. Deshalb gehört die Liste der unbelegten Kartenumsätze in den laufenden Monat, nicht in die Abschlussarbeiten.

Wie sollte der Mandant seine Karten organisieren?

Mit einer Karte je Kostenträger, ausgeschlossener Privatnutzung und Belegerfassung im Moment der Zahlung. Der wirksamste Hebel liegt nicht in der Buchhaltung, sondern in der Ausgabe der Karten: Diese drei Maßnahmen wirken sofort, kosten nichts und gehören ins Gespräch, bevor über Software geredet wird.

Wer je Fahrzeug, Abteilung oder Projekt eine eigene Karte ausgibt, bekommt die Kostenstellenzuordnung frei Haus, weil sie an der Kartennummer hängt, siehe Kostenstellen automatisieren. Eine Karte, mit der gelegentlich privat gezahlt wird, erzeugt bei jeder Abrechnung eine Klärung. Und wer den Beleg beim Kauf fotografiert, hat ihn; wer sammelt, hat ihn in der Hälfte der Fälle.

Ab drei Karten kommt dreierlei hinzu. Ein eigenes Kreditkartenkonto je Karte macht die Abstimmung eindeutig und die Kontenzahl größer; ab einer Handvoll Karten überwiegt der Vorteil der Trennung. Die Zuständigkeit für die Belege liegt beim Karteninhaber: Eine Liste offener Positionen an die Buchhaltung erzeugt Nachfragearbeit, dieselbe Liste je Inhaber erzeugt Belege. Und angefordert wird wöchentlich statt monatlich, weil die Erinnerung in den ersten Tagen besser ist.

Welche Sonderfälle enthält fast jede Abrechnung?

Positionen, die keine Leistung eines Händlers abbilden: Entgelte des Kartenherausgebers, Zinsen, Rückbelastungen, Trinkgeld, Abonnements und private Zahlungen. Einzeln sind sie unauffällig, in der Summe sind sie der Grund, warum das Kreditkartenkonto nicht aufgeht.

Kartenentgelt und Jahresgebühr. Leistungen des Kartenherausgebers, meist ohne Umsatzsteuerausweis. Sie gehören auf ein Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs, nicht in den Aufwand der übrigen Positionen.

Zinsen aus der Teilzahlungsfunktion. Finanzierungsaufwand, weder Wareneinkauf noch Reisekosten. Bei dauerhafter Teilzahlung lohnt der Hinweis an den Mandanten, weil die effektiven Kosten meist über denen einer Kontokorrentlinie liegen.

Die Rückbelastung. Eine reklamierte Zahlung erscheint als Gutschrift, teils Monate später. Sie gehört auf dieselbe Position wie die ursprüngliche Buchung; als Ertrag gebucht ist der Aufwand zu hoch und der Ertrag erfunden.

Das Trinkgeld auf der Kartenzahlung. Der Restaurantbeleg weist die Speisen aus, über die Karte wird mehr gezogen. Die Differenz steht auf keinem gedruckten Beleg und wird sonst als Zuordnungsfehler gesucht.

Das Abonnement mit automatischer Verlängerung. Bekannter Händler, Betrag und Rhythmus, aber der Beleg landet in einem Postfach, das niemand liest, siehe Belegeingang.

Die private Position. Sie kommt vor, auch wenn sie ausgeschlossen ist, und gehört auf das Verrechnungskonto des Karteninhabers, nicht in eine Klärungsschleife.

Woran misst man die Belegqualität?

An der Belegquote je Karteninhaber, der verlorenen Vorsteuer in Euro und dem Saldo des Kreditkartenkontos. Die verlorene Vorsteuer, hochgerechnet auf zwölf Monate, bewegt Mandanten zuverlässiger als jeder Hinweis auf Ordnungsmäßigkeit.

Die Belegquote gehört je Inhaber ausgewiesen: 95 Prozent bei einem und 60 Prozent bei einem anderen erfordern zwei völlig verschiedene Gespräche. Der Saldo muss nach Verbuchung aller Positionen und der Bankbelastung aufgehen; bleibt er ungeklärt, fehlen Positionen oder wurden doppelt erfasst. Hinzu kommen die wiederkehrenden Händler ohne hinterlegte Zuordnung und die Zeit zwischen Kartenumsatz und Belegeingang.

Im Monatsablauf gilt eine feste Reihenfolge: erst die Positionen mit Beleg zuordnen, dann die ohne Beleg als Liste an den Karteninhaber geben, dann den Saldo gegen die Bankbelastung stellen. Wer mit dem Saldo beginnt, sucht Differenzen, deren Ursache noch gar nicht bearbeitet wurde.

Was muss ein System können, und wie testet man es?

Vier Dinge: die Abrechnung positionsweise lesen statt nur den Gesamtbetrag, Positionen mit vorhandenen Einzelbelegen über Betrag, Datum und Händlername zusammenführen, die Zuordnung je Händler lernen und offene Positionen direkt beim Karteninhaber anfordern.

Der vierte Punkt macht den Unterschied. Ein System, das die Abrechnung sauber zerlegt, die fehlenden Belege aber nur auflistet, hat die Arbeit sortiert und nicht abgenommen. Erst wenn aus der Lücke eine Anforderung wird, die der Mandant an derselben Stelle beantwortet, schließt sich der Vorgang.

Für eine Vorführung gehört deshalb eine echte Abrechnung aus dem eigenen Bestand auf den Tisch, keine saubere Lieferantenrechnung: gemischte Steuersätze, eine Fremdwährungsposition, ein ausländischer Anbieter, zwei Positionen ohne Beleg. Wird die Abrechnung in Positionen zerlegt oder erscheint sie als ein Betrag? Werden die Positionen ohne Beleg benannt oder verschwinden sie in einer Buchung? Und was passiert im zweiten Monat mit denselben Händlern? Die dritte Frage entscheidet über den dauerhaften Aufwand, deshalb gehören zwei aufeinanderfolgende Abrechnungen mitgebracht.

Wie grenzt sie sich von ähnlichen Dokumenten ab?

Vom Kontoauszug durch die Ebene: Der Auszug enthält die eine Belastung des Kartenherausgebers, die Abrechnung die vielen Einzelumsätze dahinter. Wer nur den Kontoauszug verarbeitet, sieht einen Betrag, wo elf Vorgänge stehen, siehe Bankabgleich.

Reisekostenabrechnung. Sie erfasst, was der Reise zuzurechnen ist, einschließlich Verpflegungspauschalen und verauslagter Beträge. Unabgestimmt entstehen Doppelerfassungen: Der Mitarbeiter reicht die Hotelrechnung ein, die über die Firmenkarte längst bezahlt wurde, und bekommt sie erstattet.

Tankkarte. Der einfachere Fall, weil der Herausgeber selbst eine ordnungsgemäße Rechnung über die bezogenen Leistungen ausstellt, es also keine fehlenden Einzelbelege gibt. Für wiederkehrende Ausgabenarten mit festem Anbieter ist sie der Firmenkreditkarte überlegen.

Auslage des Mitarbeiters. Die Karte verschiebt nur, wer in Vorleistung geht; am Beleg und am Vorsteuerabzug ändert sie nichts.