Die 5 besten Programme für KI-Buchhaltung in Kanzleien

Der Markt für automatische Belegverarbeitung ist in den vergangenen Jahren unübersichtlich geworden, weil sehr unterschiedliche Produkte mit denselben Begriffen werben. Diese Übersicht ordnet die fünf Systeme ein, die für Steuerkanzleien im deutschsprachigen Raum tatsächlich in Frage kommen.

Wonach hier sortiert wird

Eine Rangfolge nach Erkennungsleistung wäre unseriös, weil sie vom Belegbestand abhängt und sich monatlich ändert. Sinnvoller ist eine Einordnung nach drei Merkmalen, die stabil sind.

Das erste ist die Bauform: Arbeitet das System in einer eigenen Oberfläche und übergibt Ergebnisse, oder arbeitet es im vorhandenen Bestand mit.

Das zweite ist der Umfang der Kette: Beginnt die Arbeit beim vorliegenden Beleg, oder ist der Weg des Belegs vom Mandanten in die Kanzlei Teil des Produkts.

Das dritte ist das Preismodell: Paketpreis mit Kontingent, Preis je Beleg oder Pauschale, und ob überhaupt Preise veröffentlicht werden.

Die Übersicht

1. Finmatics

Finmatics kommt aus Wien und gehört zur Visma-Gruppe. Das System liest Belege ein, erzeugt Buchungsvorschläge und übergibt sie an das Zielsystem. Laut Anbieter liegt ein Schwerpunkt auf aufteilungsbedürftigen Belegen, dazu kommt ein Trainingsbereich, in dem die Kanzlei die Erkennung nachschärft.

Die größte Stärke ist die Breite der Zielsysteme. Neben der DATEV werden BMD, Agenda, RZL, SAP und Microsoft Business Central angebunden, was für Kanzleien mit Mandaten in Österreich oder mit ERP-Mandanten den Ausschlag gibt.

Die Preise sind öffentlich: Pakete zwischen 750 und 1.200 Euro monatlich bei Jahreszahlung für jeweils 3.000 Buchungszeilen, Zusatzoptionen für Bankabgleich und Belegtransfer sowie einmalig 1.990 Euro Onboarding. Für kleine Kanzleien ist der Einstieg damit hoch, für belegstarke Bestände rechnet sich der Paketpreis. Die Kandidaten in dieser Gruppe behandelt der Beitrag zu den Alternativen zu Finmatics.

2. Tabula

Tabula ist auf DATEV-Kanzleien in Deutschland fokussiert und deckt nach Anbieterangaben mehr ab als die Eingangsseite: Debitoren, Bank, Mahnwesen, Sammelüberweisungen und den Rechnungsausgang.

Damit rückt das System näher an das heran, was ein Mandant unter Buchhaltung versteht, und weiter weg von einem reinen Kontierungswerkzeug. Für Kanzleien, die diese Breite innerhalb der DATEV-Welt suchen, ist es die naheliegende Wahl.

Preise werden nicht öffentlich ausgewiesen. Für die Vorauswahl bedeutet das einen zusätzlichen Schritt, weil sich ohne Angebot nicht rechnen lässt, ob sich der Dienst für den eigenen Bestand trägt.

3. Tess

Tess ist ein Produkt der Countful GmbH aus München und geht einen anderen Weg. Statt einer eigenen Oberfläche tritt das System als Agent auf, der in bestehenden Buchhaltungsbeständen mitarbeitet. Der Anbieter wirbt damit, dass keine neue Buchungsmaske gelernt wird und die Kanzlei weiterhin in DATEV-Rechnungswesen korrigiert, woraus das System lernt.

Der Schwerpunkt liegt auf den Zahlungen: Ausziffern offener Posten in Echtzeit inklusive Skonto, Währungsdifferenzen und Mahngebühren, dazu die Behandlung der Verrechnungskonten 1370 und 1590 sowie das Nachhalten fehlender Belege samt Dublettenprüfung. Der Einstieg erfolgt über die Anbindung der Bankkonten.

Zur Verarbeitung nennt der Anbieter Hosting auf Microsoft Azure in Europa, Rechenzentren nach ISO 27001 und ISO 27018 und die Anonymisierung personenbezogener Daten vor dem Training. Preise sind nicht öffentlich.

4. Der DATEV-Automatisierungsservice

Die Lösung im eigenen Haus bleibt der Maßstab, gegen den sich jede Alternative beweisen muss. Der Automatisierungsservice Rechnungen liefert Belegerkennung mit Buchungsvorschlägen, ohne dass ein weiterer Anbieter, ein weiterer Vertrag oder eine Datenübergabe nach außen hinzukommt.

Für Kanzleien, die noch gar nichts automatisiert haben, ist das der günstigste erste Schritt, weil die Grundlizenzen häufig vorhanden sind und die Einführung im gewohnten Umfeld stattfindet.

Die Grenzen liegen bei den Sonderfällen und dort, wo der Mandantenkontakt betroffen ist. Wer regelmäßig mit Splitbuchungen, Anzahlungen oder Reverse-Charge zu tun hat, stößt früher an die Kante als bei spezialisierten Systemen.

5. docunest

Diese Plattform verbindet die beiden Enden der Kette. Der Beleg, den der Mandant im Portal hochlädt, ist derselbe, der per Texterkennung ausgelesen, nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel an die DATEV übergeben wird. Sonderfälle wie Reverse-Charge nach § 13b UStG, gemischte Steuersätze und Anzahlungen sind abgedeckt.

Der praktische Unterschied betrifft weniger die Kontierung als den Aufwand darum herum. Fehlende Belege lassen sich benennen, weil der Stand aus den Daten ablesbar ist, und Erinnerungen laufen ohne persönliches Zutun. Dateiaustausch, Freizeichnung und Aufgabensteuerung gehören zur selben Plattform.

Die Preise sind öffentlich und pauschal: 49 Euro monatlich für das Basispaket, 99 Euro für die Belegverarbeitung, zusammen 148 Euro mit 300 Buchungssätzen, jeder weitere 0,40 Euro, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar. Wer nur den Kontierungsschritt braucht und den Eingang gelöst hat, zahlt hier für Bausteine, die er nicht nutzt.

Drei angrenzende Werkzeuge, die oft verwechselt werden

Diese drei tauchen in Suchergebnissen regelmäßig auf, lösen aber eine andere Aufgabe.

Candis organisiert den Rechnungseingang in Unternehmen mit mehrstufigen Freigaben und Zahlungsläufen, ab 389 Euro monatlich. Es kontiert nicht für die Kanzlei, sondern reicht geprüfte Rechnungen weiter.

BuchhaltungsButler bietet Vorkontierung mit Bankanbindung für Unternehmen und kleinere Mandate, ab 29,90 Euro monatlich. Interessant dort, wo Mandanten die vorbereitende Buchhaltung selbst übernehmen sollen.

GetMyInvoices sammelt Rechnungen automatisch aus Onlineportalen, Postfächern und Lieferantenkonten ein und reicht sie weiter. Als Ersatz taugt es nicht, als Ergänzung häufig sehr gut.

Welche Fragen die Auswahl entscheiden

Fünf Fragen trennen die Kandidaten schneller als jede Funktionsliste.

Welche Zielsysteme werden gebraucht? Wer nur die DATEV bedient, kann die Hälfte des Marktes ignorieren. Wer BMD oder RZL braucht, hat eine sehr kurze Liste.

Wo liegt der größere Aufwand? Beim Kontieren oder beim Beschaffen und Nachfassen. Diese Antwort bestimmt, ob ein Kontierungswerkzeug oder eine Plattform passt.

Wie viele Belege fallen monatlich an? Paketpreise und Preise je Beleg verhalten sich gegenläufig, und der Schnittpunkt liegt je nach Anbieter bei einigen hundert bis einigen tausend Belegen.

Wer korrigiert wo? Ein Vorsystem erzeugt einen zweiten Arbeitsplatz mit klarer Prüfstelle, ein Agent spart ihn und verlagert die Kontrolle in den Bestand.

Was passiert mit dem Beleg nach der Buchung? Bleibt er mit der Buchung verknüpft oder liegt er anschließend an anderer Stelle.

Die Sonderfälle, an denen sich alles entscheidet

Standardbelege beherrschen alle Systeme. Die Unterschiede zeigen sich an sechs Fällen, die deshalb in jeden Test gehören.

Ein Bewirtungsbeleg mit handschriftlichem Trinkgeld, weil die Zeilenstruktur und die Handschrift beide gelesen werden müssen. Eine Rechnung mit zwei Steuersätzen, weil sie eine Aufteilung erzwingt. Eine Anzahlung mit späterer Schlussrechnung, weil die Verrechnung sonst doppelt bucht. Eine Fremdwährungsrechnung, weil Kursdifferenzen entstehen. Eine Kreditkartenabrechnung mit vielen Positionen. Und ein Reverse-Charge-Fall nach § 13b UStG, weil dort Steuerschuld und Vorsteuer zusammenfallen.

Wer diese sechs Fälle bei allen Kandidaten mit demselben Material durchspielt, hat nach einem Nachmittag ein belastbares Bild. Wie sich eine Demo darüber hinaus prüfen lässt, behandelt der Beitrag zum Prüfen einer Demo.

Was der Wechsel kostet, bevor er spart

Neben dem Lizenzpreis fällt Aufwand an, der über die Wirtschaftlichkeit im ersten Jahr entscheidet.

Der größte Posten ist die Einrichtung je Mandat: Kontenrahmen, Zuordnungen der wichtigsten Lieferanten, Zugänge und gegebenenfalls Bankanbindung. Zwanzig Mandate bedeuten realistisch mehrere Tage.

Der zweite Posten ist die Lernphase. Jedes System startet mit der niedrigsten Trefferquote, die es je haben wird. In den ersten Wochen ist der Aufwand höher als vorher, nicht niedriger.

Der dritte Posten ist die Gewöhnung im Team. Eine Umstellung parallel zur Abgabefrist erzeugt Widerstand, der dem Werkzeug angelastet wird. Wie sich die Einführung planen lässt, behandelt der Beitrag zum Einführen einer KI-Buchhaltung.

Datenschutz und Berufsrecht

Belege einer Steuerkanzlei fallen unter die Verschwiegenheitspflicht, weshalb drei Punkte vor jedem Funktionsvergleich stehen.

Wo werden die Daten verarbeitet? Ein Hosting innerhalb der EU ist die Mindestanforderung, ein Hosting in Deutschland die sicherere Variante, insbesondere wenn Modelle amerikanischer Anbieter im Hintergrund arbeiten.

Werden Inhalte zum Training verwendet? Eine Anonymisierung vor dem Training ist ein Unterschied zur unveränderten Verwendung, und beides gehört schriftlich in den Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie sieht der Ausstieg aus? Belege, Zuordnungen und Historie müssen exportierbar sein. Wer das erst beim Ausstieg prüft, hat keine Verhandlungsposition mehr.

Die Empfehlung nach Kanzleityp

Eine allgemeine Bestenliste hilft weniger als eine Zuordnung nach Situation.

Kleine Kanzlei mit wenigen Mandaten und moderatem Belegvolumen: Der Automatisierungsservice der DATEV ist der günstigste Einstieg. Wer zusätzlich den Belegeingang ordnen will, findet in einer Plattform mit Pauschalpreis das bessere Verhältnis.

Mittlere DATEV-Kanzlei mit gemischtem Bestand: Die Auswahl steht zwischen einem Vorsystem mit klarer Prüfstelle und einer Plattform, die Eingang und Verarbeitung verbindet. Entscheidend ist die Strichliste, ob Beschaffung oder Kontierung mehr Zeit kostet.

Kanzlei mit hohem Belegvolumen und vielen Aufteilungen: Ein spezialisiertes Vorsystem mit Trainingsbereich, weil sich der Paketpreis bei hoher Auslastung rechnet.

Kanzlei mit Mandaten in Österreich oder mit ERP-Mandanten: Die Breite der Zielsysteme entscheidet, und die Liste wird sehr kurz.

Kanzlei mit vielen offenen Posten und Zahlungsverkehr: Die Qualität der Auszifferung zählt mehr als die Trefferquote bei der Belegerkennung.

Was in zwölf Monaten anders sein wird

Zwei Entwicklungen zeichnen sich ab und gehören in jede Entscheidung, die auf Jahresverträge hinausläuft.

Die E-Rechnungspflicht verschiebt den Anteil strukturierter Belege nach oben. Wo eine Rechnung als XML kommt, entfällt die Texterkennung, und der Vorteil eines Systems verschiebt sich von der Erkennung zur Zuordnung und zur Prüfung. Was daraus folgt, behandelt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht in der Steuerkanzlei.

Die Konsolidierung im Markt geht weiter. Mehrere Anbieter gehören inzwischen zu größeren Gruppen, was Beständigkeit bringt und die Entwicklungsprioritäten verschiebt. Für die Kanzlei heißt das: Vertragslaufzeiten kurz halten, solange sich der Markt bewegt.

Die Einordnung zum Schluss

Der teuerste Fehler bei dieser Auswahl ist nicht der falsche Anbieter, sondern das falsche Lager: ein Kontierungswerkzeug zu kaufen, wenn das Problem im Belegeingang liegt, oder ein Portal zu kaufen, wenn die Kontierung die Zeit frisst.

Deshalb steht am Anfang keine Anbieterliste, sondern eine Messung über einen Monat: wie viel Zeit geht für Beschaffen und Sortieren drauf, wie viel für die Kontierung, wie viel für Klärung und Rückfragen. Diese Strichliste kostet nichts und beantwortet die Frage, in welcher Spalte dieser Übersicht überhaupt zu suchen ist.

Erst danach lohnt der Funktionsvergleich, und dann mit eigenen Belegen statt mit einer vorbereiteten Demo.