KI-Buchhaltung einführen: Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

Es gibt zwei Arten, ein solches Projekt zu beginnen. Die eine startet mit einer Demo und einem Vertrag, die andere mit einer Messung und einem Kreditorenstamm. Die zweite führt zuverlässiger zum Ziel.

Womit beginnt die Einführung?

Mit drei Zahlen aus dem eigenen Bestand, noch bevor irgendetwas ausgewählt wird: Wie viele Belege laufen im Monat durch? Wie verteilen sie sich auf einfache, aufteilungsbedürftige und klärungsbedürftige Fälle? Und wie lange dauert je Gruppe die Bearbeitung heute?

Der Aufwand liegt bei wenigen Stunden: einen typischen Monat nehmen, die Belege gruppieren, je Gruppe zehn Stück stoppen, hochrechnen. Ohne diese Zahlen lässt sich kein Angebot bewerten und später kein Erfolg feststellen. Man merkt zwar, dass es besser geworden ist, kann es aber nicht belegen, und das ist der Punkt, an dem interne Diskussionen entstehen.

Welche Stammdaten müssen vor der Software stehen?

Der Kreditorenstamm, der individuelle Kontenplan und die Kostenstellen. Der größte Hebel liegt in einer Liste, die jede Kanzlei in zwanzig Minuten je Mandant erzeugen kann: die häufigsten Lieferanten, sortiert nach Belegzahl.

In den meisten Mandaten deckt eine überschaubare Zahl von Kreditoren den überwiegenden Teil des Aufkommens ab. Sind für diese die Zuordnungen hinterlegt, greift die feste Vorgabe, und es wird nicht geraten. Das ist stabiler, schneller und nachvollziehbarer als jedes Modell.

Der individuelle Kontenplan. Ein Vorschlag auf ein Konto, das im Mandantenbestand nicht existiert, erzeugt beim Import einen Fehler. Der Kontenplan des Mandanten gehört ins System, nicht der Standardkontenrahmen.

Die Kostenstellen, falls genutzt. Automatische Zuordnung setzt einen gepflegten Stamm voraus. Ist er lückenhaft, ist auch das Ergebnis lückenhaft, siehe Kostenstellen automatisieren.

Was ist rechtlich vorher zu prüfen?

Zwei Ebenen, getrennt voneinander. Datenschutzrechtlich braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, eine Prüfung der Unterauftragnehmer und Klarheit über Speicherorte und Löschfristen. Berufsrechtlich kommt die Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit hinzu, die ein Auftragsverarbeitungsvertrag nicht ersetzt.

Werden Eingaben zum Training von Modellen verwendet? Wird das nicht klar verneint, ist die Sache für eine Kanzlei erledigt, unabhängig davon, wie gut die Software ist. Details in KI und Verschwiegenheit.

Dazu kommt eine Pflicht, die unabhängig vom Anbieter greift: Die Mitarbeiter, die mit den Vorschlägen arbeiten, brauchen ausreichende Kenntnisse, um sie einzuordnen, siehe EU AI Act in der Steuerkanzlei. Der Aufwand für diesen Schritt liegt bei wenigen Stunden, und das Ergebnis gehört schriftlich in die Akte, weil die sorgfältige Auswahl im Ernstfall nachzuweisen ist.

Wie stellt man die Pilotgruppe zusammen?

Aus fünf bis zehn bewusst gemischten Mandaten, nicht aus den einfachsten. Eine Auswahl einfacher Mandate erzeugt schnelle Erfolgsmeldungen und beweist nichts. Dazu gehören:

• ein Mandat mit hohem, wiederkehrendem Belegaufkommen, um die Kernfunktion zu prüfen
• ein Mandat mit vielen aufteilungsbedürftigen Belegen, etwa aus Bau oder Gastronomie
• ein Mandat mit unregelmäßigem Belegeingang und wechselnden Lieferanten
• ein Mandat mit einem Ansprechpartner, der Rückmeldung gibt

Der letzte Punkt wird unterschätzt: In der Pilotphase geht es darum, Probleme zu finden, und dafür braucht es jemanden, der sie meldet, statt sie stillschweigend zu umgehen. Der Pilot soll die Fälle finden, die nicht funktionieren. Er soll nicht beweisen, dass alles funktioniert.

Vier Erkenntnisse fallen erfahrungsgemäß an: welche zwei bis vier Belegtypen dauerhaft Handarbeit bleiben, wie hoch der Anteil der Mandanten ist, die ohne Rückfrage einreichen (der beste Frühindikator für den Ausrollplan), wo die Stammdaten lückenhaft sind, und wie lange die Prüfung tatsächlich dauert. Ein Pilot, der nur Erfolge meldet, war zu klein oder zu einfach zusammengestellt.

Wie verläuft das erste Quartal?

Der Aufwand steigt zuerst und sinkt erst ab dem zweiten Monat. Monat eins: Stammdaten werden gepflegt, Vorschläge korrigiert, Sonderfälle geklärt, die Quote ist niedrig, weil das System nichts kennt. Wer hier bewertet, bewertet den schlechtesten Zustand. Monat zwei: Die wiederkehrenden Lieferanten sind erfasst, die Quote steigt spürbar, beide Wege laufen parallel, das ist der anstrengendste Teil. Monat drei: Der Ablauf stabilisiert sich, und es zeigt sich, welche Fälle dauerhaft Handarbeit bleiben.

Die ersten acht Wochen im Einzelnen:

Der Testimport in Woche 3 ist der Schritt, den fast alle überspringen und der die meisten Überraschungen verhindert. Ein gemischter Stapel mit einem Automatikkonto, einem steuerfreien Umsatz, einem § 13b-Fall und einem individuellen Konto deckt in einer halben Stunde ab, was sonst über drei Monate einzeln auffällt, siehe Automatikkonten und Buchungsschlüssel.

Ausgerollt wird danach in Gruppen, sortiert nach Belegaufkommen, jeweils mit festem Stichtag. Ohne Stichtag verlängert sich die Übergangszeit unbegrenzt, weil es für niemanden dringend ist.

Wer im Team übernimmt was?

Drei Rollen, die in kleineren Kanzleien auch zwei Personen sein können. Ein Projekt ohne Zuständigkeit versandet, und eine Zuständigkeit ohne Zeitbudget ist keine.

Die verantwortliche Person für die Einführung. Betreut Pilotgruppe, Stammdaten und Mandantenkommunikation, mit realistisch einem halben Tag pro Woche in der Anfangsphase. Diese Person sollte vor allem den Bestand kennen, technikaffin muss sie nicht sein. Die Rolle darf nicht beim Geschäftsführer liegen, weil das Tagesgeschäft dort immer gewinnt.

Die fachliche Instanz. Entscheidet in Zweifelsfällen und gibt die Prüfregeln vor, in der Regel ein Berufsträger.

Die Ansprechperson für Mandanten. Nimmt Rückfragen entgegen, wenn beim Mandanten etwas nicht funktioniert. Diese Rolle wird am häufigsten vergessen, und ihr Fehlen ist der Grund, warum Mandanten nach zwei erfolglosen Versuchen zum alten Weg zurückkehren.

Was sollte man nicht gleichzeitig machen?

Drei Vorhaben kollidieren erfahrungsgemäß mit einer Einführung. Ein Wechsel des Buchführungssystems, weil sich ein Problem dann keiner Ursache mehr zuordnen lässt. Der Jahresabschluss-Höhepunkt, weil in den Monaten mit der höchsten Auslastung keine Kapazität für Korrekturen und Stammdatenpflege vorhanden ist. Ein Personalwechsel in der Buchhaltung, weil neue Mitarbeitende nicht beurteilen können, ob ein Vorschlag zur Praxis des Mandats passt.

Der günstigste Startzeitpunkt ist ein ruhiger Monat mit vollständiger Besetzung, üblicherweise das zweite oder dritte Quartal.

Wie erfahren die Mandanten davon?

Über eine Ansprache in kleinen Gruppen mit drei Elementen: einem konkreten Nutzen für den Mandanten, einem festen Termin, ab dem der neue Weg gilt, und einem Ansprechpartner mit Namen.

Was nicht funktioniert, ist eine Rundmail an alle mit Zugangsdaten und der Bitte, ab sofort das Portal zu nutzen. Der Anteil, der darauf reagiert, liegt erfahrungsgemäß niedrig, und die Nichtreagierenden bleiben unsichtbar. Der genannte Nutzen sollte zudem nicht der der Kanzlei sein: Die Ankündigung, man digitalisiere die eigenen Prozesse, interessiert niemanden. Der Hinweis, dass jederzeit sichtbar ist, welche Unterlagen noch fehlen, und nichts mehr gesammelt werden muss, schon.

Bei Mandanten, die erfahrungsgemäß nicht mitziehen, lohnt der persönliche Anruf mehr als drei E-Mails, siehe Pendelordner ablösen.

Was ist bei einem Wechsel des Vorsystems anders?

Vier Dinge, die eine Kanzlei ohne Vorgeschichte nicht betreffen.

Das Gelernte zieht nicht mit um. Hinterlegte Lieferantenzuordnungen, Regeln und angelernte Muster gehören dem alten System. Was maschinell exportierbar ist, sollte vor der Kündigung gezogen werden; die Liste der zwanzig häufigsten Kreditoren je Mandat ist der Mindestumfang.

Die Erwartung ist höher. Mitarbeiter vergleichen das neue System mit dem Zustand nach zwei Jahren Lernkurve, nicht mit dem manuellen Ausgangszustand. Diese Erwartung gehört vorher angesprochen, sonst gilt das neue System nach vier Wochen als Rückschritt.

Der Altbestand bleibt relevant. Belege und Buchungen müssen über die Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben, einschließlich der Verknüpfung zwischen Beleg und Buchungssatz. Das gehört vor die Kündigung geregelt, siehe Aufbewahrungsfristen.

Der Parallelbetrieb ist länger als geplant. Realistisch sind zwei bis drei Monate mit beiden Systemen, weil laufende Perioden im alten abgeschlossen werden, während neue im neuen beginnen.

Was brauchen die Mitarbeiter?

Eine erfahrene Buchhaltungskraft ist im gewohnten Ablauf schnell, weil sie ihn nicht mehr denkt. Nach einer Umstellung denkt sie wieder, und das ist unangenehm, unabhängig davon, wie gut das neue Verfahren ist. Wer das als Widerstand deutet, verschärft es. Drei Dinge helfen:

Erklären, wie ein Vorschlag entsteht. Wer weiß, dass eine Zuordnung aus einer hinterlegten Lieferantenvorgabe stammt und eine andere aus einem Modell, prüft unterschiedlich genau und arbeitet dadurch schneller.

Die Prüfung als Aufgabe definieren, nicht als Kontrolle nebenbei. Bleibt unklar, wie genau geprüft werden soll, wird entweder alles oder nichts geprüft. Eine ausdrückliche Regel, welche Fälle immer angesehen werden, entlastet mehr, als sie fordert, siehe Prüfen statt erfassen.

Die Korrekturphase als Investition benennen. Die Zeit, die in den ersten Wochen in Korrekturen fließt, ist der Aufbau der Wissensbasis und nicht verlorene Arbeit.

Woran misst man nach zwei Quartalen?

An vier Größen, die zusammen ein Bild ergeben, nicht an einer einzelnen Prozentzahl.

Die Arbeitszeit je Mandat und Monat. Die einzige Zahl, die wirtschaftlich zählt, und nur vergleichbar, wenn sie vorher gemessen wurde.

Die Entwicklung der Durchlaufquote. Nicht der Stand: Eine Quote, die von 55 auf 78 Prozent gestiegen ist, ist ein besseres Signal als eine konstante von 70, weil die erste zeigt, dass Lernen stattfindet.

Die Verteilung auf die Kontierungsstufen. Steigt der Anteil der Fälle, die über ein Modell entschieden werden, statt zu sinken, fließen Korrekturen nicht zurück oder der Lieferantenstamm hat Dubletten, siehe Wie KI Belege kontiert.

Die Zahl offener Rückfragen und ihr Alter. Sind Rückfragen im Schnitt vierzehn Tage offen, ist nicht die Kontierung das Problem.

Wie die Rechnung dahinter aussieht, zeigt eine Kanzlei mit 120 Mandaten, 9.000 Belegen im Monat und einem internen Stundensatz von 45 Euro:

Der wichtigste Posten ist die zweite Zeile. Wer nur die Erfassung automatisiert und die Klärung unverändert lässt, hebt maximal den Anteil der ersten Zeile abzüglich der zweiten. Deshalb gehört die Frage, wie ein System mit Rückfragen umgeht, in dieselbe Rechnung wie die Trefferquote, siehe Automatisierungsquote richtig messen. Dagegen zu rechnen sind die laufenden Systemkosten, die Einführungszeit im ersten Quartal und die dauerhafte Pflege von Stammdaten und Regeln.

Woran brechen Projekte ab?

An vier Gründen, von denen der erste mit Abstand am häufigsten ist.

Niemand ist zuständig. Das Projekt läuft nebenbei, das Tagesgeschäft ist immer dringender, und nach sechs Wochen bearbeitet es niemand mehr. Eine benannte Person mit ausgewiesener Zeit ist die wirksamste einzelne Maßnahme.

Zu früh bewertet. Nach vier Wochen ist jede Quote niedrig. Die Bewertung gehört nach zwei Quartalen, und gemessen wird die Entwicklung, nicht der Stand.

Die Mandanten wurden übersprungen. Ein System, das Belege verarbeitet, braucht Belege. Wenn die Mandanten weiter Ordner bringen, ändert die beste Kontierung nichts.

Korrekturen fließen nicht zurück. Fällt dieselbe Korrektur im nächsten Monat erneut an, entsteht der Eindruck, das System lerne nicht, und die Mitarbeiter verlieren die Bereitschaft zu korrigieren. Dieser Punkt gehört vor dem Kauf geprüft.

Was gehört vor die Einführung?

Die Auswahl, und dort zwei Schritte. Die Kategorie klären: Ein Vorsystem für die Belegverarbeitung, ein Mandantenportal und ein Vollsystem lösen verschiedene Probleme, und die Verwechslung ist der häufigste Grund für eine Fehlinvestition. Wer zwischen zwei Vollsystemen steht, findet die Entscheidungspunkte in ADDISON oder Agenda und DATEV oder Pennylane, wer zwischen zwei Kontierungssystemen steht, in Finmatics oder Tabula.

Die Demo richtig führen: Eine Vorführung mit mitgebrachten Belegen sagt nichts aus. Welche fünf Belege aus dem eigenen Bestand hineingehören, steht in KI-Buchhaltung testen.

Gelungen ist ein Projekt am Ende, wenn drei Dinge messbar anders sind: Belege kommen laufend statt in Schüben, die Zahl der von Hand angefassten Belege ist deutlich gesunken, und die Frage, welcher Mandant wie vollständig ist, wird beantwortet statt recherchiert. Ein Teil der Arbeitszeit liegt dabei in den Abläufen darum herum, nicht in der Kontierung selbst, siehe Automatisieren von Kanzleiprozessen und wiederkehrende Kanzleiaufgaben. Wie der Weg vom Beleg zur Buchung im Alltag aussieht, beschreibt Buchhaltung mit KI Schritt für Schritt.