KI-Buchhaltung testen: Die Demo, die etwas aussagt

Die meisten Demos zeigen dasselbe: eine saubere PDF-Rechnung eines bekannten Lieferanten, die vollständig erkannt und korrekt kontiert wird. Das beeindruckt und sagt nichts aus, weil dieser Fall in jedem System funktioniert.

Welche Belege gehören in eine aussagekräftige Demo?

Fünf Belege aus dem eigenen Bestand genügen: ein verblasster Thermobon, eine Hotelrechnung mit zwei Steuersätzen, ein Bewirtungsbeleg mit handschriftlichem Trinkgeld, eine echte Kreditkartenabrechnung und ein ZUGFeRD-PDF. Wie ein System diese fünf behandelt, sagt mehr über den Alltag aus als jede Funktionsübersicht.

Der Thermobon ist der Härtefall der Bilderkennung. Die Hotelrechnung prüft, ob positionsweise gelesen und aufgeteilt wird, siehe Splitbuchung. Der Bewirtungsbeleg prüft das Lesen der Handschrift und die Aufteilung in abziehbaren und nicht abziehbaren Anteil bei voller Vorsteuer, siehe Bewirtungsbeleg buchen. Die Kreditkartenabrechnung mit gemischten Steuersätzen, einer Fremdwährungsposition und zwei Positionen ohne Beleg ist der aufwendigste Fall überhaupt, siehe Kreditkartenabrechnung buchen. Das ZUGFeRD-PDF prüft, ob das eingebettete XML genutzt wird.

Worauf ist bei diesen Belegen konkret zu achten?

Aussagekräftig ist das Verhalten auf dem Weg zum Ergebnis, nicht das Ergebnis allein. Es zeigt sich daran, wie ein System mit dem umgeht, was es nicht sicher lesen kann: ob es den Fall kenntlich macht oder eine Zahl einsetzt, die plausibel aussieht.

Die dritte Zeile ist der schwierigste Fall: Ein handschriftlich ergänztes Trinkgeld steht typischerweise direkt über der Zahlzeile, und ein schwaches Verfahren fasst beide zusammen. Das Ergebnis sieht korrekt aus, weil die Summe stimmt, und das Trinkgeld ist verschwunden.

Die fünfte Zeile prüft ein Handgriff: den übernommenen Betrag mit dem im Datensatz hinterlegten vergleichen. Stimmen sie auf den Cent, wird der Datensatz genutzt. Näheres in E-Rechnung und KI-Buchhaltung.

Wie stellt man das Testpaket zusammen?

Die Zusammenstellung dauert eine halbe Stunde und lohnt sich, weil dasselbe Paket in jedem weiteren Anbietergespräch die Vergleichbarkeit herstellt. Drei Punkte gehören dabei beachtet: Die Belege müssen echt sein, die berufsrechtliche Seite ist vorher zu klären, und das erwartete Ergebnis gehört aufgeschrieben.

Echte Belege aus dem eigenen Bestand. Ein nachgebauter Beleg testet nicht den eigenen Alltag. Gerade die Eigenheiten, an denen Systeme scheitern, entstehen bei bestimmten Lieferanten und Geräten.

Die berufsrechtliche Grundlage. Werden echte Belege in ein fremdes System gegeben, verlassen mandatsbezogene Daten das Haus. Das setzt die Verpflichtung des Anbieters zur Verschwiegenheit und eine datenschutzrechtliche Grundlage voraus, siehe KI und Verschwiegenheit.

Das erwartete Ergebnis. Für jeden Beleg wird notiert, wie die Kanzlei ihn behandeln würde, mit Konto, Steuersatz und gegebenenfalls Aufteilung. Ohne diese Notiz wird im Termin über das Ergebnis diskutiert, statt es zu vergleichen.

Ein sechster Beleg wird nur beobachtet: die Rechnung eines gut bekannten Lieferanten. Sie zeigt, ob sich eine Zuordnung sofort hinterlegen lässt und wie viele Schritte das kostet.

Wer aus der Kanzlei sollte am Termin teilnehmen?

Drei Personen decken zusammen ab, was zu bewerten ist: wer täglich damit arbeiten wird, wer den Abschluss verantwortet und wer für Datenschutz und Organisation zuständig ist. Wird die Demo von einem Berufsträger allein angesehen, scheitert das System später an Stellen, die im Termin niemand angesprochen hat. Der Aufwand beträgt eine Stunde je Person.

Die tägliche Anwenderin erkennt in zehn Minuten, ob eine Oberfläche im Dauerbetrieb tragfähig ist. Die Person mit Abschlussverantwortung fragt nach dem Weg der Daten in die Buchführung, die dritte erkennt eine ausweichende Antwort auf die Datenschutzfrage. Sinnvoll ist außerdem, den Termin als Arbeitssitzung mit eigenen Belegen zu vereinbaren und nicht als Vorführung: Das kostet einen Satz und entscheidet darüber, ob live gearbeitet wird.

Welche acht Fragen trennen die Anbieter?

Manches lässt sich nur beantworten, nicht vorführen. Acht Fragen trennen erfahrungsgemäß am deutlichsten, weil ihre Antworten mit Architektur, Betrieb und Vertrag zu tun haben und nicht mit der Oberfläche. Sie lassen sich in jedem Termin stellen und bei Bedarf schriftlich nachfordern.

1. Wird der individuelle Kontenplan des Mandanten gelesen oder gegen einen Standardkontenrahmen gearbeitet?
2. Wie kommt der Beleg an den Buchungssatz, und hängt er dort auch nach dem Festschreiben noch?
3. Was passiert bei einem fehlerhaften Satz im Stapel? Bricht der Import ab oder wird der einzelne Satz ausgesteuert?
4. Wo wird gelernt, wenn ich einen Vorschlag korrigiere, und kann ich das Gelernte einsehen und zurücknehmen?
5. Was passiert, wenn eine Information fehlt, die nicht auf dem Beleg steht? Wird geraten oder gefragt?
6. Wie läuft eine Rückfrage an den Mandanten, und bleibt die Antwort am Beleg hängen?
7. Wo werden die Daten verarbeitet, wer sind die Unterauftragnehmer, und werden Eingaben zum Training verwendet?
8. Welche Zusatzoptionen kosten extra? Bankanbindung und Belegtransfer sind bei mehreren Anbietern gesondert berechnet.

Frage 4 wird am seltensten gestellt und sagt am meisten aus: Eine gelernte Zuordnung, die nirgends sichtbar ist, lässt sich weder prüfen noch korrigieren. Mehr dazu in Wie eine Buchhaltungs-KI aus Korrekturen lernt. Frage 7 ist keine IT-Frage, sondern eine berufsrechtliche.

Welche Fragen zum Betrieb werden fast nie gestellt?

Vier Fragen entscheiden darüber, wie sich das System nach der Einführung anfühlt, und sie werden fast nie gestellt, weil sie unspektakulär sind: Wie kommen die Belege hinein, was passiert bei einem Ausfall, wie kommt man wieder heraus, und wer richtet ein und betreut.

Der Belegeingang. Mailweiterleitung, Portal, Ordnerüberwachung, App auf dem Telefon des Mandanten, Schnittstelle zu einem Rechnungsversender. Je mehr Wege, desto weniger muss der Mandant umgestellt werden, und das dauert in der Praxis am längsten. Siehe Belegeingang und seine Kanäle.

Der Ausfall. Wie lange dauert eine Wiederherstellung, lässt sich in der Zwischenzeit ohne das System arbeiten, und bleiben eingegangene Belege erhalten. In der Abschluss- und Voranmeldungsphase ist das zeitkritisch.

Der Ausstieg. Am Vertragsende sind Belege, Zuordnungen, Regeln und Protokolle herauszugeben. In welchem Format, in welcher Zeit, zu welchem Preis. Diese Frage vor dem Vertragsschluss zu stellen ist einfacher als danach.

Die Einrichtung. Der Unterschied zwischen begleiteter und selbst vorgenommener Einrichtung beträgt je Mandat mehrere Stunden. Ob die Begleitung im Preis enthalten ist, gehört zur Kostenrechnung.

Woran erkennt man eine vorbereitete Vorführung?

Vier Beobachtungen im Termin sollten aufmerksam machen: Es werden nur mitgebrachte Belege gezeigt, eine Prozentzahl wird ohne Definition genannt, kein einziger Fall wird zur Klärung ausgesteuert, und die Frage nach Datenverarbeitung und Training bleibt unbeantwortet.

Erkennungsquote, Vorschlagsquote und Durchlaufquote unterscheiden sich um dreißig Prozentpunkte, deshalb gehört zu jeder Zahl, welche gemeint ist. Ein System, das bei gemischten Belegen keinen einzigen Fall zur Klärung vorlegt, rät an Stellen, an denen es nichts wissen kann. Und wo die Daten liegen und ob damit trainiert wird, ist eine Frage mit klarer Antwort; bleibt sie aus, gehört sie schriftlich nachgefordert.

Wie läuft eine belastbare Testphase ab?

Eine Demo zeigt Funktionen, eine Testphase zeigt Alltag. Belastbar wird sie über zwei Monatszyklen mit echten Belegen aus zwei Mandaten, einem mit hohem und gleichförmigem Aufkommen und einem mit gemischten und unsauberen Belegen. Ohne vorher erhobenen Ausgangswert lässt sich hinterher nicht sagen, was sich verändert hat.

Vor dem Start. Ausgangswerte erheben: Belege je Monat, aufgewendete Stunden, interner Stundensatz. Eine zuständige Person benennen, mit etwa zwei Stunden ausgewiesener Zeit je Woche.

Woche 1 und 2. Einrichtung, Anbindung des Belegeingangs, Übernahme der Kreditorenstammdaten. Gemessen wird hier nur der Einrichtungsaufwand in Stunden, denn er gehört in die Kostenrechnung.

Woche 3 bis 6. Der erste vollständige Zyklus. Jede Korrektur wird an der dafür vorgesehenen Stelle vorgenommen, nicht nachträglich im Buchführungsprogramm. Die erste Quote wird niedrig sein.

Woche 7 bis 10. Der zweite Zyklus mit hinterlegten Zuordnungen. Der Vergleich beider Zyklen ist die eigentliche Aussage, nicht der absolute Wert des zweiten.

Am Ende. Stunden vorher, Stunden im zweiten Zyklus und Kosten einschließlich anteiliger Einrichtung gegenüberstellen, dazu eine Liste der weiterhin ausgesteuerten Fälle.

Zwei Fehler machen den Ablauf wertlos: die alte Arbeitsweise parallel weiterzuführen und nur die einfachen Belege einzuspielen. Zu den Vergleichszahlen siehe Automatisierungsquote richtig messen.

Vier Dinge zeigt auch eine Testphase mit zwei Mandaten nicht und sind deshalb gezielt zu erfragen: das Verhalten unter Lastspitzen am zehnten Tag des Monats, die Behandlung selten auftretender Fälle wie Anzahlungen und Korrekturbelege, die Übersichtlichkeit hinterlegter Zuordnungen bei dreihundert statt dreißig Einträgen, und was mit dem Gelernten bei einer Umstellung des Kontenrahmens geschieht.

Wie vergleicht man mehrere Angebote?

Wer drei Anbieter ansieht, hat am Ende drei Eindrücke und selten eine Entscheidungsgrundlage, weil die Termine Wochen auseinanderliegen und der letzte Eindruck der frischeste ist. Eine kurze Bewertungstabelle mit wenigen Kriterien, noch im Termin ausgefüllt, behebt das.

Die letzte Zeile setzt voraus, dass die eigene Belegzahl bekannt ist. Ohne sie lassen sich Modelle, die auf Buchungszeilen, Mandanten oder Nutzern aufsetzen, nicht gegeneinander stellen; die Umrechnung steht in Was KI-Buchhaltung kostet. Geführt werden sollte die Tabelle über alle Termine von derselben Person, sonst entstehen unterschiedliche Maßstäbe.

Am Ende steht eine Rechnung und eine zweite Entscheidung, keine Ja-Nein-Frage: Wer in der Kanzlei ist zuständig? Ohne benannte Person mit ausgewiesener Zeit endet auch das beste System nach sechs Wochen im Tagesgeschäft. Was danach ansteht, beschreibt KI-Buchhaltung einführen.