Ist- oder Sollversteuerung: Wann sich der Antrag lohnt

Der Unterschied klingt technisch und ist eine der wenigen Stellschrauben, an denen sich die Liquidität eines Mandanten mit einem formlosen Antrag spürbar verbessern lässt.

Der Unterschied

Sollversteuerung, die Berechnung nach vereinbarten Entgelten. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Ob der Kunde bezahlt hat, spielt keine Rolle. Das ist der gesetzliche Regelfall.

Istversteuerung, die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten. Die Steuer entsteht erst mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde. Sie setzt einen Antrag und die Genehmigung des Finanzamts voraus.

Warum der Unterschied Geld bedeutet

Ein Beispiel. Eine Leistung wird im Januar erbracht und abgerechnet, das Zahlungsziel beträgt 30 Tage, tatsächlich zahlt der Kunde Ende März.

Bei Sollversteuerung ist die Umsatzsteuer mit der Voranmeldung für Januar fällig, also am 10. Februar. Das Unternehmen führt Steuer auf Geld ab, das es noch nicht hat, und finanziert damit den Kunden vor.

Bei Istversteuerung entsteht die Steuer erst im März und ist am 10. April fällig, also nach dem Geldeingang.

Der Effekt wächst mit der Zahlungsmoral der Kunden und mit der Höhe der Beträge. Bei Mandanten mit langen Zahlungszielen, öffentlichen Auftraggebern oder Projektgeschäft ist er erheblich.

Bei Zahlungsausfall ist der Unterschied noch deutlicher: Bei Sollversteuerung wurde die Steuer bereits abgeführt und muss über eine Berichtigung nach § 17 UStG zurückgeholt werden. Bei Istversteuerung ist sie nie entstanden.

Der Liquiditätseffekt durchgerechnet

Ein Ingenieurbüro rechnet monatlich rund 100.000 Euro netto ab. Die Kunden sind überwiegend öffentliche Auftraggeber, das tatsächliche Zahlungsverhalten liegt bei etwa 75 Tagen. Der Betrieb gibt monatlich ab und hat keine Dauerfristverlängerung.

Bei Sollversteuerung führt der Betrieb ab dem 10. Februar monatlich 19.000 Euro ab, ohne dass bis dahin ein Euro eingegangen ist. Bis zum ersten Zahlungseingang im April sind das drei Zahlungen, also 57.000 Euro vorfinanzierte Umsatzsteuer. Dieser Sockel bleibt dauerhaft gebunden, solange das Zahlungsverhalten unverändert ist.

Bei Istversteuerung entsteht die erste Zahllast erst im April und ist am 10. Mai fällig, also nach dem Geldeingang. Der gebundene Betrag von rund 57.000 Euro steht dem Betrieb dauerhaft als Betriebsmittel zur Verfügung. Bei einem Kontokorrentzins von 8 Prozent entspricht das einer jährlichen Ersparnis von rund 4.560 Euro, und zwar für einen formlosen Antrag ohne laufenden Aufwand.

Der Effekt wächst linear mit der Zahlungsdauer. Bei 30 Tagen Zahlungsziel bindet die Sollversteuerung etwa eine Monatszahllast, bei 90 Tagen etwa drei. Für die Beratung heißt das: Die relevante Größe ist nicht der Umsatz, sondern das Produkt aus Umsatz und durchschnittlicher Forderungslaufzeit.

Der Sonderfall Zahlungsausfall

Bei Sollversteuerung wurde die Steuer bereits abgeführt, bevor feststeht, ob überhaupt gezahlt wird. Fällt die Forderung aus, ist die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG zu berichtigen, sobald das Entgelt uneinbringlich geworden ist.

Uneinbringlich ist eine Forderung nicht schon dann, wenn sie überfällig ist. Erforderlich ist, dass mit der Zahlung auf absehbare Zeit nicht zu rechnen ist, etwa bei Eröffnung eines Insolvenzverfahrens, bei erfolgloser Zwangsvollstreckung oder bei ernsthaftem und dauerhaftem Bestreiten der Forderung durch den Schuldner. Die bloße Mahnung genügt nicht.

Der Unterschied ist nicht nur ein Zeit-, sondern auch ein Aufwandsunterschied. Die Berichtigung muss festgestellt, dokumentiert und im richtigen Zeitraum vorgenommen werden. Bei Istversteuerung entfällt dieser gesamte Vorgang, weil nie eine Steuer entstanden ist.

Zu beachten ist die Spiegelbildlichkeit: Berichtigt der Leistende seine Steuer, hat der Leistungsempfänger seinen Vorsteuerabzug in gleicher Höhe zu berichtigen. Das gilt unabhängig davon, welches Verfahren die jeweilige Seite anwendet, und es wird auf der Empfängerseite regelmäßig übersehen.

Wer den Antrag stellen darf

Nach § 20 UStG kommen unter anderem in Betracht:

• Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr
• Unternehmer, die von der Verpflichtung zur Buchführung befreit sind
• Angehörige der freien Berufe, unabhängig von der Umsatzhöhe

Der letzte Punkt wird häufig übersehen. Freiberufler können unabhängig von ihrem Umsatz die Istversteuerung beantragen, und gerade bei ihnen fallen Leistungserbringung und Zahlung oft weit auseinander.

Der Antrag ist formlos beim Finanzamt zu stellen. Bei Neugründungen wird die Frage üblicherweise bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gestellt, und dort wird sie regelmäßig unbedacht beantwortet.

Zwei formale Punkte gehören dazu. Erstens wirkt die Genehmigung als begünstigender Verwaltungsakt und gilt regelmäßig für das gesamte Kalenderjahr, in dem sie erteilt wird. Ein unterjähriger Wechsel auf eigenen Wunsch kommt damit in der Regel nicht in Betracht. Zweitens gilt die Genehmigung fort, bis sie widerrufen wird. Sie muss also nicht jährlich wiederholt werden, sie ist aber auch nicht selbsttätig erloschen, wenn die Voraussetzungen später entfallen. Die Überwachung der Umsatzgrenze liegt damit beim Unternehmer und in der Praxis bei der Kanzlei, die den Gesamtumsatz des Vorjahres ohnehin als Erste kennt und ihn beim Abschluss der Jahreserklärung ohne Zusatzaufwand gegen die Grenze halten kann.

Was sich beim Vorsteuerabzug ändert

Nach geltendem Recht ist der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger von der Frage unabhängig: Er entsteht, sobald Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, unabhängig davon, ob bezahlt wurde und wie der Leistende versteuert.

Für die Zeit ab dem 1. Januar 2028 ist eine Änderung vorgesehen: Versteuert der Leistende nach vereinnahmten Entgelten, soll der Vorsteuerabzug beim Empfänger erst mit der Zahlung entstehen. Verbunden ist das mit einer zusätzlichen Angabe auf der Rechnung, aus der sich die Istversteuerung des Ausstellers ergibt.

Praktisch bedeutet das für die Zukunft zweierlei: Auf der Ausgangsseite kommt eine weitere Pflichtangabe hinzu, und auf der Eingangsseite muss der Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs künftig von der Zahlung abhängig gemacht werden, wenn diese Angabe auf der Rechnung steht.

Für die Belegverarbeitung ist das ein Punkt, den man im Blick behalten sollte: Der Hinweis muss erkannt und ausgewertet werden, und der Abzug hängt dann am Zahlungsvorgang statt am Rechnungseingang. Wer heute ein System auswählt, sollte die Frage stellen, wie damit umgegangen wird.

Was die Istversteuerung nicht ändert

Die Wahl betrifft ausschließlich den Zeitpunkt, zu dem die Steuer auf die eigenen Ausgangsumsätze entsteht. Fünf Bereiche bleiben davon unberührt und werden dennoch regelmäßig mit hineingezogen.

Der eigene Vorsteuerabzug. Er richtet sich nach geltendem Recht danach, wann Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, nicht danach, wann der Ist-Versteuerer selbst bezahlt. Wer als Ist-Versteuerer die Vorsteuer erst mit der eigenen Zahlung zieht, verschenkt Liquidität in genau der Größenordnung, die er auf der Ausgangsseite gewonnen hat.

Anzahlungen. Für sie gilt ohnehin die Vereinnahmung als maßgeblicher Zeitpunkt. Ein Sollversteuerer versteuert erhaltene Anzahlungen also bereits wie ein Ist-Versteuerer. Bei Betrieben, die überwiegend mit Abschlagszahlungen arbeiten, schrumpft der Vorteil eines Antrags deshalb erheblich.

Die Steuerschuld als Leistungsempfänger. Bei Umsätzen nach § 13b UStG entsteht die Steuer nach eigenen Regeln, unabhängig vom gewählten Verfahren.

Der innergemeinschaftliche Erwerb und die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Beide folgen eigenen Entstehungszeitpunkten und sind vom Antrag nicht berührt.

Die Rechnungsstellung. Inhalt und Pflichtangaben bleiben identisch. Erst mit der für 2028 vorgesehenen Änderung kommt hier eine zusätzliche Angabe hinzu.

Ebenso unberührt bleibt die Gewinnermittlung. Ist- und Sollversteuerung sind umsatzsteuerliche Begriffe. Ob der Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich oder durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt wird, ist eine davon unabhängige Frage, auch wenn beide Begriffspaare im Gespräch mit Mandanten häufig vermengt werden.

Der Wechsel und die Übergangsfälle

Wird die Grenze von 800.000 Euro überschritten, ist zum Beginn des folgenden Kalenderjahres zur Sollversteuerung zu wechseln. Der Wechsel ist die fehleranfälligste Situation des gesamten Themas, weil ein Umsatz beiden Verfahren zugeordnet werden kann oder keinem.

Ein Beispiel für den Wechsel von Ist zu Soll zum 1. Januar: Am 31. Dezember steht eine Forderung aus einer im November erbrachten und abgerechneten Leistung über 20.000 Euro netto offen. Der Kunde zahlt im Februar.

Die Regel lautet: Umsätze, die im alten Verfahren noch nicht erfasst wurden, sind im neuen Verfahren nachzuholen, und zwar so, dass kein Umsatz doppelt und keiner gar nicht besteuert wird. Beim umgekehrten Wechsel von Soll zu Ist gilt spiegelbildlich, dass bereits versteuerte Forderungen bei ihrem späteren Zahlungseingang nicht erneut zu erfassen sind.

Praktisch führt das zu einer klaren Anforderung: Zum Stichtag ist eine Liste der offenen Forderungen mit Leistungsdatum, Rechnungsdatum und Betrag zu erstellen und aufzubewahren. Ohne sie lässt sich die richtige Behandlung im Folgejahr nicht mehr nachvollziehen, und in einer Prüfung ist die Doppelerfassung dann nicht widerlegbar.

Zu beachten ist außerdem, dass die Genehmigung des Finanzamts nicht automatisch endet. Sie ist zu widerrufen oder aufzuheben. Wer die Grenze überschreitet und weiter nach vereinnahmten Entgelten versteuert, weil kein Schreiben kam, handelt gleichwohl unrichtig.

Bei Freiberuflern, die in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft tätig sind, ist die Anwendbarkeit der berufsbezogenen Ausnahme im Einzelfall zu prüfen. Die umsatzunabhängige Berechtigung knüpft an die freiberufliche Tätigkeit an, und die Rechtsform kann dem entgegenstehen.

Die Buchführung folgt der Wahl

Bei Istversteuerung sind Ausgangsrechnungen und Zahlungen konsequent zu trennen, weil die Steuer an der Zahlung hängt. Eine offene Postenverwaltung ist damit keine Kür, sondern Voraussetzung: Ohne sie lässt sich nicht bestimmen, welcher Umsatz in welchem Zeitraum zu versteuern ist.

Das ist auch der Grund, warum die Istversteuerung mit einem sauberen Zahlungsabgleich deutlich einfacher zu führen ist. Wo Belege und Zahlungen getrennt verarbeitet werden, entsteht bei jeder Voranmeldung Zusatzarbeit.

Was in der Praxis schiefgeht

Der Antrag wurde nie gestellt. Der mit Abstand häufigste Fall. Bei Bestandsmandaten fragt niemand nach, weil das Verfahren seit Jahren läuft. Eine einmalige Durchsicht des Mandantenbestands nach Umsatz und Rechtsform fördert regelmäßig mehrere Betriebe zutage, die berechtigt wären und nach vereinbarten Entgelten versteuern.

Der Antrag wurde gestellt, aber nie umgesetzt. Die Genehmigung liegt in der Akte, die Buchführung läuft weiter nach Rechnungsdatum. Das fällt nur auf, wenn jemand die Voranmeldung gegen den Zahlungseingang prüft.

Teilzahlungen werden nicht anteilig versteuert. Bei Istversteuerung entsteht die Steuer mit jeder Vereinnahmung, auch bei einer Teilzahlung. Wer erst bei vollständigem Ausgleich versteuert, meldet zu spät an.

Skonto und Kürzungen werden nicht berücksichtigt. Maßgeblich ist der tatsächlich vereinnahmte Betrag. Zahlt der Kunde unter Abzug von Skonto, ist nur dieser Betrag Bemessungsgrundlage. Bei Sollversteuerung ist stattdessen im Zeitpunkt der Zahlung nach § 17 UStG zu berichtigen.

Barzahlungen und Verrechnungen werden übersehen. Vereinnahmung setzt keinen Bankeingang voraus. Auch eine Aufrechnung, eine Barzahlung oder die Hingabe an Zahlungs statt löst die Steuer aus. Bei Betrieben mit Verrechnungsabreden ist das eine typische Lücke.

Der Wechsel wird zu spät bemerkt. Die Grenze bezieht sich auf das Vorjahr, die Umstellung erfolgt zum Jahreswechsel. Wird sie erst mit dem Jahresabschluss festgestellt, sind sämtliche Voranmeldungen des laufenden Jahres nach dem falschen Verfahren erstellt.

Was ein Vorsystem dafür können muss

Die Istversteuerung verlagert den steuerlich maßgeblichen Zeitpunkt von einem Dokument auf einen Zahlungsvorgang. Damit wird der Abgleich zwischen Zahlungen und Rechnungen zum Kern der Umsatzsteuerarbeit und nicht mehr zur Nebentätigkeit für die Debitorenbuchhaltung.

Vier Anforderungen ergeben sich daraus.

Eine vollständige offene Postenverwaltung. Ohne sie lässt sich nicht bestimmen, welcher Zahlungseingang welche Forderung tilgt und damit welchen Umsatz in welchem Zeitraum auslöst. Eine reine Erfassung von Erlösen nach Rechnungsdatum genügt nicht.

Eine belastbare Zuordnung von Teilzahlungen. Ein Zahlungseingang, der zwei Rechnungen teilweise ausgleicht, muss aufgeteilt werden. Automatiken, die den Eingang der betragsmäßig nächstliegenden Rechnung zuordnen, erzeugen hier Fehler, die sich über die Monate fortschreiben.

Eine Behandlung von Zahlungsdifferenzen. Skonto, Bankgebühren, Rundungen und Teilausgleiche verändern die Bemessungsgrundlage oder eben nicht, je nachdem, worum es sich handelt. Diese Unterscheidung lässt sich nur teilweise automatisieren, und der verbleibende Teil gehört auf eine Klärliste statt in eine stille Zuordnung.

Ein Stichtagsbestand zum Verfahrenswechsel. Er ist die einzige Grundlage, auf der sich der Übergang später nachvollziehen lässt.

Für die künftige Rechtslage kommt eine fünfte Anforderung hinzu. Ist ab 2028 der Vorsteuerabzug beim Empfänger von der Zahlung abhängig, sobald der Leistende nach vereinnahmten Entgelten versteuert, muss die Eingangsseite zwei Dinge leisten: die entsprechende Angabe auf der Rechnung erkennen und den Abzug an den Zahlungsausgang koppeln statt an den Rechnungseingang. Beides ist technisch machbar, es ist aber eine andere Verarbeitungslogik als die heutige.

Wer heute ein Vorsystem auswählt, sollte deshalb zwei Fragen stellen: Kann die Ausgangsseite den Hinweis auf die Istversteuerung des Ausstellers automatisch setzen, und kann die Eingangsseite den Vorsteuerzeitpunkt vom Zahlungsvorgang abhängig machen. Systeme, die den Vorsteuerabzug fest an das Rechnungsdatum knüpfen, werden diese Umstellung nicht ohne Anpassung überstehen.

Für die Zwischenzeit bis 2028 gilt eine einfachere Regel: Der Vorsteuerabzug bleibt unabhängig von der eigenen Zahlung, und jede Verarbeitung, die ihn heute schon an den Zahlungsausgang bindet, ist zu früh und kostet Liquidität. Die Voranmeldung ist deshalb bei Ist-Versteuerern in beide Richtungen zu prüfen: Ausgangsseite nach Vereinnahmung, Eingangsseite nach Rechnungseingang.

Die Frage, die zur Beratung gehört

Bei jedem Mandanten mit langen Zahlungszielen lohnt die Prüfung, ob die Istversteuerung möglich ist und beantragt wurde. Der Antrag ist formlos, kostet nichts und wirkt sofort auf die Liquidität.

Umgekehrt sollte bei wachsenden Mandanten die Umsatzgrenze im Blick bleiben. Wird sie überschritten, ist im Folgejahr zur Sollversteuerung zu wechseln, und dieser Übergang gehört sauber abgestimmt, damit keine Umsätze doppelt erfasst oder ausgelassen werden.

Für die Bestandsdurchsicht genügen drei Angaben je Mandat: Gesamtumsatz des Vorjahres, angewandtes Verfahren und durchschnittliche Forderungslaufzeit. Aus der ersten Spalte ergibt sich die Berechtigung, aus der zweiten der Handlungsbedarf und aus der dritten die Größenordnung des Vorteils. Alle drei Werte liegen in der Kanzlei bereits vor, die dritte lässt sich aus dem Bestand der offenen Posten und dem Jahresumsatz näherungsweise bestimmen.

Der Aufwand für diese Auswertung liegt bei wenigen Stunden für den gesamten Mandantenbestand. Ihr Ergebnis ist eine Liste von Betrieben, bei denen ein formloser Antrag die Liquidität dauerhaft um eine bis drei Monatszahllasten verbessert. Das ist eine der wenigen Beratungsleistungen, deren Wirkung sich beziffern lässt, bevor sie erbracht wird, und sie eignet sich deshalb auch als Anlass für ein Gespräch mit Mandanten, bei denen sonst nur der Jahresabschluss besprochen wird.