Ist- oder Sollversteuerung: Wann sich der Antrag lohnt

Der Unterschied klingt technisch und ist eine der wenigen Stellschrauben, an denen sich die Liquidität eines Mandanten mit einem formlosen Antrag spürbar verbessern lässt.

Was ist der Unterschied zwischen Ist- und Sollversteuerung?

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde, unabhängig von der Zahlung. Das ist der gesetzliche Regelfall. Bei der Istversteuerung entsteht sie erst mit Ablauf des Zeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde. Sie setzt einen Antrag und die Genehmigung des Finanzamts voraus.

Wird eine Leistung im Januar erbracht, zahlt der Kunde aber erst Ende März, ist die Steuer bei Sollversteuerung am 10. Februar fällig und bei Istversteuerung am 10. April, also nach dem Geldeingang.

Wie viel Liquidität bringt die Istversteuerung?

Die Istversteuerung verschiebt die Steuerzahlung hinter den Geldeingang. Gebunden ist bei Sollversteuerung ungefähr so viel Umsatzsteuer, wie in der durchschnittlichen Forderungslaufzeit anfällt: bei 30 Tagen Zahlungsziel etwa eine Monatszahllast, bei 90 Tagen etwa drei. Deshalb ist nicht der Umsatz allein maßgeblich, sondern Umsatz mal Forderungslaufzeit.

Ein Ingenieurbüro rechnet monatlich rund 100.000 Euro netto ab, die überwiegend öffentlichen Auftraggeber zahlen nach etwa 75 Tagen. Der Betrieb gibt monatlich ab, ohne Dauerfristverlängerung.

Bei Sollversteuerung führt der Betrieb ab dem 10. Februar monatlich 19.000 Euro ab, ohne dass bis dahin ein Euro eingegangen ist. Bis zum ersten Zahlungseingang im April sind das 57.000 Euro vorfinanzierte Umsatzsteuer, ein dauerhaft gebundener Sockel. Bei Istversteuerung steht er als Betriebsmittel zur Verfügung, bei 8 Prozent Kontokorrentzins rund 4.560 Euro jährlich.

Was passiert bei Zahlungsausfall?

Bei Sollversteuerung wurde die Steuer bereits abgeführt, bevor feststeht, ob überhaupt gezahlt wird. Fällt die Forderung aus, ist die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG zu berichtigen, sobald das Entgelt uneinbringlich geworden ist. Bei Istversteuerung ist die Steuer nie entstanden, der gesamte Vorgang entfällt.

Uneinbringlich ist eine Forderung nicht schon, wenn sie überfällig ist. Erforderlich ist, dass mit der Zahlung auf absehbare Zeit nicht zu rechnen ist: Insolvenzverfahren, erfolglose Zwangsvollstreckung oder ernsthaftes und dauerhaftes Bestreiten durch den Schuldner. Die bloße Mahnung genügt nicht.

Die Berichtigung wirkt spiegelbildlich: Der Leistungsempfänger hat seinen Vorsteuerabzug in gleicher Höhe zu berichtigen, unabhängig vom angewandten Verfahren. Auf der Empfängerseite wird das regelmäßig übersehen.

Wer darf die Istversteuerung beantragen?

Nach § 20 UStG kommen unter anderem Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr in Betracht, Unternehmer, die von der Verpflichtung zur Buchführung befreit sind, sowie Angehörige der freien Berufe unabhängig von der Umsatzhöhe. Der Antrag ist formlos beim Finanzamt zu stellen.

Die berufsbezogene Ausnahme wird häufig übersehen: Freiberufler können unabhängig vom Umsatz beantragen, und gerade bei ihnen fallen Leistung und Zahlung weit auseinander. In der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft ist die Anwendbarkeit im Einzelfall zu prüfen, weil die Berechtigung an die freiberufliche Tätigkeit anknüpft.

Bei Neugründungen wird die Frage bereits im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gestellt und dort regelmäßig unbedacht beantwortet. Die Genehmigung gilt für das gesamte Kalenderjahr, in dem sie erteilt wird, und dann fort, bis sie widerrufen wird. Sie erlischt nicht selbsttätig, wenn die Voraussetzungen entfallen; die Umsatzgrenze zu überwachen bleibt Sache des Unternehmers und in der Praxis der Kanzlei.

Was ändert sich 2028 beim Vorsteuerabzug?

Nach geltendem Recht entsteht der Vorsteuerabzug beim Empfänger, sobald Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Ab dem 1. Januar 2028 ist vorgesehen, dass er erst mit der Zahlung entsteht, wenn der Leistende nach vereinnahmten Entgelten versteuert. Auf der Rechnung ist dann eine entsprechende Angabe zu machen.

Für die Belegverarbeitung folgt daraus: Auf der Ausgangsseite kommt eine Pflichtangabe hinzu, auf der Eingangsseite hängt der Abzug künftig am Zahlungsvorgang statt am Rechnungseingang. Systeme, die ihn fest an das Rechnungsdatum knüpfen, überstehen die Umstellung nicht ohne Anpassung.

Bis dahin bleibt der Vorsteuerabzug unabhängig von der eigenen Zahlung. Die Voranmeldung ist bei Ist-Versteuerern in beide Richtungen zu prüfen: Ausgangsseite nach Vereinnahmung, Eingangsseite nach Rechnungseingang.

Was ändert die Istversteuerung nicht?

Die Wahl betrifft ausschließlich den Zeitpunkt, zu dem die Steuer auf die eigenen Ausgangsumsätze entsteht. Der eigene Vorsteuerabzug, erhaltene Anzahlungen, die Steuerschuld nach § 13b UStG, innergemeinschaftlicher Erwerb und Lieferung sowie Inhalt und Pflichtangaben der Rechnung bleiben unberührt. Auch die Gewinnermittlung ist davon unabhängig.

Der eigene Vorsteuerabzug richtet sich danach, wann Leistung und ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, nicht danach, wann der Ist-Versteuerer selbst bezahlt. Wer ihn erst mit der eigenen Zahlung zieht, verschenkt genau die Liquidität, die er auf der Ausgangsseite gewonnen hat.

Für Anzahlungen gilt ohnehin die Vereinnahmung als maßgeblicher Zeitpunkt; ein Sollversteuerer versteuert erhaltene Anzahlungen bereits wie ein Ist-Versteuerer. Bei Betrieben, die überwiegend mit Abschlägen arbeiten, schrumpft der Vorteil eines Antrags erheblich.

Bei der Rechnungsstellung bleiben Inhalt und Pflichtangaben identisch; erst 2028 kommt eine Angabe hinzu. Ist- und Sollversteuerung sind rein umsatzsteuerliche Begriffe, im Mandantengespräch aber häufig mit der Gewinnermittlung vermengt.

Was ist beim Wechsel zwischen den Verfahren zu beachten?

Wird die Grenze von 800.000 Euro überschritten, ist zum Beginn des folgenden Kalenderjahres zur Sollversteuerung zu wechseln. Umsätze, die im alten Verfahren nicht erfasst wurden, sind im neuen nachzuholen, damit kein Umsatz doppelt und keiner gar nicht besteuert wird. Die Genehmigung endet dabei nicht automatisch.

Beispiel für den Wechsel von Ist zu Soll zum 1. Januar: Am 31. Dezember steht eine Forderung über 20.000 Euro netto aus einer im November abgerechneten Leistung offen, der Kunde zahlt im Februar.

Beim umgekehrten Wechsel von Soll zu Ist sind bereits versteuerte Forderungen beim späteren Zahlungseingang nicht erneut zu erfassen. Zum Stichtag gehört deshalb eine Liste der offenen Forderungen mit Leistungs- und Rechnungsdatum und Betrag; ohne sie ist die Doppelerfassung in einer Prüfung nicht widerlegbar. Wer die Grenze überschreitet und mangels Widerrufsschreiben weiter nach vereinnahmten Entgelten versteuert, handelt gleichwohl unrichtig.

Was geht in der Praxis schief?

Der häufigste Fall ist der nie gestellte Antrag: Bei Bestandsmandaten fragt niemand nach, weil das Verfahren seit Jahren läuft. Eine Durchsicht nach Umsatz und Rechtsform fördert regelmäßig Betriebe zutage, die berechtigt wären und dennoch nach vereinbarten Entgelten versteuern. Vier weitere Muster kommen hinzu.

Der Antrag wurde gestellt, aber nie umgesetzt. Die Genehmigung liegt in der Akte, die Buchführung läuft weiter nach Rechnungsdatum. Das fällt nur auf, wenn die Voranmeldung gegen den Zahlungseingang geprüft wird.

Teilzahlungen werden nicht anteilig versteuert. Die Steuer entsteht mit jeder Vereinnahmung; wer erst bei vollständigem Ausgleich versteuert, meldet zu spät an.

Skonto und Kürzungen werden nicht berücksichtigt. Maßgeblich ist der tatsächlich vereinnahmte Betrag. Bei Sollversteuerung ist stattdessen im Zeitpunkt der Zahlung nach § 17 UStG zu berichtigen.

Barzahlungen und Verrechnungen werden übersehen. Vereinnahmung setzt keinen Bankeingang voraus. Auch eine Aufrechnung, eine Barzahlung oder die Hingabe an Zahlungs statt löst die Steuer aus.

Was muss ein Vorsystem für die Istversteuerung leisten?

Die Istversteuerung verlagert den steuerlich maßgeblichen Zeitpunkt von einem Dokument auf einen Zahlungsvorgang. Damit wird der Abgleich zwischen Zahlungen und Rechnungen zum Kern der Umsatzsteuerarbeit. Erforderlich sind eine vollständige offene Postenverwaltung, eine belastbare Zuordnung von Teilzahlungen, eine Behandlung von Zahlungsdifferenzen und ein Stichtagsbestand zum Verfahrenswechsel.

Ohne offene Postenverwaltung lässt sich nicht bestimmen, welcher Zahlungseingang welche Forderung tilgt und damit welchen Umsatz auslöst. Eine reine Erfassung von Erlösen nach Rechnungsdatum genügt nicht.

Der Engpass liegt bei den Teilzahlungen und den Differenzen. Ein Zahlungseingang, der zwei Rechnungen teilweise ausgleicht, muss aufgeteilt werden; Automatiken, die ihn der betragsmäßig nächstliegenden Rechnung zuordnen, schreiben Fehler über Monate fort. Skonto, Bankgebühren und Rundungen verändern die Bemessungsgrundlage oder eben nicht; der nicht automatisierbare Teil gehört auf eine Klärliste.

Wann lohnt sich die Prüfung im Mandantenbestand?

Bei jedem Mandanten mit langen Zahlungszielen zahlt sich ein Blick darauf aus, ob die Istversteuerung möglich ist und beantragt wurde. Für die Bestandsdurchsicht genügen drei Angaben je Mandat: Gesamtumsatz des Vorjahres, angewandtes Verfahren und durchschnittliche Forderungslaufzeit. Aus der ersten ergibt sich die Berechtigung, aus der zweiten der Handlungsbedarf, aus der dritten die Größenordnung.

Alle drei Werte liegen in der Kanzlei vor; die Forderungslaufzeit ergibt sich näherungsweise aus dem Bestand der offenen Posten und dem Jahresumsatz. Der Aufwand liegt bei wenigen Stunden für den gesamten Bestand, das Ergebnis ist eine Liste von Betrieben, bei denen ein formloser Antrag die Liquidität dauerhaft um eine bis drei Monatszahllasten verbessert.