Weitere Wege, Belege einzureichen

Nicht jeder Beleg muss von Hand hochgeladen werden. Kommen deine Rechnungen ohnehin per Mail oder sammelst du sie schon in einem anderen Dienst, holt das Portal sie auch von dort. Alle Wege enden im selben Belegeingang, und es gelten dieselben Regeln wie beim direkten Hochladen, siehe Belege hochladen.

E-Mail-Weiterleitung

Unter Einstellungen im Reiter Verbindungen aktivierst du die Weiterleitung und bekommst eine eigene Beleg-Adresse. Rechnungsmails leitest du einfach dorthin weiter. Übernommen werden nur die Anhänge, der Text der Mail wird nicht ausgewertet. Behandle die Adresse wie ein Passwort: Sie ist ein ungeschützter Schreibzugang zu deiner Buchhaltung, wer sie kennt, kann Belege bei dir einwerfen, ohne sich anzumelden. Poste sie deshalb nicht öffentlich, nicht auf deine Website und nicht ins Impressum. Ist sie in falsche Hände geraten, deaktivierst du die Weiterleitung und aktivierst sie neu, dann bekommst du eine andere Adresse und die alte nimmt nichts mehr an.

GetMyInvoices

Sammelst du deine Rechnungen bereits in GetMyInvoices, trägst du unter Verbindungen deinen API-Key ein und klickst auf Verbinden. Stimmt der Key nicht, bekommst du sofort eine Rückmeldung und es wird nichts gespeichert. Danach holt das Portal einmal täglich neue Belege ab, du musst dafür nichts öffnen. Im selben Abschnitt siehst du, wann zuletzt abgeholt wurde und ob ein Fehler aufgetreten ist. Willst du nicht bis zum nächsten Tag warten, klicke auf Jetzt synchronisieren. Über Trennen löst du die Verbindung wieder, bereits geholte Belege bleiben in deiner Buchhaltung.

invoicefetcher

Holst du deine Rechnungen mit invoicefetcher aus Onlineshops und Portalen, klickst du unter Verbindungen auf Anbindung aktivieren, kopierst den angezeigten Token und hinterlegst ihn in invoicefetcher. Auch dieser Token ist ein ungeschützter Schreibzugang zu deiner Buchhaltung: nicht öffentlich weitergeben, nicht in Screenshots zeigen, nur dort eintragen, wo du ihn wirklich brauchst. Bist du unsicher, erzeugst du über Neuen Token erzeugen einen frischen. Der alte wird sofort ungültig und muss in invoicefetcher ersetzt werden, sonst kommen dort keine Belege mehr durch. Über Anbindung deaktivieren schaltest du die Verbindung ganz ab.

Kontoauszug

Ist dein Konto nicht direkt verbunden, reichst du deine Zahlungen als Kontoauszug ein. In der Buchhaltung tippst du oben rechts auf Kontoauszug, am Handy heißt der Knopf Auszug, und wählst eine PDF- oder CSV-Datei mit höchstens 20 MB. Danach öffnet sich eine Prüfung mit Zeitraum, Salden und allen Zeilen, in der du Beträge korrigieren und einzelne Zeilen weglassen kannst, bevor du auf Übernehmen klickst. Ein Auszug liefert allerdings Zahlungen, keine Belege. Er zeigt nur, dass Geld geflossen ist, nicht wofür, die passenden Rechnungen reichst du weiterhin selbst ein.