Beleg und Zahlung gehören zusammen
Die ganze Buchhaltung im Portal beruht auf einem einzigen Gedanken: Zu jeder Zahlung gehört ein Beleg, und zu jedem Beleg gehört eine Zahlung.
Deine Kanzlei braucht zu jeder Abbuchung auf deinem Konto das passende Papier, also die Rechnung, die Quittung oder den Vertrag. Erst dann kann sie den Vorgang vollständig verbuchen.
Die zwei Ströme
Im Portal laufen zwei Datenströme zusammen:
| Woher | Was |
|---|---|
| Dein Bankkonto | Alle Zahlungen, automatisch, sobald die Bank verbunden ist |
| Deine Belege | Rechnungen und Quittungen, die du fotografierst, hochlädst oder weiterleitest |
Das System versucht, beide selbst zusammenzubringen. Meistens klappt das: Der Betrag stimmt, der Name stimmt, das Datum passt. Dann musst du gar nichts tun.
Wenn es nicht klappt
Übrig bleiben die Fälle, bei denen etwas fehlt oder nicht eindeutig ist. Genau diese siehst du im Portal, und nur diese. Sie stehen in drei Reitern:
- Beleg fehlt: Da ist eine Zahlung auf dem Konto, aber kein Papier dazu
- Zahlung fehlt: Da ist ein Beleg, aber keine passende Zahlung
- Erledigt: Beides gefunden und verknüpft, hier ist nichts mehr zu tun
Jeder dieser Fälle heißt im Portal offener Punkt. Alles, was du hier tust, dient einem Ziel: die ersten beiden Reiter leer zu bekommen. Der Zähler am Reiter sagt dir, wie viele es noch sind.
Über dem Reiter steht ein Suchfeld. Es findet Namen, Verwendungszwecke, Dateinamen, Beträge und Datumsangaben, auch quer über die ausgelesenen Belegtexte. Wenn du also weißt, worum es geht, tippe es einfach ein.
Manche Zeilen sind ausgegraut und zeigen einen kleinen sich drehenden Kreis. Das ist kein Fehler: Der Beleg wird gerade gelesen und dabei automatisch zugeordnet. Nach ein paar Augenblicken ist die Zeile entweder verschwunden oder anklickbar.
Was danach passiert
Ist ein Beleg zugeordnet, läuft er automatisch weiter:
- Gesammelt: Der Beleg ist da, wird gelesen
- In Bearbeitung: Betrag, Lieferant und Datum sind erkannt, ein Buchungsvorschlag entsteht
- Bei deinem Steuerberater: Deine Kanzlei prüft
- An DATEV übergeben: gebucht
Ab Schritt 3 bist du raus. Deine Kanzlei entscheidet, wie am Ende gebucht wird, und korrigiert, falls nötig.
Wann ein Monat fertig ist
Unter Verlauf stehen deine Monate nach Jahr geordnet, jeder mit einer kleinen Kennzeichnung:
- Fertig: Der Monat ist vorbei und es steht nichts mehr offen
- 3 offen: So viele Punkte warten noch auf dich
- Aktueller Monat: Läuft noch, hier kommt laufend Neues dazu
Das ergibt sich von selbst. Einen Knopf zum Abschließen gibt es nicht, und du musst auch nichts melden. Je weniger offene Punkte am Monatsende übrig sind, desto schneller ist deine Buchhaltung fertig und desto weniger Rückfragen bekommst du.