Belege hochladen
Der schnellste Weg, eine Rechnung oder Quittung einzureichen.
- Öffne im Portal die Buchhaltung
- Tippe oben rechts auf Beleg
- Wähle im Auswahlfenster die Datei oder nimm ein Foto auf
- Fertig, das Fenster schließt sich von allein
Am Handy bietet dir dein Gerät an dieser Stelle die Kamera an, am Rechner den Dateimanager. Am Rechner kannst du Dateien auch einfach in das gestrichelte Feld ziehen.
Du kannst mehrere Dateien auf einmal auswählen. Sie werden nacheinander verarbeitet, du musst also nicht Beleg für Beleg warten.
Welche Formate gehen
| Format | Typischer Fall |
|---|---|
| Rechnung aus dem Onlineshop, E-Rechnung | |
| JPG, PNG, HEIC, WEBP | Foto oder Scan einer Quittung, HEIC ist das iPhone-Format |
| XML | reine E-Rechnung ohne PDF-Hülle |
Jede einzelne Datei darf höchstens 20 MB groß sein. Ist eine Datei größer, bricht der Vorgang ab und du siehst ihren Namen im Hinweis. Verkleinere sie dann, oder fotografiere den Beleg noch einmal in geringerer Auflösung.
Doppelte Belege
Lädst du eine Datei hoch, die schon in deinem Belegeingang liegt, wird sie erkannt und kein zweites Mal angelegt. Du bekommst dann die Rückmeldung, wie viele Dateien bereits vorhanden waren.
Erkannt wird dabei der Inhalt der Datei, nicht der Dateiname. Dieselbe Rechnung unter neuem Namen zählt also weiterhin als Duplikat. Fotografierst du denselben Beleg dagegen ein zweites Mal, ist das eine neue Datei und landet als neuer Beleg im Eingang.
Was danach passiert
Der Beleg wird gelesen, Betrag, Lieferant und Datum werden erkannt, und es wird nach der passenden Zahlung gesucht. Solange das läuft, steht die Zeile ausgegraut mit einem Kreisel in der Liste. Den ganzen Ablauf beschreibt Beleg und Zahlung gehören zusammen.