GoBD und Aufbewahrung: Anforderungen an digitale Belege

Welche Grundsätze die GoBD verlangen, warum Unveränderbarkeit die häufigste Schwachstelle der Buchhaltung ist und wie lange aufzubewahren ist.

4 Beiträge

Auf den Punkt

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das die Anforderungen aus Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung für elektronische Systeme auslegt. Für die Finanzverwaltung ist es bindend, und praktisch bestimmt es den Maßstab jeder Betriebsprüfung. Verlangt werden Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Die Anforderungen entstehen im laufenden Betrieb

Gelesen werden die GoBD meist erst, wenn die Prüfungsanordnung schon im Haus ist. Das ist der ungünstigste Zeitpunkt, weil sich die meisten Anforderungen rückwirkend nicht mehr herstellen lassen. Eine fehlende Änderungshistorie ist nicht nachträglich zu erzeugen.

Dasselbe gilt für die Verfahrensdokumentation. Wer sie heute erstellt und auf einen zurückliegenden Prüfungszeitraum anwendet, hat keinen Nachweis, sondern eine Behauptung. Alte Fassungen sind aufzubewahren, weil sie zu den Arbeitsanweisungen zählen und belegen, welcher Ablauf wann galt.

Unveränderbarkeit ist die häufigste Schwachstelle

Ein gewöhnlicher Ordner auf dem Server erfüllt sie nicht. Eine Datei lässt sich ersetzen, umbenennen oder löschen, ohne dass sich später feststellen ließe, ob das geschehen ist. Für ein Kassenbuch als Tabellenkalkulation gilt dasselbe: beliebig überschreibbar und als Grundaufzeichnung ungeeignet.

Für die Softwareauswahl ist das die beste Einstiegsfrage. Was passiert, wenn ein bereits erfasster Beleg durch einen anderen ersetzt wird? Bleibt der erste auffindbar und ist die Änderung protokolliert, ist die Anforderung erfüllt. Verschwindet er, ist sie es nicht, unabhängig davon, was der Anbieter zusichert.

Aufbewahrung endet nicht mit dem Systemwechsel

Der Altbestand bleibt aufbewahrungspflichtig, auch nach der Kündigung des Vertrags. Praktikabel sind drei Wege, die alle vor der Kündigung zu prüfen sind: eine Leseversion des Altsystems weiterbetreiben, den Bestand in ein revisionssicheres Archiv überführen oder die Daten vollständig übernehmen.

Die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg überlebt eine Migration selten von allein, weil Buchungsdaten und Belegdateien häufig getrennt wandern. Ein Testexport für einen abgeschlossenen Monat zeigt das in einer Stunde und ersetzt jede Anbieterzusage.