Kanzleiorganisation: Abläufe, Fristen und Zulieferungen
Wie Kanzleien wiederkehrende Aufgaben, Erinnerungen an Mandanten, Fristen und das Onboarding so aufsetzen, dass sie nicht an einzelnen Personen hängen.
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Auf den Punkt
Ein großer Teil der Zeit in einer Kanzlei geht nicht für fachliche Arbeit drauf, sondern für das Drumherum: nachfassen, erinnern, Fristen im Blick behalten und Vorgänge weiterreichen. Diese Arbeit ist selten schwierig, aber sie hängt fast immer an einzelnen Personen und fällt genau dann aus, wenn der Rückstand entsteht. Die Beiträge in dieser Rubrik behandeln die Abläufe, nicht die steuerlichen Sachverhalte.
Warum Erinnerungen aus dem System kommen sollten
Von Hand versendete Erinnerungen hängen an einer Anwesenheit. Sie fallen im Urlaub und in der Hochphase aus, also in den Wochen, in denen sie am nötigsten wären. Weil Nachfassen Aufwand bedeutet, beginnt es außerdem spät, und die Bitte trifft den Mandanten in einem Moment, in dem auch für ihn die Zeit knapp ist.
Ein tragfähiger Zeitplan rechnet vom Stichtag rückwärts, nicht vom Monatsanfang vorwärts. Wer vom Monatsanfang plant, verschiebt bei einem späteren Stichtag alle Erinnerungen mit und verliert den Bezug zum Termin. Die Rückwärtsrechnung hält den Abstand konstant, unabhängig davon, wie der Monat liegt.
Wiederkehrende Arbeit als Serie statt als Liste
Die immer gleichen Aufgaben je Periode lassen sich einmal als Vorlage festlegen und danach wiederholen, mit einem Platzhalter für die Periode im Titel. Ohne Platzhalter tragen alle Aufgaben denselben Namen, und in der Übersicht ist nicht mehr erkennbar, welcher Monat gemeint ist.
Entscheidend ist ein zeitlicher Vorlauf, der unabhängig vom Abschluss der Vorperiode greift. Fehlt er, hält eine liegengebliebene Aufgabe die gesamte Serie an: Ein Mandat, dessen Juli noch offen ist, bekommt keine Aufgabe für August, und die Lücke bleibt unsichtbar, bis sie teuer wird.
Der Anfang liegt in der Mandatsaufnahme
Über die Wirtschaftlichkeit eines Mandats wird in den ersten Wochen entschieden und nicht im laufenden Betrieb. Was dort an Stammdaten, Zuständigkeiten, Zugängen und Vorgeschichte fehlt, erzeugt Rückfragen über die gesamte Laufzeit, und zwar in jeder einzelnen Periode erneut.
Umstellungen gelingen dort, wo sie begleitet werden. Läuft der Belegeingang parallel weiter über E-Mail, Papier und Portal, weiß nach kurzer Zeit niemand mehr, was vollständig ist. Der einzige Kanal, den man tatsächlich beenden sollte, ist das persönliche Postfach, und zwar durch eine automatische Weiterleitung statt durch eine Bitte an die Mandanten.
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