Buchhaltung: die Fälle, an denen es regelmäßig hängt
Bewirtung, Skonto, geringwertige Wirtschaftsgüter, Reisekosten und Fremdwährung: die Belegtypen, die in der Buchhaltung die meiste Zeit je Vorgang kosten.
10 Beiträge
Auf den Punkt
Die Fälle, an denen die laufende Buchführung hängen bleibt, wiederholen sich über Branchen und Betriebsgrößen hinweg. Bewirtung, Skonto, geringwertige Wirtschaftsgüter, Reisekosten, Kreditkartenabrechnungen und Fremdwährung machen einen kleinen Teil des Belegaufkommens aus und einen großen Teil der Bearbeitungszeit. Gemeinsam ist ihnen, dass die Entscheidung nicht vollständig auf dem Beleg steht.
Warum die Reihenfolge über das Ergebnis entscheidet
Bei den meisten dieser Fälle steht am Anfang eine Beurteilung und nicht eine Rechnung. Bei der Bewirtung entscheiden Anlass und Teilnehmerkreis über die Behandlung dem Grunde nach, erst danach spielt der Betrag eine Rolle. Wer mit dem Betrag beginnt, kontiert einen erheblichen Teil der Fälle falsch, obwohl er richtig rechnet.
Dieselbe Logik gilt bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, wo die Wahl zwischen Sofortabzug, Sammelposten und planmäßiger Abschreibung eine Entscheidung ist, die häufig erst zum Jahresende fällt. Ein Verfahren, das jeden Beleg in diesem Wertbereich sofort einem Aufwandskonto zuordnet, nimmt sie vorweg.
Wo ein Beleg allein nicht ausreicht
Aufteilungsbedürftige Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, Anzahlungen mit späterer Schlussrechnung und Kreditkartenabrechnungen mit fehlenden Einzelbelegen verlangen eine Angabe, die nur der Mandant liefern kann. Solche Fälle gehören organisatorisch geklärt und nicht rechnerisch aufgelöst.
Praktisch heißt das, die fehlende Angabe im Moment der Belegerfassung einzufordern statt Wochen später. Bei der Bewirtung gelingt das ohne Reibung nur dort, wo der Beleg direkt beim Anfall erfasst wird. Bei der Kreditkarte ist die Belegquote je Karteninhaber die Zahl, die das Gespräch entscheidet.
Der Kontenrahmen als stille Vorentscheidung
Ob SKR03 oder SKR04 gilt, wird bei der Mandatsaufnahme festgelegt und danach selten geändert, weil ein Wechsel Buchungsvorlagen, wiederkehrende Buchungen, Kostenstellen, Schnittstellen und angelernte Kontierungsregeln betrifft. Der richtige Zeitpunkt für die Festlegung ist deshalb der Beginn, zusammen mit dem Übernahmestichtag.
Daran hängen auch Automatikkonten und Buchungsschlüssel. Ein Konto, das den Steuersatz selbst bestimmt, verträgt keinen zusätzlichen Schlüssel im Buchungssatz. Ein Vorsystem, das nur den Standardkontenrahmen kennt, kann nicht beantworten, ob ein Konto Automatik trägt, weil Mandanten eigene Konten führen und Hinterlegungen abweichen.
Alle Beiträge zu Buchhaltung
- Belege automatisch kontierenWie die Vorkontierung technisch abläuft, welche Fälle zuverlässig durchlaufen, woran Automatiken regelmäßig scheitern und wie die Buchungen in die DATEV gelangen.
- Bewirtungsbeleg buchen: 70 Prozent und volle VorsteuerWarum Bewirtungsaufwand nur zu 70 Prozent abziehbar ist, die Vorsteuer aber vollständig, welche Angaben der Eigenbeleg tragen muss und woran der Abzug in der Praxis scheitert.
- Fremdwährung buchen: Umrechnung und KursdifferenzenWelcher Kurs umsatzsteuerlich gilt, warum bei der Zahlung fast immer eine Differenz entsteht und wie Fremdwährungsbelege automatisiert laufen.
- GWG: Sofortabzug, Sammelposten oder normale AfAWelche Wertgrenzen gelten, warum das Wahlrecht für ein ganzes Jahr gilt, wann sich der Sammelposten lohnt und was bei der Erkennung zu beachten ist.
- KI-Buchhaltung für Steuerkanzleien: die Anbieter im VergleichIn welche drei Lager der Markt zerfällt, welche Anbieter Belege wirklich selbst kontieren, wie die Buchungen jeweils in die DATEV gelangen und was der Einstieg kostet.
- Monatsabschluss in der Kanzlei: Ablauf und ChecklisteWie ein Buchhaltungsmonat sauber geschlossen wird: Vollständigkeit prüfen, Konten klären, Auswertung erstellen und den Stand für den Mandanten festhalten.
- Reisekosten: Pauschalen, Kürzungen, DreimonatsfristWelche Pauschalen im Inland gelten, wie die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten rechnet, wann die Dreimonatsfrist greift und was sich automatisieren lässt.
- Skonto buchen: Warum die Korrektur erst bei der Zahlung kommtWie Skonto auf Entgelt und Umsatzsteuer wirkt, warum die Berichtigung erst bei der Zahlung erfolgt und wie der Fall automatisiert sauber läuft.
- SKR03 oder SKR04: Welcher Kontenrahmen für welche KanzleiWorin sich die beiden DATEV-Standardkontenrahmen unterscheiden, warum die Wahl fast immer historisch begründet ist und was ein Wechsel im laufenden Jahr bedeutet.
- Splitbuchung: Wenn ein Beleg auf mehrere Konten gehörtWelche Belegarten eine Aufteilung erzwingen, warum Splitbuchungen die Automatisierungsquote drücken und wie sich die typischen Fälle sauber aufteilen lassen.
Weitere Themen
Fragen zur Umsetzung in der eigenen Kanzlei?
Im Gespräch klären wir, welcher Schritt bei Ihnen zuerst Sinn ergibt.