KI-Buchhaltung für Steuerkanzleien: der Überblick
Wie automatische Belegverarbeitung in der Kanzlei abläuft: Belegeingang, Erkennung, Kontierung, Übergabe an die Buchführung und die Grenzen dazwischen.
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Auf den Punkt
Automatische Belegverarbeitung heißt in der Praxis nicht, dass ein Modell einen Beleg ansieht und ein Konto nennt. Sie besteht aus einer Kette von Stationen mit jeweils eigenen Fehlerquellen: Belegeingang, Erkennung, Kontierung, Prüfung und Übergabe an die Buchführung. Wo die Arbeitszeit tatsächlich anfällt, entscheidet sich meist zwischen diesen Stationen und nicht in ihnen.
Wo die Arbeit in der Belegstrecke wirklich liegt
Über Belegverarbeitung wird stationsweise gesprochen, also über Erkennung, Kontierung und Export. Die Kosten entstehen aber überwiegend dazwischen: beim Nachfassen wegen eines fehlenden Belegs, beim Klären eines unklaren Sachverhalts und beim Suchen eines Vorgangs, der in einem anderen Kanal liegt. Wer die Automatisierung an der Erkennungsquote misst, misst ausgerechnet die Station mit dem kleinsten Anteil an der Bearbeitungszeit.
Daraus folgt eine unbequeme Rechnung. Ein Verfahren, das 80 Prozent der Belege automatisch verarbeitet, spart in einem typischen Bestand deutlich weniger als 80 Prozent der Zeit, weil es zuerst die Belege übernimmt, die ohnehin am wenigsten gekostet haben. Für eine ehrliche Bewertung braucht es deshalb eine Kennzahl, die den Anteil der Vorgänge ohne jeden manuellen Eingriff abbildet, und nicht die Trefferquote einer Zeichenerkennung.
Was sich automatisieren lässt und was nicht
Mehrere Angaben, von denen die richtige Behandlung abhängt, stehen grundsätzlich nicht auf dem Beleg. Die Zuordnung zu einer Kostenstelle, die Abgrenzung auf ein Wirtschaftsjahr, der Anlass einer Bewirtung und die betriebliche Veranlassung sind Beispiele. Ein Verfahren, das sie trotzdem ausfüllt, erzeugt Korrekturen statt Entlastung.
Die entscheidende Frage bei der Auswahl lautet deshalb nicht, was ein System kann, sondern was es tut, wenn es etwas nicht wissen kann. Brauchbare Verfahren legen den Fall zur Klärung vor. Gefährliche raten und geben dem Ergebnis eine hohe Sicherheitsangabe mit, was den Prüfschritt aushebelt, für den es eigentlich gedacht war.
Womit eine Einführung sinnvoll beginnt
Nicht mit dem schwierigsten Mandat und nicht mit allen gleichzeitig. Über das Ergebnis der ersten Monate entscheiden die Stammdaten, allen voran der Kreditorenstamm: Wo am Lieferanten Konto, Steuersatz und Besonderheiten hinterlegt sind, wird gar nicht erst geschätzt. Wenn eine automatische Kontierung enttäuscht, liegt es selten am Verfahren und häufig an einer Liste, die niemand ansieht.
Der Aufwand steigt zu Beginn und sinkt erst ab dem zweiten Monat, weil im ersten Stammdaten gepflegt, Vorschläge korrigiert und Sonderfälle geklärt werden. Wer in dieser Phase misst, misst die Einrichtung und nicht den Betrieb. Sinnvoll ist ein Vergleich nach drei Monaten, getrennt nach Mandatsgruppen.
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