Wiederkehrende Rechnungen

Für Leistungen, die du immer gleich berechnest, etwa eine monatliche Pauschale, einen Wartungsvertrag oder eine Jahreslizenz, legst du die Rechnung einmal als Vorlage an. Am Termin erstellt das Portal sie selbst.

Anlegen

Öffne in der Rechnungsliste oben Wiederkehrend und klicke auf Wiederkehrende Rechnung. Schneller geht es aus einer fertigen Rechnung heraus: Öffne sie und wähle rechts Regelmäßig wiederholen. Kunde und Positionen sind dann schon eingetragen.

1. Kunde und Positionen wie bei jeder Rechnung, dazu optional eine Bezeichnung, die nur du siehst
2. Rhythmus: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
3. Erste Rechnung am: der Tag, an dem die erste Rechnung entsteht. Wählst du den Monatsletzten, bleibt es immer beim Monatsletzten
4. Leistungszeitraum: der laufende Monat oder der Vormonat, bei anderem Rhythmus entsprechend Quartal, Halbjahr oder Jahr
5. Endet: nie oder an einem Datum
6. Am Termin: was dann passieren soll

Über Vorschau siehst du die nächste Rechnung als PDF, bevor du speicherst.

Was am Termin passiert

Du hast drei Möglichkeiten:

• Fertigstellen und senden: Die Rechnung bekommt ihre Nummer und geht per E-Mail an den Empfänger. Vorbelegt ist die E-Mail-Adresse des Kunden, du kannst für diese wiederkehrende Rechnung aber eine andere eintragen, zum Beispiel die Buchhaltung deines Kunden. Deine eigene Adresse brauchst du in den Rechnungsdaten, Antworten deines Kunden landen dort.
• Nur fertigstellen: Nummer und PDF entstehen, verschicken machst du selbst.
• Rechnungsentwurf erstellen: Du prüfst die Rechnung und stellst sie selbst fertig, zum Beispiel wenn sich die Menge jeden Monat ändert.

Die Rechnungen entstehen am Termin morgens. Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem sie erstellt wird. Ist in den Rechnungsdaten die automatische Übergabe an die Buchhaltung eingeschaltet, landet jede fertige Rechnung sofort bei deiner Kanzlei.

Wenn etwas nicht klappt

Fehlt zum Beispiel die E-Mail-Adresse beim Kunden, bleibt die Rechnung fertig, wird aber nicht versendet. Du bekommst dann eine E-Mail und siehst an der wiederkehrenden Rechnung einen Hinweis. Konnte eine Rechnung erst einige Tage nach dem Termin erstellt werden, entsteht sie nur als Entwurf, damit nichts ungeprüft an deinen Kunden geht.

Pausieren, beenden, löschen

Klicke in der Liste auf die wiederkehrende Rechnung. Änderungen gelten nur für künftige Rechnungen.

• Pausieren: Es entstehen keine Rechnungen. Beim Fortsetzen geht es mit dem nächsten Termin ab heute weiter, verpasste Termine werden nicht nachgeholt.
• Beenden: Endgültig, danach entstehen keine Rechnungen mehr.
• Löschen: Entfernt die Vorlage. Bereits erstellte Rechnungen bleiben immer erhalten.