Dokumente unterschreiben
Alles, was deine Kanzlei dir zur Unterschrift schickt, findest du im Bereich Signaturen. Ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen entfällt.
Der Bereich hat zwei Abschnitte: Offen für alles, was noch läuft, und Abgeschlossen für alles, was fertig ist, unterschrieben oder abgelehnt. Zu jedem Eintrag siehst du den Titel, wer außer dir noch unterschreiben soll, den Status und das Datum.
So unterschreibst du
- Such im Abschnitt Offen eine Zeile, in der rechts Öffnen steht
- Tippe darauf, es öffnet sich die Unterschriftsseite in einem neuen Fenster
- Lies das Dokument durch und folge den Schritten auf dieser Seite
- Danach schließt du das Fenster und bist zurück im Portal
Die Unterschriftsseite liegt außerhalb des Portals und hat eine eigene Adresse. Das ist Absicht: So kann auch jemand unterschreiben, der gar keinen Portalzugang hat, etwa dein Mitgesellschafter oder deine Ehefrau. Für dich ändert das nichts, ein Tipp bringt dich aus dem Portal dorthin.
Der Status sagt dir, wie weit der Vorgang ist: Offen heißt, es hat noch niemand unterschrieben. Teilweise signiert heißt, ein Teil der Beteiligten ist durch. Signiert heißt, alle sind durch. Abgelehnt heißt, jemand hat die Unterschrift verweigert, deine Kanzlei sieht den Grund und meldet sich. Sobald alle unterschrieben haben, rutscht der Eintrag nach Abgeschlossen.
Wenn Nur Einsicht statt Öffnen steht
Manche Dokumente werden der Reihe nach unterschrieben. Solange jemand vor dir noch nicht unterschrieben hat, bist du nicht an der Reihe, in deiner Zeile steht dann Nur Einsicht. Das ist kein Fehler und du musst nichts tun. Sobald die Person vor dir fertig ist, wird daraus ein Öffnen.
Zwei andere Gründe gibt es auch: Du hast bereits unterschrieben und wartest auf die anderen, oder das Dokument braucht deine Unterschrift gar nicht und du verfolgst nur den Stand mit. Welcher Fall vorliegt, verrät der Status der Zeile.
Das Zertifikat
Ist ein Dokument fertig unterschrieben, steht im Abschnitt Abgeschlossen rechts Zertifikat. Ein Tipp darauf lädt eine PDF-Datei herunter. Darin steht, wer in welcher Reihenfolge unterschrieben hat, wann jedes Dokument geöffnet und freigegeben wurde, und je Dokument eine technische Prüfsumme, die zeigt, dass die Datei danach nicht verändert wurde.
Heb die Datei auf, wenn du den Vorgang später einmal belegen musst, etwa gegenüber einer Bank oder bei einer Prüfung. Herunterladen kannst du sie jederzeit erneut. Bei abgelehnten Dokumenten gibt es kein Zertifikat, weil kein Unterschriftsvorgang zustande gekommen ist.