Belege einreichen
Alle Wege enden im selben Belegeingang. Erlaubt sind PDF, Fotos (JPG, PNG, HEIC, WEBP) und E-Rechnungen als XML, jede Datei bis 20 MB. Doppelte Belege erkennt das Portal am Inhalt und legt sie nur einmal an, auch unter neuem Dateinamen. Ein zweites Foto desselben Belegs ist dagegen eine neue Datei.
Hochladen
- Öffne im Portal die Buchhaltung
- Tippe oben rechts auf Beleg
- Wähle die Datei oder nimm ein Foto auf, mehrere auf einmal gehen auch
E-Mail-Weiterleitung
Unter Einstellungen, Reiter Verbindungen, aktivierst du die Weiterleitung und bekommst eine eigene Beleg-Adresse. Dorthin leitest du Rechnungsmails weiter. Übernommen werden nur die Anhänge.
Wer die Adresse kennt, kann Belege bei dir einwerfen, ohne sich anzumelden. Also nicht auf die Website, nicht ins Impressum. Ist sie in falsche Hände geraten, deaktiviere die Weiterleitung und aktiviere sie neu, dann bekommst du eine andere Adresse.
Unter Verbindungen im Abschnitt WhatsApp erzeugt Handy verbinden einen Freischaltcode in der Form ABCD-2345. Über In WhatsApp öffnen startest du den Chat mit eingetragenem Code, sonst schickst du ihn selbst an die angezeigte Nummer. Der Code gilt 24 Stunden.
Danach schickst du Fotos und PDFs an dieselbe Nummer und bekommst jedes Mal eine Bestätigung. Über Weiteres Handy verbinden schaltest du mehrere Handys frei, mit Trennen entfernst du eine Nummer.
GetMyInvoices und invoicefetcher
Beide Dienste holen Rechnungen aus deinen Lieferantenportalen. Für GetMyInvoices trägst du unter Verbindungen deinen API-Key ein, danach holt das Portal einmal täglich neue Belege ab, mit Jetzt synchronisieren auch sofort. Für invoicefetcher klickst du auf Anbindung aktivieren und hinterlegst den angezeigten Token dort. Der Token ist wie die Beleg-Adresse ein Schreibzugang, nicht weitergeben. Über Neuen Token erzeugen wird der alte sofort ungültig.
Kontoauszug
Ist dein Konto nicht verbunden, reichst du Zahlungen als Auszug ein. In der Buchhaltung tippst du oben rechts auf Kontoauszug, am Handy Auszug, und wählst eine PDF- oder CSV-Datei. In der Prüfung danach kannst du Beträge korrigieren und Zeilen weglassen, dann Übernehmen.
Ein Auszug liefert nur Zahlungen, die Rechnungen reichst du weiterhin selbst ein. Einfacher: Bankkonto verbinden.