Offene Punkte klären
Was das Portal nicht selbst zuordnen kann, steht in zwei Reitern: Beleg fehlt (Zahlung ohne Papier) und Zahlung fehlt (Beleg ohne passende Zahlung). Der Zähler am Reiter sagt dir, wie viele es noch sind. Unter Erledigt liegt, was verknüpft ist.
Das Suchfeld durchsucht auch die ausgelesenen Belegtexte. Ausgegraute Zeilen mit einem sich drehenden Kreis sind kein Fehler, der Beleg wird gerade gelesen.
Beleg fehlt
Tippe eine Zeile an, dann öffnet sich das Fenster mit Empfänger, Betrag, Datum und Verwendungszweck. Dort hast du vier Möglichkeiten:
- Beleg hochladen: PDF, Foto oder E-Rechnung, wird sofort mit dieser Zahlung verknüpft
- Bestehenden Beleg auswählen: alle Belege ohne Zahlung, suchbar nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag oder Dateiname, das Augensymbol öffnet eine Vorschau
- Kein Beleg nötig: nur wenn es wirklich kein Papier gibt, siehe Wann kein Beleg nötig ist
- Rückfrage stellen: unten im Feld Rückfragen direkt an dieser Zahlung, siehe Nachrichten und Rückfragen
Oben im Fenster steht, an welcher Stelle du bist, etwa 3 von 12. Mit den Pfeilen daneben springst du zum nächsten Punkt, am Rechner auch mit den Pfeiltasten.
Zahlung fehlt
Oft fehlt die Zuordnung nur, weil ein Wert falsch ausgelesen wurde. Vergleiche Betrag, Lieferant, Belegdatum, Rechnungsnummer und IBAN mit dem Beleg daneben. Nach dem Speichern findet sich die Zahlung häufig von allein.
Sonst wählst du den Zahlweg:
| Zahlweg | Wann | Was du tust |
|---|---|---|
| Über Bankkonto | Bezahlt vom angebundenen Konto | Aus den Vorschlägen wählen oder nach Empfänger und Verwendungszweck suchen, dann Verknüpfen |
| Bar | Aus der Kasse bezahlt | Optional eine Notiz, dann Als bezahlt markieren |
| Privat verauslagt | Aus eigener Tasche bezahlt | Optional eine Notiz, dann Als bezahlt markieren |
Bei allen drei Wegen bleibt der Beleg erhalten und geht mit an deine Kanzlei.
Wird ein Dokument als Angebot, Auftrag, Lieferschein, Mahnung oder Sonstiges erkannt, erscheint der Hinweis Vermutlich keine Rechnung, und es wird nicht verbucht. Ist es doch eine, klicke auf Trotzdem als Rechnung verarbeiten.
Beleg löschen
Nicht löschbar ist ein Beleg, wenn ihn jemand anderes hochgeladen hat, wenn deine Kanzlei ihn schon übernommen oder an DATEV übergeben hat oder wenn er mit einer Zahlung verknüpft ist. Im letzten Fall löst du die Verknüpfung zuerst im Reiter Erledigt.