Finmatics oder BuchhaltungsButler: Kanzlei kontiert oder Mandant

Beide erzeugen aus Belegen Buchungsvorschläge, und beide enden in der DATEV. Der Unterschied liegt nicht in der Funktion, sondern darin, wer das System betreibt: die Kanzlei für ihren Bestand oder das einzelne Unternehmen für sich selbst.

Zwei Betreiber, ein Ziel

Finmatics kommt aus Wien, gehört zur Visma-Gruppe und ist ein Vorsystem mit eigener Oberfläche, das die Kanzlei einrichtet und für ihren Mandantenbestand betreibt. Belege laufen je Mandat hinein, werden kontiert, geprüft und als Buchungsvorschlag an das Zielsystem übergeben. Laut Anbieter liegt ein Schwerpunkt auf aufteilungsbedürftigen Belegen, dazu kommt ein Trainingscenter, in dem die Kanzlei Regeln und Zuordnungen hinterlegt. Die Gegenüberstellung im Detail steht unter Finmatics im Vergleich.

BuchhaltungsButler richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen. Das Unternehmen selbst richtet das System ein, lädt seine Belege hoch, lässt sie erkennen und vorkontieren und gleicht sie mit den Bankumsätzen ab. Die Kanzlei bekommt nach Anbieterangaben einen Steuerberater-Zugang, der in den Paketen enthalten ist, und erhält Buchungssätze und Belege in DATEV-Formaten.

Im einen Fall gibt es also eine Oberfläche für hundert Mandate, im anderen hundert Zugänge zu hundert getrennten Buchhaltungen. Alles Weitere folgt aus dieser Ausgangslage.

Gegenüberstellung

Die Preislogik folgt dem Betreiber

Finmatics rechnet je Kanzlei. Das Basispaket kostet laut Preisliste 750 Euro monatlich bei jährlicher Abrechnung und enthält 3.000 Buchungszeilen, das größte Paket liegt bei 1.200 Euro. Dazu kommen die Zusatzoptionen für Bankabgleich und Belegtransfer sowie das einmalige Onboarding von 1.990 Euro. Bei voller Auslastung ergibt das im Basispaket rund 25 Cent je Buchungszeile. Wer nur 1.000 Zeilen im Monat hat, zahlt 75 Cent je Zeile, weil die Grundlast dieselbe bleibt.

BuchhaltungsButler rechnet je Unternehmen. Die Pakete sind öffentlich ausgewiesen, die enthaltenen Belegkontingente aber nicht vollständig beziffert. Ein einzelner Monatsbetrag wirkt niedrig, ist aber mit der Zahl der Mandate zu multiplizieren, die das System nutzen sollen. Bei fünfzig Mandaten wird aus einem kleinen Betrag ein dreistelliger, bei zweihundert ein vierstelliger. Ob dabei der Mandant zahlt oder die Kanzlei, beantwortet nur die Frage der Kostenstelle, nicht die der Gesamtkosten.

Für einen ehrlichen Vergleich gehört beides auf dieselbe Bezugsgröße: Gesamtkosten über zwei Jahre, über alle beteiligten Mandate, geteilt durch die Zahl der verarbeiteten Belege. Maßstab ist die manuelle Erfassung: Eine Minute je einfachem Beleg bei Vollkosten von 45 Euro je Stunde ergibt rund 75 Cent, und ein System, das nach Abzug aller Nacharbeit darunter bleibt, trägt sich. Die vollständige Rechnung samt Nebenkosten ist in Was KI-Buchhaltung kostet beschrieben.

Zielsysteme und der Weg der Buchung

Finmatics bindet laut Anbieter sechs Zielsysteme an: DATEV, BMD, Agenda, RZL, SAP und Microsoft Business Central. Für eine reine DATEV-Kanzlei in Deutschland ist das ungenutzter Umfang. Für eine Kanzlei mit Mandaten in Österreich, mit BMD im Bestand oder mit größeren Mandanten auf einem ERP-System ist es das Kriterium, an dem die Auswahl im Markt klein wird.

BuchhaltungsButler übergibt Buchungssätze und Belege in DATEV-Formaten. Das genügt für den Regelfall in Deutschland und ist zugleich die Grenze.

Wichtiger als die Zahl der Zielsysteme ist bei beiden, ob der Beleg bei der Übergabe mitkommt und am Buchungssatz hängen bleibt. Bei einem System der Kanzlei lässt sich das im Ablauf festlegen. Bei einem System des Mandanten gehört es in die Vereinbarung mit ihm, weil die Kanzlei den Vertrag mit dem Anbieter nicht kennt. Wie eine durchgehende Kette vom Beleg bis zur Auswertung aussieht, steht in Digitale Belegstrecke.

Anlernen im Trainingscenter oder aus Korrekturen

Beide Anbieter werben damit, dass ihr System mit der Zeit besser wird. Der Unterschied liegt darin, wer das steuert und wie sichtbar es bleibt.

Finmatics stellt laut Anbieter ein Trainingscenter bereit, in dem die Kanzlei Regeln und Zuordnungen bewusst hinterlegt, unabhängig davon, ob gerade ein passender Beleg vorliegt. Das kostet Zeit, macht das Verhalten aber prüfbar, und es wirkt danach für den ganzen Bestand.

BuchhaltungsButler lernt laut Anbieter aus wenigen Korrekturen im laufenden Betrieb. Das verlangt keine zusätzliche Pflege, ist dafür schwerer nachzuvollziehen. Und es lernt je Unternehmen: Was in der Buchhaltung eines Mandanten korrigiert wurde, nützt dem nächsten nichts, weil beide in getrennten Systemen arbeiten.

Für die Kanzlei ist der zweite Punkt der entscheidende. Ein Vorsystem im eigenen Betrieb sammelt Erfahrung über alle Mandate, hundert einzelne Unternehmenssysteme sammeln hundert Mal von vorn. Wie sich der Fortschritt messen lässt, steht in Automatisierungsquote messen.

Splitbuchungen als Prüfstein

Wenn ein Kontierungssystem geprüft wird, ist die Aufteilung eines Belegs auf mehrere Positionen der aussagekräftigste Einzelfall, weil dort die meisten Automatiken abbrechen. Finmatics nennt diesen Bereich laut Anbieter ausdrücklich als Schwerpunkt, BuchhaltungsButler bewirbt ihn nicht gesondert.

Aufteilungsbedürftig sind Belege, die formal ein Dokument und buchhalterisch mehrere Vorgänge sind: die Sammelrechnung eines Großhändlers, die Telefonrechnung mit privatem Anteil, die Handwerkerrechnung mit Material und Lohn. Ein System, das nur Kopfdaten liest, kann diese Vorgänge nicht trennen. Es braucht die Positionsebene und eine Kontrolle, dass die Teilbeträge wieder den Gesamtbetrag ergeben.

Drei Punkte lohnen die Prüfung bei beiden. Erkennt das System wiederkehrende Aufteilungsmuster desselben Lieferanten. Werden feste Aufteilungsschlüssel unterstützt, etwa ein prozentualer Privatanteil. Und was geschieht bei Rundungsdifferenzen von wenigen Cent. Wer die Wirkung im eigenen Haus abschätzen will, zählt aus einem Monat die Belege, die heute aufgeteilt werden müssen, und multipliziert sie mit der Bearbeitungszeit. Die fachlichen Fallstricke sind in Splitbuchungen beschrieben.

Wenn nur ein Teil der Mandanten vorkontiert

Ein System, das der Mandant betreibt, wird nie von allen Mandanten betrieben. Für die Kanzlei entsteht daraus eine Nebenwirkung, die bei zunehmender Verbreitung ins Gewicht fällt: Der Bestand wird uneinheitlich.

Ein Mandant liefert aufbereitete Buchungssätze aus BuchhaltungsButler, ein zweiter reicht weiter Papier ein, ein dritter schickt Fotos per Messengerdienst, ein vierter nutzt ein anderes Unternehmenssystem. Jede Quelle hat ein eigenes Format und erzeugt in der Kanzlei einen eigenen Handgriff. Die Ersparnis bei einzelnen Mandaten wird an anderer Stelle aufgezehrt, weil fünf Wege gepflegt werden statt einem.

Ein Vorsystem im Betrieb der Kanzlei hat dieses Problem nicht, weil alle Belege denselben Weg nehmen. Es hat dafür ein anderes: Der Mandant sieht nichts davon und liefert nicht besser als vorher.

Daraus folgt keine Empfehlung gegen Unternehmenssysteme, wohl aber eine für eine bewusste Entscheidung. Sinnvoll ist, den Bestand nach Belegaufkommen zu sortieren, für die größten Mandate festzulegen, welcher Weg unterstützt wird, und für den langen Rest kleiner Mandate einen einheitlichen Weg zu wählen. Eine kurze schriftliche Handreichung für Mandanten mit eigenem System erspart jedes Mal dieselbe Abstimmung von vorn.

Wer die Vorkontierung verantwortet

Bei einem System der Kanzlei stellt sich die Frage nicht. Bei einem System des Mandanten bleibt sie regelmäßig ungeklärt, und fachlich ist die Antwort eindeutig. Die Verantwortung für die Buchführung liegt bei der Kanzlei, die sie erstellt und abgibt. Eine Vorkontierung des Mandanten ist ein Vorschlag, kein Ergebnis. Eingespart wird zuverlässig die Erfassung. Nicht eingespart wird die Beurteilung, also die betriebliche Veranlassung, der private Anteil, die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, die zutreffende Periode. Das sind fachliche Entscheidungen und keine Datenfelder.

Teilweise entsteht sogar neue Arbeit, nämlich dann, wenn eine falsche Zuordnung plausibel aussieht. Ein leeres Feld fällt auf, ein passend wirkendes Aufwandskonto nicht. Deshalb braucht eine übernommene Vorkontierung eine Prüfstrategie: neue Lieferanten, ungewöhnliche Steuerschlüssel und Abweichungen zum Vormonat gezielt ansehen. Wie die Arbeitsteilung sinnvoll gezogen wird, steht in Vorbereitende Buchhaltung.

Was Kanzleien stattdessen brauchen

Beide Systeme lösen die Kontierung und hören dort auf. Aus Kanzleisicht zählt aber die ganze Strecke: ein Eingang, der für alle Mandanten gleich funktioniert, eine automatische Kontierung gegen den jeweiligen Kontenrahmen, Rückfragen, die am Beleg hängen statt in E-Mail-Verläufen, und eine Übergabe, bei der der Beleg am Buchungssatz bleibt.

Nicht enthalten ist bei beiden, was eine Kanzlei jenseits der Rechnung mit ihren Mandanten hat: Portal, Freizeichnung, Fristen- und Aufgabenverwaltung, Bescheidprüfung und die eigenen Honorarrechnungen.

docunest deckt beide Ebenen in einem System ab: Der Beleg, den der Mandant im Portal einreicht, ist derselbe, der kontiert und als Buchungsstapel an die DATEV übergeben wird, abgerechnet pauschal je Kanzlei statt je Mandant. Wer ohnehin ein Kanzleisystem und mehrere Mandantensysteme nebeneinander betreiben müsste, sollte diese Variante in den Vergleich aufnehmen.

Fragen für den Demotermin

Beide lassen sich mit denselben eigenen Belegen prüfen, aber mit unterschiedlichen Erwartungen.

Für das Vorsystem der Kanzlei:

• Wie wird eine Rechnung mit zwei Steuersätzen aufgeteilt, und lernt das System das Muster für denselben Lieferanten
• Was wird im Trainingscenter hinterlegt, und wie lange dauert das je Mandat
• Wie verhält sich der Preis oberhalb von 3.000 Buchungszeilen und in Monaten deutlich darunter
• Hängt der Beleg nach der Übergabe am Buchungssatz im Zielsystem

Für das System des Mandanten:

• Was genau sieht die Kanzlei im Steuerberater-Zugang, und was kann sie dort ändern
• In welchem Format kommen Buchungssätze und Belege an, und kommt der Beleg mit
• Wie viele Belege sind im Paket enthalten, und was passiert beim Überschreiten
• Was passiert mit nachgereichten Belegen einer bereits übergebenen Periode

Eine Frage gilt für beide: Was passiert bei Vertragsende, in welchem Format lassen sich Belege und Daten mitnehmen und was kostet der Export. Wie ein Demotermin belastbar aufgebaut wird, steht in Demo prüfen.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, betrachtet üblicherweise auch diese Beiträge:

• Candis oder Finmatics
• BuchhaltungsButler oder Candis
• Tabula oder BuchhaltungsButler
• Alternativen zu Finmatics

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Finmatics passt zu Kanzleien, die ihren Bestand selbst durch ein Vorsystem führen wollen, viele aufteilungsbedürftige Belege haben oder ein Zielsystem jenseits der DATEV brauchen. Der veröffentlichte Preis macht die Vorauswahl einfach, Onboarding und Zusatzoptionen gehören in die Rechnung.

BuchhaltungsButler passt, wenn ein kleineres Unternehmen seine Buchhaltung selbst vorbereiten und der Kanzlei aufbereitete Daten liefern will. Die Kanzlei profitiert davon bei diesem einen Mandat, nicht im Bestand.

Für die Kanzlei ist die Vorfrage wichtiger als der Vergleich: Soll die eigene Strecke automatisiert werden oder die Mitarbeit einzelner Mandanten. Fällt die Antwort auf beides, lohnt der Blick auf ein System, das den Beleg vom Mandanten bis zur DATEV durchgehend führt.