Tess oder Candis: Buchhaltungsagent gegen Rechnungsfreigabe

Die beiden Namen fallen in derselben Auswahlrunde, sobald ein Unternehmen und seine Kanzlei gemeinsam über den Rechnungseingang sprechen. Beide stehen aber an entgegengesetzten Enden derselben Kette, und wer das vorher klärt, spart sich den halben Auswahlprozess.

Zwei Auftraggeber, zwei Enden der Kette

Candis sitzt im Unternehmen. Eine Eingangsrechnung trifft ein und muss sachlich geprüft, über eine oder mehrere Stufen freigegeben und schließlich bezahlt werden. Das System hält fest, wer wann was genehmigt hat, bindet die Bank an und löst die Zahlung aus. Rechnungsdaten werden erkannt, und Buchungsinformationen lassen sich an DATEV übergeben, kontiert wird für die Kanzlei damit aber nicht. Die Einzelbetrachtung dazu steht unter Candis im Vergleich.

Tess sitzt in der Kanzlei. Die Countful GmbH aus München beschreibt ihr System als KI-Agent, der im vorhandenen Buchhaltungsbestand mitarbeitet, ohne eine neue Buchungsmaske einzuführen. Der Einstieg erfolgt laut Anbieter über die Anbindung der Bankkonten, der Schwerpunkt liegt auf dem Ausziffern offener Posten, einschließlich Skonto, Währungsdifferenzen, Mahngebühren und fehlerhafter Zahlungen. Korrekturen nimmt die Kanzlei nach Anbieterangaben ausschließlich in DATEV-Rechnungswesen vor, und daraus lernt das System. Die Gegenüberstellung im Detail steht unter Tess im Vergleich.

Der Unterschied ist grundsätzlich. Eine Freigabe erzeugt eine dokumentierte Entscheidung und eine Zahlung. Ein Agent im Bestand nimmt genau diese Zahlung und führt sie gegen die offene Rechnung. Das eine System produziert, was das andere verarbeitet.

Gegenüberstellung

Woran die Beschwerde das System verrät

Die Auswahl wird einfach, sobald der Satz bekannt ist, der zum Gespräch geführt hat.

Candis passt, wenn es im Unternehmen so klingt: Die Rechnung liegt seit drei Wochen bei einem Abteilungsleiter. Der Skontoabzug ist verfallen, weil niemand rechtzeitig freigegeben hat. Eine Rechnung wurde zweimal bezahlt. Keiner weiß, wer die Bestellung genehmigt hat. Das sind Fragen der Organisation, und sie entstehen vor der Buchung.

Tess passt, wenn es in der Kanzlei so klingt: Die Auszifferung eines Mandats kostet jeden Monat einen Tag. Auf den Verrechnungskonten stehen Beträge, die seit dem Vorjahr niemand zuordnen kann. Teilzahlungen und Mahngebühren werden von Hand gegen die offenen Rechnungen gestellt. Das sind Fragen der Buchführung, und sie entstehen nach der Zahlung.

Kommen beide Sätze aus derselben Konstellation, stammen sie aus zwei Häusern. Das Unternehmen leidet an der Freigabe, die Kanzlei an der Zuordnung dessen, was das Unternehmen bezahlt hat. Beide Beschwerden sind berechtigt, und keine der beiden Lösungen behebt die Beschwerde der anderen Seite.

Die Naht zwischen Unternehmen und Kanzlei

Interessant ist der Übergang, weil dort im Alltag die Reibung entsteht.

Eine in Candis freigegebene und bezahlte Rechnung ist sachlich geprüft und beglichen. Damit ist die Arbeit des Unternehmens erledigt. Für die Kanzlei beginnt sie an dieser Stelle: Der Beleg muss kontiert, die Zahlung dem Posten zugeordnet und der Posten geschlossen werden. Ein Agent im Bestand greift genau hier an, sofern er die Bankbewegung sieht und die Rechnung im Bestand findet.

Zwei Dinge gehören vor der Einführung geklärt. Erstens, welcher Stand führt, wenn beide Seiten etwas anderes wissen, etwa bei einer nachträglich gekürzten Rechnung oder einer Teilzahlung. Zweitens, wie eine Rückfrage der Kanzlei zurück ins Unternehmen gelangt und an welchem Objekt sie hängt. Läuft sie per E-Mail, liegt sie außerhalb beider Systeme und ist später weder auffindbar noch nachvollziehbar.

Anders als bei zwei Systemen, die beide kontieren wollen, ist der Parallelbetrieb hier plausibel. Die beiden überschneiden sich in keiner Aufgabe: Das eine erzeugt Freigabe und Zahlung, das andere verarbeitet die Zahlung im Bestand. Die Naht kostet trotzdem dort Zeit, wo Informationen aus dem Freigabeprozess in der Kanzlei fehlen, etwa der Grund für eine gekürzte Zahlung. Wie eine Zahlung zum richtigen Posten findet, beschreibt der Beitrag zum Abgleich offener Posten.

Korrigieren im laufenden Bestand

Ein Agent, der im Bestand arbeitet, spart die zweite Oberfläche. Tess wirbt damit, dass niemand eine neue Buchungsmaske lernt und Korrekturen in DATEV-Rechnungswesen bleiben. Das ist ein echter Vorteil in Kanzleien mit wechselnden Bearbeitern, und es hat einen Preis: Die Kontrolle findet nicht vor einer Übergabe statt, sondern im laufenden Bestand.

Drei Punkte gehören deshalb geregelt, bevor der erste Lauf startet. Ist erkennbar, welche Buchung maschinell entstanden ist und welche von einer Person. Lässt sich ein ganzer Lauf zurücknehmen, wenn eine systematische Fehlzuordnung auffällt, etwa weil ein Lieferant über Wochen auf das falsche Konto lief. Und bleibt protokolliert, auf welcher Grundlage eine Zuordnung getroffen wurde.

Die Nachvollziehbarkeit einer Buchung ist eine Anforderung der ordnungsmäßigen Buchführung und gilt unabhängig davon, ob eine Person oder ein Programm gebucht hat. Die Verantwortung bleibt in jedem Fall bei der Kanzlei, die die Buchführung erstellt. Was daraus folgt, behandelt der Beitrag zu den GoBD-Grundsätzen.

Bei Candis ist die Freigabe selbst das Protokoll. Zu klären ist dort eher, ob der Nachweis über den Freigabeweg exportierbar ist und wie lange er nach Vertragsende verfügbar bleibt.

Was beide nicht abdecken

Beide bleiben bei der Rechnung und ihrer Zahlung. Nicht enthalten sind die Arbeitsschritte, die eine Kanzlei darüber hinaus mit ihren Mandanten hat:

• ein Portal, über das der Mandant Unterlagen einreicht und Auswertungen zurückerhält
• die digitale Freizeichnung von Abschlüssen und Erklärungen
• die Fristen- und Aufgabenverwaltung über den gesamten Bestand
• die Prüfung eingehender Steuerbescheide
• die eigenen Honorarrechnungen nach StBVV

Auch der Belegeingang gehört dazu. Wo Mandanten Unterlagen verspätet oder unvollständig liefern, verbessert keines der beiden das eigentliche Problem, weil es vor beiden liegt. Für eine Kanzlei, deren Engpass die Auszifferung ist, spielt das keine Rolle. Für eine, deren Zeit in Rückfragen und nachgeforderten Belegen verschwindet, löst ein Agent den kleineren Teil. docunest deckt beide Ebenen in einem System ab: die automatische Kontierung nach SKR03 oder SKR04 mit Übergabe als Buchungsstapel an DATEV und daneben Mandantenportal, Dateiaustausch, Freizeichnung, Aufgabenverwaltung, Bescheidprüfung und Honorarrechnungen. Wer ohnehin zwei Systeme mit einer Naht einführen müsste, sollte diese Variante in den Vergleich aufnehmen.

Kosten ohne Preisliste vergleichen

Für keines der beiden Systeme lag im August 2026 eine vollständige öffentliche Preisliste vor. Ein Vergleich braucht deshalb zwei Angebote, und weil beide unterschiedliche Arbeit einsparen, müssen sie gegen unterschiedliche Größen gerechnet werden.

Beim Agenten ist die Bezugsgröße der Beleg beziehungsweise die Zahlung, die ohne Eingriff zugeordnet wird. Wer eine Minute manuelle Bearbeitung je Fall ansetzt und mit Vollkosten von 45 Euro je Stunde rechnet, kommt auf etwa 75 Cent. Ein Angebot, das nach Abzug der verbleibenden Nacharbeit darunter liegt, trägt sich. In die Summe gehören Grundgebühr, mengenabhängige Bestandteile, Einrichtung und die Zeit für das Anlernen.

Beim Freigabesystem ist die Bezugsgröße eine andere: die Nachfasszeit, die heute in E-Mails und Telefonaten liegt, und das Skonto, das durch späte Freigaben verfällt. Beide Zahlen liegen im Unternehmen vor, werden aber selten erhoben, bevor die Demotermine beginnen.

Drei Fragen gehören in jedes Angebot. Was passiert beim Überschreiten eines Kontingents. Welche Laufzeit und welche Kündigungsfrist gelten. Und was kostet der Export der Daten bei Vertragsende. Die Systematik dahinter steht in Was KI-Buchhaltung kostet.

Datenschutz und Verarbeitungsort

Belege einer Kanzlei unterliegen der berufsrechtlichen Verschwiegenheit, weshalb der Verarbeitungsort vor der Funktionsfrage steht.

Tess nennt dafür Hosting auf Microsoft Azure, Verarbeitung ausschließlich in Deutschland und Europa, Rechenzentren nach ISO 27001 und ISO 27018 sowie die Anonymisierung personenbezogener Daten vor dem Training, jeweils laut Anbieter. Ob Inhalte zum Training verwendet werden und in welcher Form, gehört trotzdem schriftlich in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und nicht in eine mündliche Zusage.

Bei Candis ist der Verantwortliche in der Regel das Unternehmen, weil es das System auf eigene Rechnung betreibt. Erhält die Kanzlei einen Zugang und arbeitet darin, ist zu klären, welche Daten in diesem Zugang sichtbar sind und wer beim Anbieter darauf zugreifen kann. Die Liste der Unterauftragnehmer ist dabei der aussagekräftigere Teil des Vertrags, weil dort steht, wohin Daten tatsächlich fließen.

Hinzu kommt die Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB in Verbindung mit § 57 StBerG, die über den datenschutzrechtlichen Rahmen hinausgeht und auch dann greift, wenn der Vertrag mit dem Dienstleister formal beim Mandanten liegt. Der Zusammenhang ist in KI und Berufsrecht beschrieben.

Fragen für den Demotermin

Beide Kategorien lassen sich mit denselben Vorgängen prüfen, aber mit unterschiedlichen Erwartungen. Sinnvoll ist ein Satz echter Rechnungen samt der zugehörigen Kontobewegungen, einschließlich der unangenehmen Fälle.

Für das Freigabesystem:

• Wie viele Freigabestufen sind abbildbar, und wie werden Vertretungen bei Abwesenheit geregelt
• Nach wie vielen Tagen ohne Reaktion wird erinnert, und an wen
• Wie wird eine strittige Rechnung behandelt, die vorerst nicht bezahlt werden soll
• Woran erkennt das System eine Dublette, bevor sie zweimal bezahlt wird
• Welche Daten gehen an die Kanzlei, in welchem Format und in welchem Rhythmus

Für den Agenten:

• Welche Sonderfälle laufen heute ohne Eingriff: Skonto, Teilzahlung, Sammelzahlung, Fremdwährung, Mahngebühr
• Wie viele Korrekturen sind im ersten und im dritten Monat zu erwarten
• Was passiert bei einer Zahlung ohne Beleg und bei einem Beleg ohne Zahlung
• Woran ist eine maschinelle Buchung im Bestand erkennbar, und lässt sich ein Lauf zurücknehmen
• Welche Zugänge und Stammdaten braucht das System zum Start, und wer stellt sie bereit

Eine Frage gilt für beide und wird selten gestellt: Was geschieht bei Vertragsende mit Belegen, Zuordnungen und Historie. Wer diese Antwort vor der Unterschrift schriftlich hat, verhandelt später aus einer anderen Position. Wie sich ein Termin belastbar aufbauen lässt, steht in Demo prüfen.

Verwandte Gegenüberstellungen

Wer in derselben Auswahlsituation steht, betrachtet üblicherweise auch diese Beiträge:

• Candis oder Finmatics
• Tabula oder Candis
• Tess oder BuchhaltungsButler
• Alternativen zu Tess

Einen Überblick über alle Anbieter der Kategorie gibt der Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Candis passt, wenn im Unternehmen die Freigabe hakt: Rechnungen liegen zu lange, Skonto verfällt, niemand weiß, wer genehmigt hat.

Tess passt, wenn in der Kanzlei die Auszifferung hakt: offene Posten und Verrechnungskonten kosten Tage, und niemand soll dafür eine zweite Oberfläche lernen.

Beide können nebeneinander laufen, weil sie sich in keiner Aufgabe überschneiden. Die eigentliche Frage ist deshalb nicht, welches der beiden gewinnt, sondern ob zwei Systeme mit einer Naht dazwischen am Ende günstiger sind als eines, das den Beleg vom Eingang bis zum Buchungsstapel durchgehend führt.