Tess oder BuchhaltungsButler: Agent gegen Vorkontierung

Beide Namen fallen, wenn Bankumsätze und Belege zusammenfinden sollen und am Ende eine Buchführung in der DATEV steht. Sie greifen an entgegengesetzten Enden derselben Strecke an. Daran entscheidet sich, für wen welches System gebaut ist.

Zwei Enden derselben Strecke

BuchhaltungsButler steht beim Unternehmen. Belege werden erkannt, vorkontiert und mit den Umsätzen des eigenen Bankkontos abgeglichen. Das Ergebnis geht laut Anbieter als Export von Buchungssätzen und Belegen in DATEV-Formaten an die Kanzlei, die über einen im Paket enthaltenen Steuerberater-Zugang mitlesen kann. Zielgruppe sind nach Anbieterangaben kleine und mittlere Unternehmen, die ihre laufende Buchhaltung selbst vorbereiten wollen.

Tess der Countful GmbH aus München steht in der Kanzlei. Das System tritt als KI-Agent auf, der im vorhandenen Buchhaltungsbestand mitarbeitet: Es gibt laut Anbieter keine neue Buchungsmaske, Korrekturen erfolgen ausschließlich in DATEV-Rechnungswesen, und daraus lernt der Agent. Der Einstieg läuft über die Anbindung der Bankkonten. Der Schwerpunkt liegt auf der Auszifferung offener Posten. Wie der Anbieter insgesamt einzuordnen ist, zeigt Tess im Vergleich.

Wo sie sich unterscheiden

Die drei Unterschiede, die tatsächlich zählen

Der Ort der Arbeit. Bei BuchhaltungsButler arbeitet das Unternehmen in einer eigenen Oberfläche, die Kanzlei greift über den Steuerberater-Zugang zu und übernimmt den Export. Bei Tess bleibt die Kanzlei in DATEV-Rechnungswesen, und der Agent arbeitet daneben im selben Bestand. Das eine erzeugt eine zweite Oberfläche, allerdings beim Mandanten. Das andere erzeugt keine. Dafür braucht es Regeln für das, was im Bestand selbstständig geschehen darf.

Wer die Bankzugänge bereitstellt. Bei BuchhaltungsButler bindet das Unternehmen sein eigenes Konto an und nutzt den Abgleich für sich. Bei Tess muss der Mandant der Kanzlei den Zugriff auf seine Kontoumsätze ermöglichen, damit der Agent überhaupt anfangen kann. Organisatorisch ist das die größere Hürde. Sie fällt je Mandat einzeln an und hängt an der Bereitschaft des Mandanten.

Die Art der Ersparnis. Vorkontierung spart Erfassungszeit, Auszifferung spart Klärungszeit. Beide Posten gibt es in jeder Kanzlei, selten in gleichem Maß. Welcher überwiegt, entscheidet die Wahl deutlicher als jede Funktionsliste.

Zwei Arten von Ersparnis

Die Vorkontierung durch den Mandanten nimmt der Kanzlei zuverlässig die Erfassung ab. Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beträge und ein erster Kontovorschlag kommen digital an, nichts muss ein zweites Mal getippt werden. Nicht abgenommen wird die Beurteilung: ob eine Ausgabe betrieblich veranlasst ist, welcher Steuersatz gilt, in welche Periode ein Vorgang gehört. Diese Fragen bleiben in der Kanzlei, sie werden nur früher entscheidbar.

Die Auszifferung setzt dort an, wo Zahlungen nicht sauber zu Rechnungen passen. Teilzahlungen, Skontoabzüge, Sammelüberweisungen, Währungsdifferenzen, Mahngebühren. In diesen Fällen verschwindet die Zeit. Laut Anbieter bewirbt Tess genau sie als Schwerpunkt, zusammen mit den Verrechnungskonten 1370 und 1590. Wo diese Konten am Monatsende regelmäßig gefüllt sind, ist das der relevantere Hebel.

Welcher Posten im eigenen Bestand überwiegt, lässt sich mit einer Strichliste über einen Monat feststellen: Zeit für Erfassung, Zeit für Klärung offener Posten, Zeit für das Beschaffen fehlender Belege. Fällt der erste Block am größten aus, spricht das für eine Vorkontierung beim Mandanten. Fällt der zweite am größten aus, spricht es für einen Agenten im Bestand. Beim dritten löst keines der beiden Systeme das eigentliche Problem. Den Abgleich selbst nimmt sich Offene Posten abgleichen im Einzelnen vor.

Nachvollziehbarkeit und Verantwortung

Je selbstständiger ein System im Bestand arbeitet, desto genauer gehört geregelt, was davon sichtbar bleibt. Bei einem Vorsystem bildet der Export eine natürliche Grenze: Was übergeben wurde, lässt sich vor dem Import prüfen. Bei einem Agenten, der laut Anbieter direkt im DATEV-Bestand arbeitet, entfällt diese Grenze. Vor dem Start gehört deshalb geklärt: Ist an jeder Buchung erkennbar, dass sie maschinell entstanden ist. Lässt sich ein ganzer Lauf zurücknehmen, wenn eine systematische Fehlzuordnung auffällt. Und bleibt protokolliert, auf welcher Grundlage eine Zuordnung erfolgte.

Nachvollziehbarkeit verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung unabhängig davon, ob eine Person oder ein Programm gebucht hat. Die Folgen daraus sind unter GoBD-Grundsätze ausgeführt.

Auf der anderen Seite der Strecke stellt sich die Frage der Verantwortung. Kontiert der Mandant in BuchhaltungsButler vor, ist das ein Vorschlag. Mehr nicht. Die Buchführung verantwortet die Kanzlei, die sie erstellt und abgibt. Eine übernommene Vorkontierung gehört deshalb geprüft, besonders bei Steuersätzen, gemischt genutzten Aufwendungen und der Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG. Eine plausible Fehlzuordnung fällt weniger auf als ein leeres Feld. Sinnvoll ist daher eine Prüfstrategie: neue Lieferanten, ungewöhnliche Steuerschlüssel und Abweichungen zum Vormonat gezielt ansehen statt alles gleich intensiv. Die Arbeitsteilung dahinter beschreibt Vorbereitende Buchhaltung.

Preise auf eine Bezugsgröße bringen

Tess veröffentlichte im August 2026 keine Preise. BuchhaltungsButler weist Pakete öffentlich aus. Berechnet werden sie je Unternehmen, und die enthaltenen Belegkontingente sind nach den öffentlichen Angaben nicht in allen Fällen vollständig beziffert. Ohne Angebot ist ein direkter Vergleich der beiden also nicht belastbar. Die Methode dafür schon.

Sinnvoll ist die Umrechnung auf eine einzige Zahl: die Kosten je verarbeitetem Beleg über zwei Jahre. Bei einem Preis je Unternehmen gehört die Zahl der Mandate in die Rechnung, denn ein niedriger Monatsbetrag wird bei fünfzig Mandaten zu einem dreistelligen. Bei einem Angebot für die Kanzlei gehören Einrichtung, Schulung und die Zeit für das Einholen der Bankzugänge dazu.

Maßstab bleibt die Handarbeit. Eine Minute je einfachem Beleg, 45 Euro Vollkosten je Stunde: rund 75 Cent. Ein System, das nach Abzug aller Nacharbeit darunter bleibt, trägt sich über die Erfassung allein. Liegt es darüber, muss der Rest aus anderen Effekten kommen, etwa aus eingehaltenen Skontofristen oder kürzeren Abschlüssen. Die vollständige Rechnung führt Was KI-Buchhaltung kostet vor.

Datenschutz und Verarbeitungsort

Belege einer Steuerkanzlei fallen unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit nach § 203 StGB in Verbindung mit § 57 StBerG. Der Verarbeitungsort steht damit vor jeder Funktionsfrage.

Tess nennt laut Anbieter Hosting auf Microsoft Azure in Deutschland und Europa, Rechenzentren nach ISO 27001 und ISO 27018 sowie die Anonymisierung personenbezogener Daten vor dem Training. Für BuchhaltungsButler wurden diese Angaben hier nicht geprüft und gehören schriftlich in den Vertrag, bevor Mandantendaten eingegeben werden.

Dabei kommt es darauf an, wer betreibt. Betreibt das Unternehmen BuchhaltungsButler auf eigene Rechnung, ist es der Verantwortliche, und die Kanzlei ist Empfängerin. Bekommt die Kanzlei einen Zugang, gehört geklärt, was dort sichtbar ist und wer beim Anbieter darauf zugreifen kann. Bei Tess ist die Kanzlei von Anfang an die Auftraggeberin. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO samt Liste der Unterauftragnehmer gehört dann zu ihren Unterlagen. Den berufsrechtlichen Rahmen spannt KI und Berufsrecht auf.

Was Kanzleien stattdessen brauchen

Setzt ein Mandant BuchhaltungsButler ein, bekommt die Kanzlei bessere Daten. Ein Werkzeug für den eigenen Bestand ist das nicht. Und mit Tess im Bestand fehlt umgekehrt der Weg, auf dem der Mandant Belege einreicht und Rückfragen beantwortet. Beide enden dort, wo das Einsammeln beginnt.

Dazu kommt die Heterogenität. Ein Mandant liefert aus einem Vorsystem, ein zweiter reicht Papier ein, ein dritter schickt Fotos per Messengerdienst. Jede Quelle erzeugt in der Kanzlei einen eigenen Handgriff. Sinnvoll ist deshalb ein Eingang, der für alle Mandanten gleich funktioniert, eine automatische Kontierung gegen den jeweiligen Kontenrahmen, Rückfragen am Beleg statt in E-Mail-Verläufen und eine Übergabe, bei der der Beleg am Buchungssatz hängen bleibt.

Genau darauf ist docunest ausgelegt: Der Beleg, den der Mandant im Portal hochlädt, ist derselbe, der nach SKR03 oder SKR04 kontiert und als Buchungsstapel an DATEV übergeben wird, dazu Dateiaustausch, Freizeichnung, Aufgabenverwaltung und Bescheidprüfung im selben System, abgerechnet pauschal je Kanzlei statt je Unternehmen. Wer ohnehin Vorsystem und Portal einführen müsste, sollte diese Variante in den Vergleich aufnehmen.

Fragen für den Demotermin

Die Fragen unterscheiden sich, weil die Systeme an verschiedenen Enden sitzen. In beiden Fällen gehört ein Stapel eigener Belege und echter Kontoumsätze auf den Tisch, einschließlich der unangenehmen Fälle.

Für den Agenten im Bestand:

• Welche Bankzugänge werden benötigt, und wie werden sie je Mandat eingerichtet
• Welche Sonderfälle laufen heute ohne Eingriff: Skonto, Teilzahlung, Sammelzahlung, Fremdwährung, Mahngebühr
• Woran ist eine maschinell entstandene Buchung im Bestand erkennbar
• Wie wird ein Lauf zurückgenommen, wenn eine Fehlzuordnung systematisch war
• Wie viele Korrekturen sind im ersten und im dritten Monat zu erwarten

Für die Vorkontierung beim Mandanten:

• Wie verhält sich die Erkennung bei einem fotografierten Kassenbon mit Knick und Schatten
• Wie wird eine Rechnung mit zwei Steuersätzen aufgeteilt, und wird eine Gutschrift als solche erkannt
• Was sieht die Kanzlei über den Steuerberater-Zugang, und was kann sie dort ändern
• In welchem Format und Rhythmus geht der Export an die Kanzlei, und geht der Beleg mit
• Wie viele Belege sind im Paket enthalten, und was geschieht beim Überschreiten

Eine Frage gilt für beide: Was passiert bei Vertragsende, und in welchem Format lassen sich Belege, Zuordnungen und Historie mitnehmen. Für den Aufbau eines belastbaren Termins gibt es Demo prüfen.

Verwandte Gegenüberstellungen

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• Tess oder Candis
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Wie sich die Kategorie insgesamt sortiert, steht im Marktvergleich zur KI-Buchhaltung.

Fazit

Tess passt zu reinen DATEV-Kanzleien, in denen niemand eine zweite Oberfläche lernen soll, die Klärung offener Posten den größeren Zeitanteil ausmacht und Mandanten bereit sind, Bankzugänge bereitzustellen. Für die Vorauswahl ist ein Angebot nötig.

BuchhaltungsButler ist eine Wahl des Mandanten. Ein kleineres Unternehmen bereitet seine laufende Buchhaltung selbst vor und liefert der Kanzlei einen aufbereiteten Bestand. Die Kanzlei empfängt dort, sie betreibt nicht.

Für die Kanzlei mit einem gemischten Bestand ist keines von beiden die ganze Antwort. Das eine verbessert die Daten einzelner Mandate, das andere die Arbeit im Bestand, und beide lassen den Weg vom Mandanten in die Kanzlei offen.