Monatsbestätigung

Mit der Monatsbestätigung können deine Mitarbeiter ihren abgeschlossenen Monat eigenständig bestätigen. Nach der Bestätigung sind für den jeweiligen Mitarbeiter keine Änderungen mehr an Schichten, Pausen, Urlaub oder Abwesenheiten in diesem Monat möglich. Du als Admin kannst den Monat danach trotzdem noch bearbeiten und unabhängig davon genehmigen.

Funktion aktivieren

Die Monatsbestätigung ist standardmäßig deaktiviert. So schaltest du sie ein:

1. Öffne das Client Dashboard deines Mandanten
2. Gehe zu Einstellungen
3. Scrolle zum Bereich Zeiterfassung
4. Aktiviere den Schalter Mitarbeiter müssen Monat bestätigen
5. Speichere die Einstellungen

Ab sofort sehen alle Mitarbeiter dieses Mandanten die Bestätigungsoption in ihrer App.

Mitarbeiter-Seite: Monat bestätigen

Deine Mitarbeiter finden die Bestätigung in der Zeiterfassungs-App im Statistik-Tab der Monatsansicht.

Ablauf

1. Der Mitarbeiter wechselt in die Monatsansicht
2. Er navigiert zum gewünschten Monat (nur vergangene, abgeschlossene Monate können bestätigt werden)
3. Im Statistik-Tab erscheint unterhalb der Monatsübersicht ein Banner mit dem Hinweis: Du kannst deinen Monat jetzt bestätigen
4. Der Mitarbeiter klickt auf Monat bestätigen
5. Zur Sicherheit erscheint ein orangefarbener Button Wirklich bestätigen? Erst nach diesem zweiten Klick wird die Bestätigung ausgelöst
6. Nach erfolgreicher Bestätigung zeigt ein grüner Haken mit dem Text Monat bestätigt am TT.MM.JJJJ das Bestätigungsdatum an

Was wird gesperrt?

Sobald ein Mitarbeiter seinen Monat bestätigt hat, kann er in diesem Monat keine Änderungen mehr vornehmen:

• Keine neuen Schichten anlegen oder bestehende bearbeiten
• Keine Pausen starten oder beenden
• Keinen Urlaub eintragen oder stornieren
• Keine Abwesenheiten anlegen oder löschen

Versucht der Mitarbeiter trotzdem eine Änderung, erscheint die Meldung: Du hast diesen Monat bereits bestätigt. Änderungen sind nicht mehr möglich.

Admin-Seite: Bestätigungsstatus einsehen

Im Kalender-Tab des Client Dashboards siehst du in der Monatsansicht, wie viele Mitarbeiter ihren Monat bereits bestätigt haben. Die Admin-Detailansicht zeigt dir:

• Wie viele Mitarbeiter bestätigt haben (z. B. 3 von 8)
• Welche Mitarbeiter bestätigt haben, inklusive Name und Datum
• Welche Mitarbeiter noch ausstehen

Unabhängig von der Admin-Genehmigung

Die Monatsbestätigung durch den Mitarbeiter und die Genehmigung durch den Admin sind zwei getrennte Schritte:

• Mitarbeiter-Bestätigung: Der Mitarbeiter bestätigt, dass seine Einträge vollständig und korrekt sind. Danach kann er selbst nichts mehr ändern.
• Admin-Genehmigung: Du genehmigst den Monat offiziell. Danach lassen sich keine Änderungen mehr vornehmen, auch nicht durch den Admin.

Du kannst einen Monat genehmigen, auch wenn noch nicht alle Mitarbeiter bestätigt haben. Umgekehrt kann ein Mitarbeiter seinen Monat bestätigen, auch wenn du ihn noch nicht genehmigt hast.

Gut zu wissen

• Nur vergangene Monate mit Status Offen können bestätigt werden. Der laufende Monat kann nicht bestätigt werden.
• Eine Bestätigung kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Mitarbeiter muss sich an den Admin wenden, falls Korrekturen nötig sind.
• Admins können auch nach der Mitarbeiter-Bestätigung weiterhin Schichten und Abwesenheiten bearbeiten.
• Wurde ein Monat bereits vom Admin genehmigt, ist die Mitarbeiter-Bestätigung nicht mehr möglich (und auch nicht nötig).