Mitarbeiter anlegen und bearbeiten

Im Tab Benutzer verwaltest du alle Personen, die die Zeiterfassung nutzen. Du kannst neue Mitarbeiter hinzufügen, bestehende Daten anpassen und Einladungen per E-Mail versenden.

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link zur Kontoeinrichtung.

Neuen Mitarbeiter anlegen

1. Öffne im Dashboard den Tab Benutzer
2. Klicke auf den Button Neuer Benutzer (Plus-Symbol)
3. Füll das Formular aus (mindestens Name und E-Mail-Adresse sind erforderlich)
4. Weise optional eine Gruppe, einen Arbeitsplan und einen Feiertagskalender zu
5. Lege die Rolle fest: normaler Benutzer, Gruppenleiter oder Administrator
6. Klicke auf Speichern

Mitarbeiter bearbeiten

1. Klicke in der Mitarbeiterliste auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben dem gewünschten Mitarbeiter
2. Ändere die gewünschten Felder (Name, E-Mail, Gruppe, Arbeitsplan, Rolle etc.)
3. Klicke auf Speichern

Mitarbeiter-Detailansicht

Klicke auf das Auge-Symbol, um die Detailansicht eines Mitarbeiters zu öffnen. Dort findest du:

• Erweiterte Stammdaten: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Adresse und Notfallkontakt
• Personalakte: alle hochgeladenen Dokumente des Mitarbeiters (Verträge, Krankmeldungen, Zeugnisse etc.)
• Schichten: alle gebuchten Arbeitszeiten des Mitarbeiters, filterbar nach Monat, mit Sortierung nach Datum oder Arbeitsminuten
• Urlaubsanträge: Übersicht aller Urlaubsanträge des Mitarbeiters, filterbar nach Jahr
• Abwesenheiten: Übersicht aller Abwesenheitsmeldungen, filterbar nach Jahr
• PDF-Export: du kannst einen Stundenzettel als PDF für den aktuell gewählten Monat herunterladen

Rollen

• Administrator: vollständiger Zugriff auf alle Funktionen
• Gruppenleiter: kann Urlaube und Abwesenheiten von seinen Gruppenmitgliedern genehmigen und ablehnen
• Benutzer: kann nur die eigene Zeiterfassung nutzen

Überstunden-Startsaldo

Wenn du von einem anderen System zu docunest wechselst, kannst du den bestehenden Überstundensaldo eines Mitarbeiters aus dem Vorsystem übernehmen. So werden Altguthaben oder -schulden korrekt in der Auswertung berücksichtigt.

Öffne dazu das Bearbeiten-Formular des Mitarbeiters. Im Abschnitt Überstunden-Startsaldo findest du zwei Felder:

• Initiale Überstunden (h): der Überstundensaldo aus dem Vorsystem in Stunden. Positive Werte bedeuten Guthaben (z.B. 12,5), negative Werte Schulden (z.B. -3,25).
• Gültig ab: das Datum, ab dem docunest die Überstunden selbst berechnet. Schichten vor diesem Datum sind bereits im Startsaldo enthalten und werden nicht nochmals berechnet.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat beim Wechsel zu docunest ein Guthaben von 8,5 Stunden. Du trägst 8,5 als initiale Überstunden ein und setzt "Gültig ab" auf das Startdatum in docunest. Ab diesem Tag laufen alle Überstunden normal auf — der Startsaldo wird dem laufenden Saldo automatisch hinzugerechnet.

Der Startsaldo fließt in alle Überstunden-Auswertungen ein (Soll-Ist-Bericht, Stundenzettel) und wird auch bei der Prüfung berücksichtigt, ob ein Mitarbeiter genug Guthaben für einen Überstundenabbau hat.

Der eingetragene Wert bleibt dauerhaft gespeichert und verändert sich nicht automatisch. Wenn ein Mitarbeiter Überstunden abbaut, wird dies als genehmigter Abwesenheitseintrag (Typ "Überstundenabbau") gespeichert — docunest zieht diesen Abbau dynamisch vom Gesamtsaldo ab. Das bedeutet: Nach einem Abbau von 4 Stunden zeigt die Auswertung Startsaldo + erarbeitete Überstunden − 4 h, ohne dass du den Startsaldo manuell anpassen musst.