Versand & PDF-Archiv

Eine Rechnung durchläuft während ihres Lebenszyklus verschiedene Status. Dieser Artikel erklärt, was bei jedem Statuswechsel passiert und wie die GoBD-konforme Archivierung funktioniert.

Status-Übersicht

Entwurf anlegen

Beim Erstellen über den Wizard bekommt die Rechnung den Status Entwurf. In diesem Status:

• Kannst du alles ändern: Positionen, Datum, Steuermodus, Fußtext
• Hat die Rechnung noch keine Rechnungsnummer, nur den Platzhalter "Entwurf"
• Kannst du den Entwurf jederzeit löschen, ohne dass eine Nummer verloren geht
• Die im Entwurf enthaltenen Zeiterfassungs-Schichten sind reserviert: sie erscheinen nicht mehr in der Vorschau anderer Rechnungen, damit sie nicht versehentlich doppelt abgerechnet werden. Beim Löschen des Entwurfs werden sie automatisch wieder freigegeben.

Oben im Editor siehst du außerdem direkt, welche Nummer beim Versand vergeben würde (z.B. "Wird beim Versand vergeben als: RE-2026-0042"). Die finale Vergabe passiert erst beim Versand, deshalb kann sich die Zahl noch verschieben, wenn in der Zwischenzeit jemand anderes eine Rechnung versendet.

Abweichende Rechnungsnummer (Sonderfall)

Für Ausnahmefälle (z.B. Import alter Rechnungen, externes Nummernschema) kannst du die Rechnungsnummer auch selbst setzen:

1. Im Editor auf Abweichende Rechnungsnummer verwenden klicken
2. Gewünschte Nummer eintragen und speichern
3. Beim Versand wird genau diese Nummer übernommen, der Nummernkreis wird entsprechend angepasst

Wichtig: Doppelte Nummern werden technisch verhindert. Lücken im Nummernkreis (z.B. Sprung von RE-2026-0010 auf RE-2026-0050) sind GoBD-konform möglich, müssen aber erklärbar bleiben.

Als versendet markieren

Wenn du den Entwurf fertig hast und den Kunden rechnen willst:

1. Oben rechts auf Als versendet markieren klicken
2. Folgende Dinge passieren automatisch:
   • Die nächste freie Rechnungsnummer wird vergeben (z. B. RE-2026-0001)
   • Das PDF wird generiert mit der finalen Nummer
   • Das PDF wird GoBD-konform archiviert (im verschlüsselten Storage)
   • Der Zeitstempel "versendet am" wird gesetzt
   • Die zugehörigen Zeiterfassungs-Schichten werden als "abgerechnet" markiert (damit sie nicht doppelt in eine andere Rechnung wandern)
   • Alle Eingabefelder werden gesperrt (Rechnung ist unveränderlich)

Ab diesem Zeitpunkt bekommst du beim PDF-Download immer exakt die archivierte Version gezeigt. Änderungen an Stammdaten oder Kundendaten haben keinen Einfluss mehr auf diese Rechnung.

PDF herunterladen

Der Button PDF oben rechts lädt die PDF direkt auf deinen Rechner:

• Bei Entwurf: PDF wird frisch aus den aktuellen Daten generiert (Dateiname: Entwurf-xxxx.pdf)
• Bei versendet/bezahlt/storniert: PDF wird aus dem Archiv geliefert (Dateiname: RE-2026-0001.pdf)

Die PDF ist im ZUGFeRD/Factur-X-Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) und erfüllt die E-Rechnungs-Pflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland ab 2025.

Als bezahlt markieren

Wenn die Zahlung auf deinem Konto eingegangen ist:

1. Bei der versendeten Rechnung auf Als bezahlt markieren klicken
2. Der Status wechselt zu Bezahlt, Zeitstempel wird gesetzt

Die Rechnung kann danach immer noch storniert werden, aber nicht mehr zurück auf "versendet" gesetzt werden.

Stornieren

Wenn eine versendete oder bezahlte Rechnung fehlerhaft ist, muss sie storniert werden (nicht gelöscht):

1. Button Stornieren klicken
2. Optional einen Grund eingeben (wird im Änderungsverlauf festgehalten)
3. Der Status wechselt zu Storniert
4. Die zugehörigen Zeiterfassungs-Schichten werden wieder freigegeben und können in einer neuen Rechnung abgerechnet werden

Siehe auch: Stornierung

GoBD-Konformität

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen:

• Unveränderlichkeit nach Versand: erledigt durch Felder-Sperre + PDF-Archiv
• Lückenlose Rechnungsnummern: erledigt durch Nummernvergabe erst bei Versand
• 10 Jahre Aufbewahrung: erledigt durch PDF-Archiv im Storage
• Nachvollziehbarkeit aller Änderungen: erledigt durch Änderungsverlauf

Für eine eventuelle Betriebsprüfung sind damit alle Anforderungen erfüllt.

Was nach dem Versand nicht mehr geht

• Positionen ändern, hinzufügen, löschen
• Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, MwSt ändern
• Steuermodus wechseln
• Rechnung löschen

Immer möglich: Status-Wechsel (als bezahlt / storniert markieren) und PDF-Download.