Rechnung stornieren

Wenn eine Rechnung bereits versendet wurde und sich als fehlerhaft herausstellt, darf sie aus rechtlichen Gründen nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen muss sie storniert werden. Die bisherige Rechnung bleibt im Archiv erhalten, wird aber als ungültig markiert.

Wann stornieren?

Storniere eine Rechnung, wenn:

• Der falsche Kunde angegeben wurde
• Positionen fehlerhaft oder doppelt abgerechnet wurden
• Der falsche Steuermodus gewählt war (z. B. MwSt statt Reverse-Charge)
• Der Kunde die Leistung nicht bezahlt und nicht erhält (Gutschrift)
• Ein falsches Datum gewählt wurde

Für kleine Tippfehler in der Beschreibung einer bereits versendeten Rechnung gibt es keine saubere Lösung, außer die Rechnung zu stornieren und neu zu erstellen.

Stornierung durchführen

1. Rechnung im Tab Rechnungen öffnen
2. Oben rechts auf den roten Button Stornieren klicken
3. Es erscheint ein Eingabefenster: "Grund für die Stornierung?" (optional, aber empfohlen)
4. Grund eintragen (z. B. "Falscher Steuermodus", "Doppelt abgerechnet") oder leer lassen
5. Mit OK bestätigen

Der Status wechselt sofort auf Storniert (roter Badge).

Was passiert technisch?

Nach der Stornierung:

• Zeitstempel "storniert am" wird gesetzt
• Der Stornogrund wird im Änderungsverlauf festgehalten
• Die ursprünglichen Zeiterfassungs-Schichten werden wieder freigegeben (sie können in einer neuen Rechnung abgerechnet werden)
• Die archivierte PDF bleibt erhalten (10-Jahres-Aufbewahrungspflicht)
• Der Status-Wechsel wird im Änderungsverlauf protokolliert

Nach der Stornierung: Neue Rechnung erstellen

1. Neuen Rechnungsentwurf über den Wizard anlegen
2. Denselben Kunden + Zeitraum wählen
3. Die zuvor freigegebenen Schichten erscheinen wieder in der Aggregations-Vorschau
4. Mit korrekten Werten (z. B. richtiger Steuermodus) die Rechnung neu erstellen

Die neue Rechnung bekommt eine eigene, neue Rechnungsnummer (die Nummer der stornierten Rechnung wird nicht wiederverwendet).

Stornierte Rechnung im Archiv

Stornierte Rechnungen bleiben in der Liste sichtbar. Du kannst nach dem Status-Filter Storniert filtern, um einen Überblick zu bekommen.

Im PDF der stornierten Rechnung trägt der Titel das Präfix "Storno-Rechnung" statt "Rechnung".

Was Stornieren NICHT macht

• Die Rechnung nicht vollständig löschen (Aufbewahrungspflicht)
• Die Rechnungsnummer nicht freigeben (Nummernkreis bleibt lückenlos)
• Keine automatische Gutschrift erstellen (einen Bonitätsbeleg schickst du ggf. separat an deinen Kunden)

Entwurf löschen vs. Stornieren

• Entwurf (noch nicht versendet) kannst du einfach über das Papierkorb-Symbol löschen. Keine Nummer wird verbraucht. Die im Entwurf reservierten Schichten werden automatisch wieder freigegeben.
• Versendete/bezahlte Rechnung muss storniert werden, darf nicht gelöscht werden.

Änderungsverlauf der Stornierung

Jede Stornierung erscheint im Änderungsverlauf der Rechnung (Tabelle unter dem Editor) mit:

• Aktion: Storniert (roter Badge)
• Beschreibung: "Rechnung RE-2026-0001 storniert"
• Grund als Notiz (wenn angegeben)
• Zeitstempel und wer die Stornierung ausgelöst hat