Rechnungen

Mit dem Rechnungs-Modul erstellst du aus den erfassten Arbeitszeiten direkt Kundenrechnungen als ZUGFeRD-konforme E-Rechnung. Die Zeiten werden automatisch aggregiert, Positionen kannst du beliebig anpassen, und das PDF wird beim Versand GoBD-konform archiviert.

Was du damit machen kannst

• Rechnungen aus erfassten Zeiten automatisch zusammenstellen (nach Kunde + Zeitraum)
• Positionen manuell anpassen, ergänzen oder entfernen
• Rechnungen als ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3) herunterladen, gültig für die E-Rechnungspflicht ab 2025
• Verschiedene Steuermodi nutzen: Standard, Kleinunternehmer, Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Bauleistung, Export, steuerbefreit
• Rechnungen versenden und im Archiv rechtssicher aufbewahren (10 Jahre GoBD)
• Status verfolgen: Entwurf → Versendet → Bezahlt oder Storniert
• Jede Änderung wird im Änderungsverlauf protokolliert

Navigation

Den Rechnungen-Bereich findest du als eigenen Eintrag Rechnungen in der Sidebar unter der Gruppe "Verwaltung". Er erscheint automatisch, sobald du ihn aufrufst.

Beim ersten Aufruf erscheint ein Hinweis, dass du zuerst die Rechnungs-Stammdaten hinterlegen musst (Firmenname, Adresse, Bankverbindung, Steuerangaben). Ohne diese Daten können keine Rechnungen erstellt werden.

Typischer Ablauf

1. Einmalig: Stammdaten hinterlegen (Logo, IBAN, USt-IdNr., Nummernkreis)
2. Kunden und Projekte mit Stundensätzen versehen
3. Zeiten erfassen (wie gewohnt im Zeiterfassungs-App)
4. Neue Rechnung anlegen → Kunde + Zeitraum wählen → Aggregation prüfen
5. Positionen anpassen falls nötig, Live-Vorschau beobachten
6. Als versendet markieren → Rechnungsnummer wird vergeben, PDF archiviert
7. Bei Zahlungseingang als bezahlt markieren

Voraussetzungen

• Deine Zeiterfassung ist eingerichtet und Mitarbeiter erfassen Zeiten mit Kunden- oder Projekt-Zuordnung
• In den Kunden- und Projektstammdaten sind Stundensätze hinterlegt (kommt automatisch in die Rechnung)
• Rechnungs-Stammdaten sind einmalig befüllt

Was es (noch) nicht kann

• E-Mail-Versand direkt aus dem Tool: aktuell nur PDF-Download (kommt als nächstes)
• Wiederkehrende Rechnungen (monatliche Dauerrechnungen)
• Mehrere MwSt-Sätze in einer Rechnung (z. B. 19 % + 7 % gemischt)
• Mahnwesen (automatische Zahlungserinnerungen)