Rechnung erstellen

Rechnungen werden aus den im Zeiterfassungs-App erfassten Arbeitszeiten automatisch zusammengestellt. Du wählst Kunde + Zeitraum, das System aggregiert die Zeiten zu Rechnungspositionen. Anschließend kannst du alles noch anpassen.

Voraussetzungen

Damit eine Zeit in die Rechnung aufgenommen wird, muss sie folgende Bedingungen erfüllen:

• Sie ist ausgestempelt (hat eine Clock-Out-Zeit)
• Sie ist einem Kunden oder Projekt mit Kunde zugeordnet
• Die Schicht ist als abrechenbar markiert (Default: ja)
• Das Projekt ist abrechenbar (Default: ja)
• Die Schicht wurde noch nicht auf einer anderen Rechnung abgerechnet
• Die Schicht ist nicht in einem anderen Rechnungs-Entwurf reserviert (ein Entwurf blockiert die enthaltenen Schichten automatisch, bis er versendet oder gelöscht wird)
• Es gibt einen Stundensatz (auf Projekt, Kunde oder Mitarbeiter)

Neuen Rechnungs-Entwurf anlegen

1. Im Tab Rechnungen auf Neue Rechnung klicken
2. Es öffnet sich ein vierstufiger Assistent

Schritt 1: Kunde & Zeitraum

• Kunde aus der Liste auswählen
• Projekte (optional): Nach der Kundenauswahl erscheinen alle Projekte dieses Kunden als Chips. Standardmäßig sind alle Projekte einbezogen. Du kannst einzelne Projekte gezielt an- oder abwählen, wenn du nur für bestimmte Projekte abrechnen willst.
• Zeitraum: Wähle über die Preset-Chips schnell einen typischen Zeitraum aus:
  • Aktueller Monat, Letzter Monat (Standard), Aktuelles Quartal, Letztes Quartal, Letztes Jahr
  • Oder passe Von / Bis manuell an. Dann wechselt der aktive Chip automatisch zu Benutzerdefiniert.

Schritt 2: Steuermodus

Wähle, wie die Rechnung steuerlich behandelt wird:

• Standard: normale Regelbesteuerung mit MwSt (Default)
• Kleinunternehmer: ohne MwSt-Ausweis (automatisch, wenn in den Stammdaten aktiviert)
• Reverse-Charge: für EU-B2B-Leistungen an Kunden mit USt-IdNr.
• Innergemeinschaftliche Lieferung: für EU-Warenlieferungen
• Bauleistung: für Bau-Subunternehmer
• Ausfuhr-Drittland: für Kunden außerhalb der EU
• Steuerbefreit: für Ärzte, Lehrer, Versicherungsvermittler etc.

Bei allen Modi außer "Standard" wird automatisch ein Pflichthinweis auf die Rechnung gedruckt. Dieser kann pro Rechnung angepasst werden.

Bei Reverse-Charge zeigt das System an, ob der gewählte Kunde eine USt-IdNr. hinterlegt hat (Pflichtvoraussetzung).

Details zu den einzelnen Steuermodi findest du unter Steuermodi erklärt.

Schritt 3: Aggregations-Modus

Wie sollen die Zeiten zu Rechnungspositionen zusammengefasst werden?

• Mitarbeiter × Projekt (empfohlen): eine Position pro Mitarbeiter+Projekt-Kombination. Übersichtlich.
• Pro Projekt: alle Mitarbeiter-Zeiten zusammen je Projekt. Kompakt.
• Pro Schicht: jede einzelne Schicht als eigene Zeile. Detailliert.

Schritt 4: Vorschau prüfen

Die Vorschau lädt automatisch, sobald du einen Kunden gewählt hast, und aktualisiert sich bei jeder Änderung (Zeitraum, Projekte, Aggregations-Modus). Du siehst:

• Drei Kennzahlen-Kacheln: Schichten, Std und Gesamt-Betrag
• Eine Tabelle mit allen aggregierten Positionen
• Netto / USt / Gesamt

Wenn für den gewählten Zeitraum keine Zeiten gefunden werden, kannst du direkt über zwei Buttons den Zeitraum auf die letzten 90 Tage erweitern oder einen anderen Kunden wählen.

Falls einzelne Schichten keinen Stundensatz haben (weil weder Projekt, Kunde noch Mitarbeiter einen Satz hinterlegt hat), erscheint eine gelbe Warnung. Diese Positionen erhalten 0 EUR und müssen nach Erstellung manuell angepasst werden.

Klicke auf Rechnungs-Entwurf erstellen: die Rechnung wird als Entwurf angelegt (noch ohne Rechnungsnummer). Positionen, Beträge und Texte kannst du anschließend noch bearbeiten.

Was passiert dann?

Du landest automatisch im Editor der neu erstellten Rechnung, wo du:

• Positionen anpassen, löschen oder hinzufügen kannst
• Datum, Zahlungsziel, Fußtext ändern kannst
• Die Live-Vorschau der PDF rechts siehst
• Die Rechnung speichern und später versenden kannst

Stundensatz-Hierarchie

Der verwendete Stundensatz wird nach folgender Priorität gewählt:

1. Projekt-Stundensatz (hourlyRate am Projekt)
2. Sonst: Kunden-Stundensatz (defaultHourlyRate am Kunden)
3. Sonst: Mitarbeiter-Stundensatz (hourlyRate am User)
4. Sonst: 0,00 EUR (Warnung)

Tipp: Hinterlege Stundensätze am besten direkt am Projekt, das ist am flexibelsten.