KI-Videodokumentation

Mit der KI-Videodokumentation nehmen deine Mitarbeiter während der Arbeit kurze Videos auf und sprechen dabei, was sie gerade tun. Die KI transkribiert das Gesprochene automatisch und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung im Projekt.

Funktion aktivieren

Die KI-Videodokumentation teilt sich die Einstellung mit der Projektdokumentation:

1. Gehe zu Arbeitspläne und öffne den gewünschten Arbeitsplan
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Stelle sicher, dass Projekt-Auswahl anzeigen aktiviert ist
4. Aktiviere Projektdokumentation anzeigen
5. Speichere die Änderungen

Ohne aktivierte Projekt-Auswahl und Projektdokumentation steht der Video-Button in der App nicht zur Verfügung.

Videos im Projekt einsehen

Wenn du ein Projekt in der Detailansicht öffnest, erscheint ein zusätzlicher Videos-Tab, sobald mindestens ein Video hochgeladen wurde. Für jedes Video siehst du:

• Vorschau-Thumbnail mit Play-Button und Dauer
• KI-Zusammenfassung mit Titel und Bullet-Liste
• Transkript (aufklappbar) mit dem kompletten transkribierten Text
• Ersteller und Aufnahme-Zeitpunkt

Die Videos erscheinen außerdem im Aktivitätsfeed zusammen mit Fotos, Notizen und Checklisten in chronologischer Reihenfolge.

Status der KI-Analyse

Jedes Video durchläuft drei Zustände:

• Wird verarbeitet — Das Video wurde hochgeladen, die KI transkribiert und fasst zusammen. Dauert in der Regel 10 bis 20 Sekunden.
• Fertig — Zusammenfassung und Transkript sind verfügbar.
• Fehlgeschlagen — Die KI konnte das Audio nicht analysieren (z.B. bei Stille oder unklarem Audio).

Bei fehlgeschlagenen Videos erscheint ein Erneut-Button. Ein Klick startet die Analyse noch einmal.

Einträge löschen

Du kannst jedes Video löschen. Dabei werden sowohl die Video-Datei als auch die Audio-Spur aus dem Speicher entfernt. Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden.

Limits und Kontingente

• Maximale Dauer: 5 Minuten pro Video
• Tages-Limit: 30 Videos pro Mitarbeiter pro Tag
• Dateigröße: bis 250 MB Video + 25 MB Audio

Datenschutz und DSGVO

• Videos und Audio-Dateien werden in der EU gehostet
• Zur Transkription und Zusammenfassung wird ausschließlich das Audio an OpenAI übertragen (EU-Data-Processing-Addendum)
• Alle Zugriffe werden im Audit-Log protokolliert
• Informiere deine Mitarbeiter darüber, dass sie bei Videoaufnahmen auf die Einwilligung gefilmter Personen achten müssen

Typische Anwendungsfälle

• Baustellen-Dokumentation — Arbeitsfortschritt, Materialbedarf, Mängel mit Video und Audio festhalten
• Außendienst — Kundenbesuche zusammenfassen statt schriftliche Berichte zu tippen
• Service-Einsätze — Technische Zustände mit Kommentar dokumentieren
• Reinigung und Facility — Zustand vor und nach dem Einsatz festhalten
• Mehrsprachige Teams — Mitarbeiter sprechen in ihrer Muttersprache, die KI erstellt die Zusammenfassung auf Deutsch